Загрузка данных из Фиделио в 1С

Модуль загрузки данных из программ Fidelio или Opera в программы бухгалтерского учета на платформе 1С.

Модуль позволяет выполнять предварительный анализ поступающих данных, определять правила, по которым будут автоматически создаваться документы и обновляться справочники.

Вы полностью контролируете процесс загрузки данных: управляете соответствием справочников, фильтруете суммы по операциям, выбираете какие операции хотите загружать, какие документы создавать и какие проводки у них должны быть.

Анализ данных Fidelio в 1С перед загрузкой

  • вам не могут объяснить почему цифры не сходятся?
  • хотите сформировать ежедневные отчет в 1С и сравнить его?

Настройка соответствия операций

  • не все операции Фиделио надо загружать?
  • хотите объединить операции в один документ в 1С или в несколько?
  • кассу будем загружать по операциям или итогом за день?

Настройка соответствия справочников

  • хотите загружать всех физ. лиц?
  • юридические лица загрузим по каждому или объединим?
  • справочник услуг в каком справочнике в 1С ведем?

Загрузка операци и корректировок

  • загружаем всегда один день?
  • документы в 1С создаем за каждый день или итогом за месяц?
  • проживание как выручку отражаем по заезду или выезду?

Модуль загрузки данных из Фиделио или Оперы позволяет

  • Загрузить данные из службы размещения;
  • В специальной форме проверить поступившие данные, сверить их с отчетами в Fidelio;
  • Используя настраиваемую систему отчетности подготовить отчеты на основе загруженных данных;
  • При загрузке определить, что загружается одной строкой, а что по каждому клиенту (обычно физических лиц сворачиваем, а юридические лица переносим все, но бывает и по-другому)
  • Определить какие документы надо создавать;
  • Настроить схему проводок в 1С;
  • Повторно загружать изменения за прошлые дни;
  • Сверить оплаты по банковским картам с фактически поступившими деньгами за каждый день.

 

Загрузка данных из Fidelio в 1С работает в следующих программах

  • 1С: Бухгалтерия Проф ред. 3
  • 1С: Общепит
  • 1С: ERP
  • 1С: Комплексная автоматизация ред. 2
  • 1С: Бухгалтерия государственного учреждения

Система управления гостиницами компании HRS Opera и Fidelio Suite предназначены для регистрации оказанных услуг гостям отели и ведения взаиморасчетов с гостями: физическими и юридическими лицами. Основа работы системы – ночной аудит, в процессе которого для гостей рассчитывается сумма оказанных услуг.

Модуль загрузки данных из Fidelio Opera в 1С позволяет загрузить:

  • Данные о поступивших наличных деньгах в кассу предприятия и сформировать необходимые документы в программе 1С:Бухгалтерия;
  • Данные о возвратах наличных денег из кассы отеля или ресторана;
  • Данные о денежных средствах, оплаченных по банковским картам, возвраты по банковским картам;
  • Данные о фактически оказанных услугах:
    • Реализация по гостям - юридическим лицам, переноситься по ИНН и наименованию компании и позволяет сформировать Акты выполненных работ, и Счета-Фактуры ежедневно по ночному аудиту и итоговые документы при выезде;
    • Реализация по гостям – физическим лицам может переноситься как по каждой фамилии, так и по сводному наименованию «Физические лица» в программе 1С

При загрузке данных модуль заполнит стандартные документы 1С:Бухгалтерии. Схема проводок, которую формируют документы определяется бухгалтером при настройке программы Fidelio 1С.

Если вы работаете в гостинице, и понимаете операции, которые происходят в службе размещения вам будет просто и легко разобраться в работе модуля загрузки

Заполните форму, и мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня

 

Как работает наша система загрузки данных из Фиделио в 1С

Загрузка данных осуществляется по дням, поэтому необходимо убедится, что в папке импорта содержаться файлы выгрузки из Fidelio и Opera за соответствующий день. Выбираем день загрузки.

Выбор даты для загрузки
Выбор даты для загрузки

 

В зависимости от того какие данные присутствуют в файлах Fidelio и Opera, станут активными соответствующие вкладки:

  • “начисления выехавших” (гости, которые выехали на дату загрузки),
  • “начисления ежедневные”,
  • “оплаты ежедневные” (оплаты, произведенные гостями наличными и по банковским картам);
  • если в базе пока отсутствуют сопоставления для услуг Fidelio и Opera, станет доступной вкладка “новые справочники”

Загрузка данных о начислениях из Фиделио в 1С
Загрузка данных о начислениях из Фиделио в 1С

Все данные в таблицах на вкладках представляют собой предварительные данные, из которых мы будем формировать необходимые документы.

