House Use Rooms — служебные номера гостиницы. Для целей USALI важно отличать обычное краткосрочное использование номера сотрудником от Rooms for Permanent House Use — номеров для постоянного служебного использования. Именно вторая категория влияет на расчет доступного для продажи номерного фонда.

USALI относит к постоянному служебному использованию номера, которые выведены из продаваемого фонда минимум на шесть последовательных месяцев для использования сотрудником гостиницы, например в качестве квартиры управляющего. Такие номера включаются в состав номеров, недоступных для продажи, и уменьшают показатель Rooms Available — количество номеров, доступных для продажи.

Поэтому внутренний статус House Use в системе управления гостиницей сам по себе не является основанием для уменьшения доступного номерного фонда. Для корректной классификации необходимо учитывать назначение номера, продолжительность его вывода из продажи и фактическую возможность продать его гостю.

Методологический статус House Use в USALI

House Use не является самостоятельной статьей доходов или расходов и не формирует отдельный обязательный финансовый отчет. Его значение связано прежде всего со статистикой номерного фонда и правильным определением количества номеров, доступных для продажи.

Уровень	Как рассматривается House Use
Структура USALI	Номера для постоянного служебного использования входят в состав номерного фонда, недоступного для продажи.
Показатели USALI	Классификация влияет на количество доступных номеров, а через него — на загрузку и доход на доступный номер.
Управленческая практика	Причины служебного использования, внутренние лимиты, согласования и оценка возможной упущенной выгоды относятся к дополнительной управленческой аналитике.

USALI не устанавливает норматив количества служебных номеров, допустимую долю такого использования или целевое значение данного показателя. Эти параметры гостиница определяет самостоятельно исходя из своей операционной модели.

Что считается постоянным служебным использованием номера

Главный признак — длительный вывод номера из продаваемого фонда, а не сам факт проживания сотрудника без оплаты.

Номер относится к постоянному служебному использованию, если одновременно выполняются два условия: он используется сотрудником гостиницы и исключен из продаваемого номерного фонда минимум на шесть последовательных месяцев.

Типичный пример — номер, постоянно используемый как жилье генерального управляющего. В течение такого периода гостиница не рассматривает его как номер, который можно предложить гостю.

Отраслевой аналитический сервис HotStats в разборе показателей номерного фонда по USALI приводит именно такую классификацию: номера для постоянного служебного использования исключаются из продаваемого фонда минимум на шесть последовательных месяцев и учитываются при определении количества номеров, доступных для продажи.

Если сотрудник размещается в обычном гостевом номере на одну ночь, несколько дней или другой короткий период, такая операция сама по себе не соответствует определению постоянного служебного использования.

Как House Use отражается в структуре номерного фонда

Для расчета доступного номерного фонда сначала определяется количество номеров, которые не могут быть предложены к продаже.

Номера, недоступные для продажи = сезонно закрытые номера + длительно закрытые номера + номера для постоянного служебного использования

После этого рассчитывается доступный номерной фонд:

Номера, доступные для продажи = общий номерной фонд − номера, недоступные для продажи

Таким образом, постоянное служебное использование уменьшает не физическое количество номеров гостиницы, а расчетное количество номеров, которые могут быть проданы в соответствующем периоде.

Например, гостиница имеет 200 номеров. Два из них на длительный срок переданы сотрудникам и отвечают критериям постоянного служебного использования. Для расчета показателей доступный фонд составит 198 номеров в день.

За 30 дней:

Общий номерной фонд = 200 × 30 = 6 000 номеро-суток

Постоянное служебное использование = 2 × 30 = 60 номеро-суток

Доступный номерной фонд = 6 000 − 60 = 5 940 номеро-суток

Общая методика формирования доступного фонда рассмотрена также на странице «Номерной фонд и показатели подразделения номерного фонда по USALI».

Постоянное служебное использование, бесплатное проживание и дневное использование — разные операции

Финансовому директору важно не объединять под одним техническим кодом экономически разные случаи.

Операция	Экономическое содержание	Влияние на доступный номерной фонд
Постоянное служебное использование	Номер минимум на шесть последовательных месяцев выведен из продажи и используется сотрудником.	Уменьшает количество номеров, доступных для продажи.
Краткосрочное служебное размещение	Сотрудник временно занимает обычный номер действующего номерного фонда.	Не дает основания относить номер к постоянному служебному использованию.
Бесплатный номер	Номер предоставлен без отдельной платы за проживание.	Это отдельная категория статистики, а не постоянное служебное использование.
Дневное использование	Номер продается или используется без стандартного проживания с ночевкой.	Учитывается по отдельным правилам и не относится к постоянному служебному использованию.

