Данный вид отчета разработан специально для департамента Продажи и маркетинг гостиницы. Использование представленной методики позволяет вести корректный учет расходов по всем основным статьям, характерным для направления, отслеживать отклонения от установленных плановых уровней доходности, своевременно вносить необходимые корректировки.

Структура отчета Продажи и маркетинг гостиницы

Общие затраты департамента разделены на две основные категории: “Заработная плата, сопутствующие расходы” и “Прочие затраты”. Подобное деление оправдано, дает возможность проводить мониторинг разных по своей природе статей. В зависимости от особенностей конкретного предприятия, допускается применение дополнительных субсчетов (специфические расходные статьи), которые должны быть свернуты и включены в подходящие по смыслу утвержденные категории. Также можно переставлять столбцы местами, удалять лишние строки, но не расширять, замещать или дополнять их.

Заработная плата и связанные расходы

Раздел включает набор стандартных отчетов подразделов и соответствующих статей. С учетом происхождения и для удобства ведения учета предусмотрено деление на три подраздела.

Оплата труда — регулярные выплаты за управление и штатным (постоянным) исполнителям. Две разные строки, суммы рассчитываются для каждой по отдельности, далее сводятся в “Заработная плата итого”.

В следующий подраздел выводятся нерегулярные и регулярные выплаты различного характера:

Проценты и иные, связанные с выплатой зарплаты, распределение платы за обслуживание (между подразделениями в рамках организации).
Арендованный у сторонних подрядчиков персонал и трудовые договора временного характера (здесь могут преобладать выплаты на основе почасовой или сдельной ставки).
Премии, разовые бонусы, дополнительные стимулы персонала (постоянные и ситуативные).

Показатели по отдельным строкам сводятся в “Итого: заработная плата, плата за обслуживание, временные работники и премии”.

Далее рассчитываются связанные с заработной платой расходы:

Налоги на заработную плату: включают выплаты во все связанные государственные и коммерческие фонды.
Дополнительные выплаты: компенсации переработок, выходных и праздничных дней, подмен, больничных листов, отпускные, выходные пособия, помощь материальная.
Соцпакет и включенные в него обязательства, принятые компанией в отношении постоянных работников.

Прочие расходы на продажи и маркетинг гостиницы

Раздел включает профильные траты департамента “Продажи и маркетинг”, связанные с непосредственным функционированием подразделения в рамках компании.

Платежи агентствам: рекламным (расклейщики, промоутеры и т. п) и PR (продвижение бизнеса).
Кластерные услуги: распределенные по какому-либо признаку расходы (между отелями в рамках одного города, региона или страны).
Печатная продукция внутреннего характера (указатели, брошюры и т. д).
Бесплатные сервисы и подарки, предоставляемые гостям с целью повышения лояльности.
Профессиональные услуги: затраты на привлечение сторонних специалистов (маркетологов, пиар-менеджеров).
Возмещение затрат корпоративного офиса: расход, на пребывание в отеле руководящего состава предприятия.
Украшения с целью повышения качества внутренней рекламы, рассчитанной на посетителей.
Прямые рассылки, как с целью удержания постоянных, так и с целью привлечения новых клиентов.
Взносы и подписки: предполагаются затраты на участие специалистов департамента в профессиональных сообществах (с целью обмена знаниями, опытом).
Развлечения в отеле: компенсация расходов, связанных с отдыхом в гостинице сотрудников подразделения.
Аренда оборудования, необходимого для периодического использования, либо взамен вышедшего из строя.
Ознакомительные поездки, организуемые для представителей СМИ, туристических агентств (с целью повышения узнаваемости бренда).
Затраты на франчайзинг (маркетинг): продвижение бренда аффилированными предприятиями (на национальной или региональной основе).
Затраты на франчайзинг (роялти): выплаты за использование гостиницей стороннего бренда (если применимо) — лицензионное вознаграждение.
Графическое оформление: затраты на декорации, относящиеся к сфере деятельности департамента.
Программы лояльности: как корпоративные (внутренние), так и для посетителей.
Медиа: производство и размещение рекламы на радио, телевидении и т. п.
Расходные материалы, необходимые для текущей работы департамента.
Внешние представители: выплата комиссионных вознаграждений и гонораров.
Внешние маркетинговые исследования: затраты на разработку профильных исследований сторонними консалтинговыми компаниями.
Внешние вывески и указатели: затраты на наружную рекламу.
Фотография: изготовления фотографической продукции в целях рекламы.
Пересылка по почте и курьерские услуги, непосредственно связанные с работой подразделения.
Продвижение (дополнительное): оплата услуг индивидуальных лиц, не связанных со сферой маркетинга и рекламы.
Выставки: издержки на участие в тематических выставочных мероприятиях.
Обучение персонала и все сопутствующие затраты — найм преподавателей, посещение курсов, закупка учебных материалов и т. д.
Командировочные служебные поездки сотрудников — еда, напитки, представительские.
Командировочные (прочие): по аналогии с пунктом выше, но учитываются затраты на билеты, проживание, трансфер. Разделение связано с необходимостью повысить контроль издержек.
Стирка форменной одежды: в рамках внутренней службы прачечной, либо по контракту со сторонней организацией.
Интернет сайт: разработка, оформление и продвижение собственного интернет-ресурса организации.
Разное: не включенные в предыдущие пункты затраты.

