Система счетов USALI дает возможность проводить объективный анализ и вести управленческий учет фитнес-центра, СПА, салонов красоты, работающих самостоятельно или в составе гостиницы. Использование рекомендованных системой статей доходов и расходов, а также ключевых показателей упростить ведение управленческого учета фитнес клуба и SPA салона. Мы рекомендуем адаптировать систему показателей для того, чтобы она максимально соответствовала вашим потребностям. Используйте пример отчета в формате Excel и адаптируйте чтобы получить понятную для вас структуру. Сделав отчет несколько раз в ручном режиме вы будете готовы автоматизировать его формирование.

Структура управленческого учета фитнес центра и SPA

Доходы департамента СПА в отеле

Доходы СПА-салона и фитнес-клуба классифицируются по видам оказываемых услуг. Как и в других отчетах, стандарт предполагает возможность расширения любой из статей на более детальные или удаление не нужных. Недопустимым является объединение нескольких аналитик в одну.

Членские взносы. Включает доходы от разовых посещений (day spa/club), вступительных и членских взносов.

Массаж и процедуры для тела. Доходы за услуги массажа и уходу за телом.

Розничные продажи. Доходы от продажи аксессуаров, средств для ухода за волосами, телом, косметической и прочей розничной продукции.

Спа процедуры. Доходы от специализированных медицинских и оздоровительных процедур, включая консультации, оздоровительные программы и оздоровительное питание.

Уход за волосами. Доходы от услуг по стрижке, покраске, моделированию, укладке и других парикмахерских процедур.

Уход за ногтями. Доходы за услуги маникюра, педикюра и процедур по уходу за ногтями.

Фитнес программы. Доходы за групповые и персональных тренировок.

Прочий доход. Доходы от деятельности Fitness центра, которые не были включены в предыдущие статьи.

Доходы от питания гостей в помещениях фитнес клуба учитываются в доходах отдельного подразделение F&B.

Доходы от процедур делятся на СПА и отдельные услуги, что позволяет рассчитать процент поступлений от каждого предложения в общей выручке и прибыли. Далее можно оценить рентабельность отдельных сегментов, определить наиболее и наименее востребованные продукты салона (применяется расчет по среднему чеку).

Доходы СПА центра в составе пакетов с проживанием

Если фитнес центр или SPA салон работают в составе отеля стоимость пользования часть включается в состав общего тарифа с проживанием.

Такое объединение называется пакетными услугами. Доходы от продажи пакетов нужно распределять между подразделениями. Распределяемые доходы, если оздоровительный центр входит в состав гостиничного комплекса, выполняется на основе базовых рыночных цен. Общий принцип распределения — на основе рыночных цен реализации предполагает расчет рыночной цены пакета, определение % доли каждой услуги, которая в него входит и вычисление фактической доли перераспределения используя рассчитанный процент.

Расходы SPA и фитнес центра в гостинице

Себестоимость проданных изделий и материалов

Себестоимость продаж (COGS): включает себестоимость проданных в спортивном центре и СПА предметов одежды, аксессуаров, косметической и прочей розничной продукции.

В показатель стоимости реализованных изделий также включаются

списания по причине порчи или повреждения товаров,
недостачи выявленных в результате ежемесячной инвентаризации

В себестоимости не включается стоимость товаров, которые были переданы гостям других подразделений предприятия на бесплатной основе. Стоимость бесплатных товаров отражается в показателе «Прочие расходы – Бесплатные услуги и подарки» соответствующего ЦФО.

Для анализа размера себестоимости используют процентную величину COGS, которая рассчитывается как отношение суммы Общей Себестоимости Продаж к сумме Розничных продаж.

Расходы на персонал департамента

Управленческий учет фитнес центра использует подход к формированию затрат на персонал аналогичный тому, который используется в других подразделениях- затраты на персонал должны включать все затраты, а не только заработную плату. Затраты на оплату труда и связанные расходы включает: зарплаты исполнителей по специализациям (постоянных и внештатных), гонорары (разовые) больничные листы, отпускные, отчисления подрядчикам за предоставления аутсорсингового персонала и т. п. К связанным относятся затраты на налоги, соц. пакет и все дополнительные выплаты.

Учет затрат финтес клуба и SPA центра

Система управленческого учета фитнес клуба и СПА по системе счетов USALI предлагает использовать набор аналитических статей затрат:

Атмосфера и обстановка (включая фоновую музыку, оформление помещений и т.п.)
Атлетические расходные материалы
Моющие Средства
Бесплатные сервисы и подарки
Профессиональные услуги
Возмещение затрат корпоративного офиса
Украшения
Взносы и подписки
Аренда Оборудования
Товары для красоты и здоровья
Прачечная и химическая чистка
Лицензии и разрешения
Белье
Гонорар управляющей компании
Разное
Эксплуатационные материалы
Печать и канцелярские товары
Затраты на резервирование (бронирование)
Роялти
Плавательный Бассейн
Обучение персонала
Командировочные расходы
Расходы на форменную одежду
Стирка форменной одежды

Подробное описание состава каждой статьи затрат можно найти в справочной системе USALI или приобрести описание стандарта на сайте разработчика системы счетов.