Особенности последней категории подробно рассмотрены в материале «Дневное использование номера в гостинице по USALI».

Как служебные номера влияют на загрузку гостиницы

Коэффициент загрузки показывает, какая доля доступного номерного фонда была продана:

Загрузка, % = проданные номера / номера, доступные для продажи × 100%

Постоянное служебное использование влияет на этот показатель через знаменатель формулы.

Допустим, за месяц гостиница продала 4 455 номеро-суток. Если доступный фонд после корректного исключения служебных номеров составляет 5 940 номеро-суток:

Загрузка = 4 455 / 5 940 × 100% = 75%

Если ошибочно использовать все 6 000 номеро-суток физического фонда, результат составит 74,25%. В этом случае показатель будет рассчитан на базе номеров, которые фактически не предлагались к продаже и соответствовали критериям постоянного служебного использования.

Обратная ошибка также искажает отчетность. Если гостиница исключает из доступного фонда каждое краткосрочное размещение сотрудника, знаменатель необоснованно уменьшается, а расчетная загрузка повышается.

Методика показателя подробно раскрыта на странице «Загрузка гостиницы: расчет Occupancy по USALI», где Occupancy означает долю проданных номеров в доступном номерном фонде.

Как House Use влияет на доход на доступный номер

RevPAR — Revenue per Available Room, то есть доход от продажи номеров на один доступный номер. Он рассчитывается следующим образом:

Доход на доступный номер = доход от продажи номеров / количество номеров, доступных для продажи

Поскольку постоянное служебное использование уменьшает количество доступных номеров, корректность его классификации непосредственно влияет на знаменатель этого показателя.

При этом вывод номера в постоянное служебное использование не создает дохода от продажи номеров. Это изменение статистической структуры номерного фонда, а не операция реализации.

Поэтому нельзя начислять условную выручку по открытому тарифу гостиницы и включать ее в доход подразделения только потому, что номер используется сотрудником.

Расчет возможной выручки, которую гостиница могла бы получить при продаже такого номера, может быть полезен для принятия управленческого решения, но он не является фактическим доходом по USALI.

Влияние на прибыль подразделения и гостиницы

Само отнесение номера к постоянному служебному использованию не формирует доход или расход. Следовательно, статистическая классификация непосредственно не изменяет прибыль подразделения номерного фонда, валовую операционную прибыль или показатель EBITDA — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации.

При этом использование номера может сопровождаться фактическими расходами: уборкой, стиркой белья, предоставлением принадлежностей, потреблением воды и энергии, затратами труда и ремонтом.

Такие расходы должны классифицироваться по их экономической природе. Наличие статуса служебного номера само по себе не образует отдельную статью расходов USALI.

Показатель	Влияние постоянного служебного использования
Доход от продажи номеров	Само служебное использование доход не создает.
Прибыль подразделения номерного фонда	Прямого эффекта от статистической классификации нет; возможны фактические расходы на обслуживание.
Валовая операционная прибыль	Не изменяется непосредственно из-за изменения статистического статуса номера.
EBITDA	Не изменяется непосредственно из-за изменения статистического статуса номера.
Загрузка	Меняется через количество номеров, доступных для продажи.
Доход на доступный номер	Меняется через количество номеров, доступных для продажи.

Почему код House Use в гостиничной системе недостаточен для учета по USALI

Система управления гостиницей — PMS, Property Management System, — может использовать код House Use для значительно более широкого набора операций, чем определение постоянного служебного использования в USALI.

Под таким кодом могут учитываться краткосрочное проживание сотрудника, размещение руководителя во время командировки, внутреннее тестирование номера, временное использование помещения или другие операции.

Поэтому при передаче данных из гостиничной системы в управленческий учет нельзя механически исключать из доступного фонда все номера с кодом House Use.

Для каждого случая необходимо иметь как минимум дату начала и окончания использования, номер комнаты, причину вывода из продажи, статус доступности и основание служебного использования.

Исходные данные	Назначение
Номер комнаты	Связь с физическим номерным фондом.
Дата начала использования	Определение продолжительности вывода номера из продажи.
Дата окончания	Определение момента возврата номера в доступный фонд.
Причина	Отделение постоянного служебного использования от временного.
Пользователь номера	Подтверждение характера использования.
Доступность для продажи	Правильное формирование количества доступных номеров.

Сравнение факта, бюджета, прогноза и прошлого года

Для финансового директора основной объект контроля — не количество записей House Use в гостиничной системе, а изменение доступного номерного фонда и его влияние на показатели.