Для повторной загрузки сведений на текущую дату нужно нажать на кнопку “загрузить”, при этом произойдет полное замещение сохраненных изменений, которые вы могли внести в таблицы сведений. Если за предыдущие даты уже производились загрузки, то повторная загрузка из файлов Fidelio и Opera не потребуется и при выборе соответствующей даты модуль отобразит эти данные.

 

Список транзакций — это все услуги, которые оказывает отель и информация о платежных системах. В каждой гостинице он свой. Его суть заключается в аналитике доходов и видов оплат в программе Fidelio и Opera. Он нужен для того, чтобы в 1С был создан такой же список услуг, который есть в HRS, Fidelio и Opera.

Транзакции службы размещения
Транзакции службы размещения

Модуль выгрузки выставляет соответствие аналитике полученных данных из Fidelio и Opera и аналитике бухгалтерского учета. Плюс до заполнить недостающие реквизиты, которые необходимы в 1С для формирования проводок и документов.

Сведения загружаются из HRS, Fidelio и Opera и формируется в начале работы системы. Каждой услуге присвоен свой код. После загрузки в 1С, происходит сопоставление данного списка. То, что не подходит по названию, или чего не хватает, бухгалтер добавляет.

 

Для создания документов по выехавшим гостям перейдем на вкладку “Начисления выехавших”. По данным о начисления выехавших гостей формируются типы документов: “Реализация товаров и услуг (акт об оказании услуг)”, “Счет-фактура, созданная на основе акта”.

Начисление по ночному аудиту
Начисление по ночному аудиту

Во вкладке Физ. лица содержаться сведения о физических лицах, выехавших на дату загрузки с перечнем услуг, оказанным им за весь период проживания и суммами оплат этих услуг.

При нажатии на кнопку “в юр. лица” текущий выбранный гость становится юридическим лицо.

Для физ. лиц будет создано два документа: реализация и счет-фактура, созданная на основе реализации, ссылки на эти документы расположены в «подвале» таблицы, их можно открыть и проверить на корректность заполнения (счет на оплату по выехавшим гостям не создается). Если документы актуальны и их содержимое соответствует таблице, то справа от каждого документа будет присутствовать отметка в виде галочки, и в «шапке» таблицы будет статус “документы созданы, актуальны”.

Создание документов в 1С
Создание документов в 1С

Таким же образом будут созданы документы реализации и счет-фактуры для юр. лиц, для которых отмечена возможность создавать документы (кнопка “не создавать”). Отличие только в том, что для каждой строки с юридическим лицом будут созданы свои документы и ссылки на них будут располагаться прямо в строке с юридическим лицом, по нажатию на эти ссылки можно просмотреть документы и проверить правильность их заполнения.

 

На вкладке “начисления ежедневные” представлены все начисления для юридических лиц /нерезидентов и физических лиц выполненные в Fidelio и Opera на дату загрузки с описанием номера счета, даты счета и номера брони.

Для ежедневных начислений создается документ “отчет о розничных продажах”.

Ежедневные начисления в Отеле
Ежедневные начисления в Отеле

 

Для того, чтобы можно было сверить все оплаты создан раздел «оплаты ежедневные». Оплаты бывают следующих видов: наличные, безналичные и возвраты. Все виды имеют свой код транзакции. Для каждого будет сформирован отдельный документ.

Для создания документов переходим на вкладку “оплаты ежедневные”. По данным о ежедневных оплатах формируются следующие типы для юрлиц: “приходный кассовый ордер”, “расходный кассовый ордер”.  Для физлиц“ приходный кассовый ордер” и “расходный кассовый ордер” по кодам операции 9000, 9005. По физическим лицам формируется один общий документ по каждому виду оплаты, на юридические лица по каждой организации.

Коды видов оплат позволяют сверять данные по операторам платежей: Visa Classic; Master Card, Ameriсan Express и т. д. Отражены сведения по датам: сколько мы получили средств по картам каждого вида. Раздел дает понимание, сколько мы получили по каждому виду карты денег. Когда из банка приходят деньги по безналичному расчету, можно провести сверку, что пришло, а что нет. Это возможность собирать суммы поступлений и возвратов и наличных платежей.

Загрузка и сверка платежей
Загрузка и сверка платежей

На вкладке “Юр. Лица” расположен список юридических лиц, с платежами наличными или по карте.

Когда все подготовительные операции проведены (станет доступна кнопка “создать, обновить документы по оплатам”), можно создавать документы для ежедневных оплат. Для этого нажмем на кнопку “создать, обновить документы по платежам”.

 

Хотите посмотреть как работает система загрузки данных из регистратуры в 1С?

Заполните заявку, мы покажем и поможем вам сократить количество работы