Прибыль департамента

Для расчета прибыли департамента из общего дохода спортивного центра и СПА вычитается себестоимость продаж, заработная плата и прочие затраты.

Отдельно стоит отметить, что при расчете прибыли фитнес центра для целей управленческого учета не учитывается амортизация имущества, платежи по кредитам и налоги. Нет в прибыли операционного подразделения затрат на энергию и содержание имущества, равно как и деятельности по продвижению объекта. Все эти затраты учитываются в отчетах соответствующих подразделений и подаются собственникам в составе сводного отчета о деятельности компании.

Анализ работы СПА и спортивного центра

Анализ работы предполагает сбор и анализ большого количества показателей. Самый распространенный подход для управления является контроль отклонений. Смысл этого подхода в установке ожидаемых значений для каждого показателя (плановых значений) и допустимого предела отклонений. Если фактические результаты отличаются от плановых в пределах допустимых отклонений – никаких действий не требуется и все в порядке с данным показателем. Если же какое-то из значений сильно отличается, то это означает, что внимание руководителей нужно обратить на этот вопрос. Ведь за каждым показателем стоит какой-то бизнес процесс или какая-то функция подразделения.

Полезно проводить сравнение показателей по отдельности и в динамике: расходам общим, совокупным на персонал и прочим, выручке, себестоимости, валовой и итоговой прибыли. Так можно анализировать и прогнозировать тенденции, своевременно выявлять причины ухудшения результатов.

Дополнительно можно использовать характеристику Occ% для расчета загруженности кресел, фитнес- залов, процедурных кабинетов, отдельных инструкторов, салона в целом, его филиалов и т. п. Фактически, выводится соотношение занятых ресурсов предприятия (на выбранный временной период) к существующим. Анализ данного показателя дает возможность сделать выводы о востребованности тех или иных видов услуг. Далее принимаются объективные решения о необходимости расширения/сокращения отдельных направлений.

Автоматизация отчета департамента

Если вы никогда не вели управленческий учет фитнес центра или SPA, начинать лучше с подготовки первого отчета в формате Excel. Создание отчета в экселе позволяет быстро и просто изменять структуру отчета, переопределять состав и определение показателей.

Пример отчета “Операционный отчет фитнес центра и SPA” по стандарту USALI в формате .XLS

НО, как только вы “стабилизируете” формат отчета, его нужно автоматизировать. Создание отчетов в экселе занимает много времени. Часто, к тому моменту когда готов отчет, он уже не очень полезен.

Стандарты USALI совместимы с ETL- системами, могут использоваться при внедрении автоматизированного формирования отчетности. Применимо составление отчетов на основе совокупности показателей первичного, бухгалтерского и управленческого учета.

Управленческий учет фитнес центра и СПА слона наиболее эффективен оперативном формировании отчетов, расчете и сравнении показателей в динамике. Основная задача специалиста — проводить системный анализ:

С целью своевременного выявления негативных тенденций.
Для отслеживания фактических результатов от внедрения новых подходов (стало лучше или нет).
При необходимости осуществлять рационализацию затратных статей.

Сама структура методики разрабатывалась как способ стандартизировать разноплановые данные и исключить человеческие ошибки, возникающие из-за разницы в способах подачи информации.

Для направлений спортивный зал и СПА салон USALI является хорошо адаптируемой системой.

Подводя итоги

Прибыльность бизнеса в сфере красоты и здоровья прямо зависит от того насколько качественно вы ведете управленческий учет фитнес центра. Систематизация данных в соответствии со стандартами USALI существенно упрощает анализ информации, исключает не стыковки при сопоставлении сведений. Представленный метод формирования отчетов можно освоить достаточно быстро. Понимание системы на уровне “как это работает” позволит специалисту применять стандарт на практике, независимо от масштабов деятельности оздоровительного СПА-центра.

Пример эффективного использования: в нескольких регионах работает сеть салонов СПА. USALI можно применить как к компании в целом, так и по отношению к отдельным ее подразделениям, формировать отчетность по единому стандарту. Оценка эффективности бизнеса упрощается за счет единого стандарта, ошибки из-за недопонимания между сотрудниками в разных городах исключены — вся документация приводится к стандартизированному виду.