Отклонение можно рассчитывать следующим образом:

Отклонение доступного номерного фонда = фактическое количество доступных номеров − бюджетное количество доступных номеров

После этого необходимо определить причины расхождения: сезонное закрытие, длительный вывод номеров из эксплуатации, постоянное служебное использование или изменение общего номерного фонда.

Аналогичное сравнение следует проводить с текущим прогнозом и прошлым годом.

USALI не устанавливает целевого значения количества служебных номеров. Поэтому превышение бюджета само по себе нельзя считать ни положительным, ни отрицательным результатом. Необходимо оценивать причину использования номера и экономическую целесообразность решения.

Как финансовому директору контролировать House Use

Практическая проверка должна начинаться с формирования доступного номерного фонда, а уже затем переходить к анализу загрузки и дохода на доступный номер.

Сверить общий физический номерной фонд гостиницы.
Получить перечень номеров, исключенных из продажи.
Отдельно проверить номера, отнесенные к постоянному служебному использованию.
Проверить продолжительность и основание исключения каждого такого номера.
Сопоставить доступный номерной фонд с бюджетом, прогнозом и прошлым годом.
После проверки исходной базы анализировать изменения загрузки и дохода на доступный номер.

Такой контроль особенно важен, если статистика формируется автоматически на основании данных гостиничной системы. Одна ошибка классификации одновременно изменяет несколько связанных показателей.

Типичные ошибки учета служебных номеров

Исключать из доступного фонда все номера с кодом House Use. Внутренний технический код не подтверждает постоянное служебное использование.
Относить краткосрочное проживание сотрудника к постоянному служебному использованию. Для этой категории предусмотрен критерий длительного вывода из продажи.
Смешивать служебные и бесплатные номера. Бесплатное предоставление номера и постоянный вывод номера из продаваемого фонда имеют разную экономическую природу.
Смешивать служебное и дневное использование. Это разные категории гостиничной статистики.
Начислять условный доход от служебного номера. Расчет потенциальной выручки является управленческой оценкой, а не фактическим доходом.
Использовать неподтвержденный отраслевой норматив. USALI не устанавливает допустимый процент служебных номеров.

Дополнительные показатели для управленческого анализа

USALI не требует рассчитывать отдельный коэффициент постоянного служебного использования. Однако финансовый директор может использовать такой показатель во внутренней отчетности:

Доля постоянного служебного использования = номеро-сутки постоянного служебного использования / общий физический номерной фонд в номеро-сутках × 100%

Это внутренний управленческий показатель, а не обязательный показатель USALI. Он помогает оценивать, какая часть физической емкости гостиницы постоянно исключена из коммерческого использования.

Дополнительно можно оценивать экономическую альтернативу:

Расчетная стоимость упущенной возможности = количество номеро-суток служебного использования × расчетная стоимость альтернативной продажи

Эта формула также относится исключительно к управленческой аналитике.

В качестве расчетной стоимости нельзя автоматически использовать максимальный или открытый тариф гостиницы. Реальная возможность продажи зависит от спроса, даты, загрузки, категории номера, сегмента клиентов и других факторов.

Более точный управленческий анализ может строиться на прогнозной вероятности продажи и ожидаемом доходе либо маржинальном результате от продажи номера.

USALI не определяет формулу такой оценки и не устанавливает для нее нормативного значения.

Главный принцип учета House Use

Постоянное служебное использование — это характеристика структуры доступного номерного фонда, а не самостоятельная статья доходов или расходов.

Номер, действительно выведенный из продажи минимум на шесть последовательных месяцев для использования сотрудником, уменьшает количество номеров, доступных для продажи. Это изменение влияет на расчет загрузки и дохода на доступный номер.

Краткосрочное использование обычного гостевого номера сотрудником не должно автоматически приводить к такому же результату только из-за кода House Use в гостиничной системе.

Поэтому задача финансового директора состоит не в контроле названия операционного статуса, а в проверке экономического содержания операции и правильности формирования доступного номерного фонда.

Внутренние нормативы, оценка упущенной возможности, согласование служебного проживания и анализ целесообразности использования номера относятся уже к управленческой практике. USALI обеспечивает сопоставимую основу учета, но не устанавливает для гостиницы допустимое количество служебных номеров или целевой уровень такого использования.

Управленческий учет гостиницы по стандарту USALI 12 в Финоко

Финоко позволяет построить управленческую отчетность гостиницы с единой методикой расчета доступного номерного фонда, загрузки, дохода на доступный номер и других показателей USALI, а также дополнить стандартные показатели внутренней аналитикой.

Управленческий учет гостиницы по стандарту USALI 12 в Финоко