Формирование бюджета департамента продаж и маркетинга в гостиничном бизнесе играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы заведения и его конкурентоспособности на рынке.

Анализ прошлых периодов

Перед началом разработки бюджета на продажи и маркетинг гостиницы необходим анализ и систематизация данных предыдущих периодов. Это включает в себя изучение доходов и расходов от маркетинговых активностей, оценку эффективности рекламных кампаний, анализ поведения клиентов и уровень заполняемости. Это позволит выявить сильные и слабые стороны стратегии и определить, какие направления требуют повышения бюджетных ассигнований, а какие можно оптимизировать.

Определение стратегических целей

Бюджет не может существовать в вакууме, поэтому необходимо четко сформулировать стратегические цели департамента на предстоящий период. Это может быть увеличение доли рынка, привлечение новых категорий клиентов, повышение уровня заполняемости или развитие лояльности у существующих клиентов. Определение целей поможет установить приоритеты для выделения средств.

Учет сезонности

Гостиничный бизнес характеризуется ярко выраженной сезонностью. Поэтому при формировании бюджета важно учитывать показатели загрузки на разные месяцы и выявлять потенциальные пики и падения в спросе. Например, если зима – это низкий сезон для определенного региона, необходимо предусмотреть экономию средств в этот период и акцентировать внимание на продвижении в пиковые сезоны.

Распределение бюджета по направлениям

Бюджет департамента продаж и маркетинга следует распределить по ключевым направлениям: реклама, PR, цифровой маркетинг, мероприятия, взаимодействие с клиентами и т.д. Это позволит не только контролировать расходы, но и более эффективно управлять каждым направлением, понимая, какие из них дают лучший результат и требуют большего финансирования.

Исследование рынка и конкурентов

Формируя бюджет, необходимо проводить исследование рынка и анализа деятельности конкурентов. Понимание того, какие нововведения и изменения внедряют другие предприятия, какие активные маркетинговые стратегии они используют, поможет не только сохранить конкурентоспособность, но и выявить возможности для улучшения собственной стратегии.

Гибкость и адаптивность бюджета

Рынок гостиничных услуг подвержен быстрым изменениям, поэтому бюджету нужно быть гибким и адаптируемым. Следует предусмотреть возможность корректировки в ответ на изменения спроса, конъюнктуры рынка или неожиданные обстоятельства, такие как экономические кризисы или стихийные бедствия.

Оценка эффективности

После реализации бюджета необходимо проводить его оценку. Это включает в себя анализ того, насколько результаты соответствуют поставленным целям. Следует рассматривать ключевые показатели эффективности KPI, такие как возврат на инвестиции (ROI) от маркетинговых активностей, уровень загрузки, прибыль на номер и другие. Это позволит не только внести коррективы в текущую стратегию, но и более эффективно планировать бюджет в будущем.

Подводя итоги

Департамент Продажи и маркетинг гостиницы выполняет ключевые для всего предприятия задачи, обеспечивая значительную долю прибыли. Работа данного подразделения не должна быть убыточна или неэффективна, в плате высоких издержек на функционирование. Грамотный учет затрат посредством применения системы USALI позволит отслеживать динамику расходных статей, проводить рационализацию и оптимизацию. В результате КПД департамента возрастает кратно.