Данный вид отчета относится к системе USALI, отображает административные и общие расходы гостиницы. Стандартизация позволяет проводить объективный анализ по каждой статье затрат отдельно и в совокупности, выявлять изменения в динамике. В результате появляется возможность отслеживать отклонения от заложенной нормы, вносить соответствующие корректировки, выстраивать грамотную бизнес-стратегию. При практическом применении рекомендуется выполнять адаптацию в соответствии с особенностями конкретного предприятия.

Структура административных и общих затрат гостиницы

Затраты классифицируются по направлениям. С целью детализации можно расширять разные метрики, но не объединять их, также допускается редактирование и удаление лишних категорий, не характерных для анализируемого случая. Пример отчета приводим на скриншоте таблицы Excel.

Затраты на оплату труда и связанные расходы

В данный раздел включаются все затраты департамента «административные и общие», связанные с оплатой труда временных и постоянных сотрудников, премии, платежи за обслуживание. Заработная плата — это сумма расходов на совокупность проводимых работ, которые входят в общие расходы гостиницы. При этом, если сотрудник временно выполнял обязанности в другом департаменте, но затраты должны быть отнесены на счета именно этого подразделения. Для более точного учета предусмотрена детализации. Возможные статьи — управление (гонорары руководящего состава), а также оплата исполнителям по группам:

Бухгалтерский учет.
Общая поддержка.
Отделы кадров и материально-технического обеспечения (включая работу склада).
Безопасность (собственная служба).

Указанные издержки складываются и выносятся в статью “Итого заработная плата”. Далее выводятся суммы по статьям:

Проценты и прочие, связанные с выплатой зарплаты расходы.
Временные трудовые договора, арендуемый персонал.
Премии, бонусы.

Из затрат по данным категориям формируется статья “Временные работники и премии”.

Также учитываются косвенные расходы: социальный пакет, дополнительные выплаты, налоги на зарплату — статья “Платежи”.

На основе затрат по указанным выше направлениям рассчитывается совокупная сумма расходов на оплату труда и связанных.

Прочие расходы

Обширная категория, включающая все, что отностится к категории общие расходы гостиницы, помимо заработной платы. Утвержденные в системе USALI пункты могут удаляться, но не дополняться или заменяться. Включенные по умолчанию статьи:

Стоимость аудита, проводимого как собственными силами, так и внешними подрядчиками.
Банковские платежи: за обслуживание карт, счетов, трансферты, проводки, транзакции и т. п.
Недостачи и излишки кассиров в кассах подразделения компании.
Затраты на ведения бухгалтерского учета, не связанные с оплатой труда профильных специалистов бухгалтерии.
Кластерный платеж, который состоит из расходов, распределенных между объединенными по какому-либо признаку подразделениями (национальному, региональному и т. п).
Бесплатные сервисы и подарки с целью повышения лояльности как клиентов, так и персонала.
Профессиональные услуги сторонних специалистов — консалтинговые, агентские.
Возмещение затрат корпоративного офиса на билеты, проживание, питание и прочих, связанных с деятельностью в рамках договоров об оказании услуг по управлению.
Истребования иных платежей.
Комиссия за платежи по кредитным картам (эквайринг).
Украшения, используемые для декоративного оформления помещений, находящихся в ведении департамента.
Пожертвования на любые цели, сделанные подразделением (благотворительным, политическим организациям).
Взносы и подписки на участие в различных профессиональных сообществах.
Развлечение — в отеле, организованные для представителей компании и VIP-гостей (с целью продвижения).
Аренда оборудования любого типа, используемого периодически, либо вместо вышедшего из строя.
Отдел кадров: расходы на канцелярию и прочие, связанные с обеспечением деятельности отдела.
Юридические услуги — оплата работы адвокатов, нотариусов, обеспечения явки свидетелей и т. п.
Лицензии и разрешения — любые затраты на оформление специализированных допусков.
Потери и повреждения: компенсации посетителям за утраченное/испорченное имущество, в части за рамками предусмотренных страховкой сумм.
Убыток от валютных операций, не связанных с гостями (курсовая разница).
Расходные материалы: текущие издержки на расходники, необходимые при повседневной деятельности.
Расчет заработной платы: статья включает расходы, связанные с оплатой данных услуг, оказываемых третьей стороной.
Почтовые и курьерские услуги, включая доставку корреспонденции.
Резерв по сомнительным долгам, закладываемый на обеспечение вероятных убытков по задолженностям (кредиторской и дебиторской).
Безопасность: оплата услуг сторонних охранных агентств.
Урегулирование споров — не страховых претензий, включая компенсацию ущерба в рамках договорных разногласий.
Доставка сотрудников: компенсация проезда, издержки на обслуживание собственного транспорта подразделения.
Обучение и повышение квалификации — закупка соответствующих материалов, оплата работы преподавателей.
Командировочные расходы — еда, напитки, представительские, связанные со служебными поездками.
Командировочные расходы (прочее): проживание и развлечения, билеты.
Расходы на форменную одежду при ее регулярных закупках.
Стирка форменной одежды внутренней или сторонней прачечной.
Разное: не учтенные в предыдущих статьях расходы.

Далее формируются статьи “Общие прочие” и “Итоговые совокупные” расходы. В результате можно сделать объективные выводы о состоянии издержек подразделения.

Общие расходы гостиницы: анализ и автоматизация

На старте полезно научиться составлять отчеты по системе USALI в ручную. Такой подход даст возможность понять “изнутри”, как методика применяется на практике. Наиболее распространенный способ работы с учетом — контроль отклонений и сопоставление фактических значений с плановыми. Если разница превышает допустимые рамки, значит есть проблема — какой-то бизнес-процесс/функция подразделения осуществляется некорректно. Изучать показатели следует в динамике.

На следующем этапе можно провести автоматизацию составления отчетов — это позволит существенно сэкономить затрачиваемое время, снизит вероятность “человеческих ошибок”. Система USALI совместима с ETL-комплексами для консолидации данных. Методика изначально разрабатывалась, как способ стандартизировать разноплановые данные в рамках единой структуры. Соответственно, с помощью ETL сведения приводятся к общему виду, далее через USALI проводится стандартизация. Цель специалиста — отслеживать затраты, не допускать критических отклонений и подготавливать рекомендации по оптимизации для руководства.

Подводя итоги

Для любого бизнеса важен грамотный и корректный учет по затратным статьям подразделения «Административные и общие». Работа с USALI дает возможность осуществлять своевременный контроль за издержками, вносить соответствующие изменения в выбранную стратегию компании. Независимо от масштабов деятельности департамента, точность находится на высоком уровне. Представленные методики достаточно просты в освоении. При необходимости избыточные статьи следует удалять — актуально для небольших, самостоятельно действующих компаний. Исчерпывающее количество учитываемых направлений затрат рассчитано на крупные структуры, имеющие в своем составе группу подразделений.