Отчет по департаменту «проживание» или как еще называют Rooms (румы) — один из первых отчетов, с которых начинается освоение стандарта. Операционный отчет департамента проживания содержит три раздела:

Ключевые показатели деятельности (usali называет их метриками);
Аналитику доходов проживания;
Данные о затратах не персонал;
Прочие затраты департамента.

Мы рекомендуем использовать для автоматизации формирования отчетов сервис Финоко. Сервис автоматически собирает данные из различных программных продуктов, автоматически формирует отчеты и позволяет анализировать их в системе или выгрузить в формате Excel. Пример отчета по проживанию:

Структура отчета проживание по системе USALI

Сегментация доходов гостиницы

Система счетов USALI предлагает использовать категории доходов или как из еще называют сегментов. Каждый отель вправе не использовать категории, которые не нужны или более детально расшифровать предложенные. Объединять же стандартные категории системой USALI не рекомендуется.

Основным источником дохода департамента являются средства, получаемые от сдачи в аренду гостям гостиничных номеров. Доход департамента состоит из четырех основных категорий:

Индивидуальное размещение,
Групповое размещение,
Размещение по контракту и

Также учитывается прочий доход проживания.

Доход от индивидуального размещения

Доход от индивидуального размещения включает в себя доходы, полученные от сдачи в аренду номеров отдельным лицам или группам, занимающим менее 10 номеров в сутки.

Доход от индивидуального размещения в себя сегменты (или тарифы): розничный, дисконтный (или тариф со скидками), договорной, ограниченный и оптовый

Доход от группового размещения

Доход от группового размещения включает в себя доходы, полученные от сдачи в аренду блоков номеров группе клиентов. Определение “группа клиентов” подразумевает покупку 10 или более номеров за одну ночь.

Групповые доходы фиксируются за вычетом скидок оптовым покупателям больших блоков номеров. Для содействия продажам и маркетинговым инструментам, групповой доход разделяют в соответствии с сегментами рынка: корпоративный, ассоциации или конвенции, правительственный, туроператоры и прочие группы (для гостей проживающих по тарифам специально для организаций относящимся к таким категориям, как общественно-социальная, военная, образовательная и религиозная).

Доход от проживания по контракту

Контрактный доход включает в себя доход, связанный с выполнением договорных обязательств о предоставлении постоянного блока номеров перед другими юридическими лицами на период более 30 дней.

Данный вид дохода фиксируется за вычетом скидок покупателям. Примеры: проживание экипажей авиакомпаний, продолжительные корпоративные семинары, перманентные программы поощрения сотрудников.

Прочий доход за проживание

Прочий доход за проживание в гостинице включает в себя разнообразные доходы, которые связаны с гостевыми номерами:

Незаезд
Дневное использование
Плата за досрочный выезд
Плата за поздний выезд
Аренда дополнительных и детских кроватей
Дополнительные сборы и плата за обслуживание (service charge).

Анализ затрат на персонал департамента проживание

Главной особенностью учета затрат на персонал по системе USALI является учет всех расходов, связанных в пользу работников.

Оклады и заработная плата в гостинице

Оклады и заработная плата включают выплаты в пользу всех сотрудников за выполнение своих профессиональных обязанностей, включая заработную плату, оплату переработок.

Заработные платы разделяются в отчете в разрезе менеджмента и линейных исполнителей. Система USALI предлагает базовую структуру должностей департамента проживание, которую рекомендуется использовать.

Контрактный, арендованный и аутсорсинговый персонал

В раздел затрат на персонал включается не только сотрудники в штате компании, но и все работники по договорам ГПХ. Если отель практикует сотрудничество с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями, которые выполняют функции персонала, такие затраты также нужно отражать в отчете в разделе затрат не персонал. Для целей управленческого учета не должно быть разницы какая в каждом отдельном случае была выбрана форма расчетов с кем-то из сотрудников.

Бонусы и поощрения

Включают в себя переменную или мотивационную часть выплат персоналу. Это могут быть всевозможные бонусы, премии и вознаграждения, выплачиваемые на регулярной и нерегулярной основе сотрудникам с целью их мотивации для увеличения дохода, прибыли и удовлетворенности гостей.

Расходы, связанные с заработной платой

Включают все дополнительные затраты, которые отель несет по обеспечению нужного штата персонала:

Налоги на заработную плату
Выходные пособия,
Социальный пакет (дополнительные страховки или компенсация проживания)

Прочие затраты подразделения

Прочими затратами по системе USALI называют все остальные расходы департамента проживания, кроме затрат на персонал.

Перечень прочих затрат:

Чистящие средства;
Кластерный платеж;
Комиссионные платежи;
Комиссионные платежи по групповым визитам;
Комплименты: еда и напитки;
Медиа развлечения в номерах (Телевидение, Интернет);
Дополнительные услуги и подарки;
Услуги по контрактам;
Возмещение затрат корпоративного офиса;
Оформление номеров;
Взносы и подписки;
Развлечение — для гостей и клиентов;
Аренда оборудования;
Размещение гостей в других объектах;
Расходные материалы в номерах;
Доставка гостей;
Прачечная и химическая чистка;
Лицензии и разрешения;
Белье;
Разное;
Комплектация номеров;
Почтовые и курьерские услуги;
Печать и Полиграфия;
Затраты на резервирование (бронирование);
Лицензионные платежи за использование интеллектуальных и других прав;
Обучение персонала;
Командировочные расходы (представительские);
Командировочные расходы (проживание и прочие);
Расходы на форменную одежду
Стирка форменной одежды

Подробнее о составе каждого показателя, что в него входит, как его рассчитать и из какой программы загрузить можно узнать из нашего учебного курса или из встроенной в программу справочной системы.

Стандарт предлагает не только шаблон отчетов, для анализа доходов и затрат гостиницы, но и подробное определение каждого показателя. Исходный язык текста стандарта — английский. Познакомиться с содержимым стандарта и примером перевода стандарта на русский язык можно в презентации.

Обзор определений статей департамента проживание в системе USALI (.ppt)

USALI Отчет «Проживание» в формате Excel (.xlsx)

Система счетов USALI предлагает эталонный набор аналитик. В работе отеля использовать их все не обязательно, можно взять за основу предлагаемый набор и создать удобную для вашего предприятия систему счетов. Если необходима более детальная аналитика, любой из показателей отчета можно расшифровать более детально.

Начинать работу по формированию структуру отчетности удобно используя табличные редакторы. Предлагаем вам познакомиться с шаблоном отчета USALI 11 редакции в формате Excel (.xls), который вы можете взять за основу и создать удобный для вас вариант.

После того как структура отчета согласована ее можно загрузить в программу управленческого учета и настроить миграцию фактических данных из программ, в которых ведется первичный учет.