8. Продажи и маркетинг
Описание отчета Продажи и маркетинг в гостинице по системе USALI
Автор: Александр Сандульский
Данный вид отчета по системе USALI разработан специально для департамента “Продажи и маркетинг”. Использование представленной методики позволяет вести корректный учет расходов по всем основным статьям, характерным для направления, отслеживать отклонения от установленных границ, своевременно вносить необходимые корректировки.
Структуру отчета “Продажи и маркетинг в гостинице”
Общие расходы департамента разделены на две основные категории: “Заработная плата, сопутствующие расходы” и “Прочие затраты”. Подобное деление оправдано, дает возможность проводить мониторинг разных по своей природе статей. В зависимости от особенностей конкретного предприятия, допускается применение дополнительных субсчетов (специфические расходные статьи), которые должны быть свернуты и включены в подходящие по смыслу утвержденные категории. Также можно переставлять столбцы местами, удалять лишние строки, но не расширять, замещать или дополнять их.
Заработная плата и связанные расходы
Раздел включает набор стандартных для отчетов подразделов и соответствующих статей. С учетом происхождения и для удобства ведения учета предусмотрено деление на три подраздела.
Оплата труда — регулярные выплаты за управление и штатным (постоянным) исполнителям. Две разные строки, суммы рассчитываются для каждой по отдельности, далее сводятся в “Заработная плата итого”.
В следующий подраздел выводятся нерегулярные и регулярные выплаты различного характера:
- Проценты и иные, связанные с выплатой зарплаты расходы, распределение платы за обслуживание (между подразделениями в рамках организации).
- Арендованный у сторонних подрядчиков персонал и трудовые договора временного характера (здесь могут преобладать выплаты на основе почасовой или сдельной ставки).
- Премии, разовые бонусы, дополнительные стимулы персонала (постоянные и ситуативные).
Показатели по отдельным строкам сводятся в “Итого: заработная плата, плата за обслуживание, временные работники и премии”.
Далее рассчитываются связанные с заработной платой расходы:
- Налоги на заработную плату: включают выплаты во все связанные государственные и коммерческие фонды.
- Дополнительные выплаты: компенсации переработок, выходных и праздничных дней, подмен, больничных листов, отпускные, выходные пособия, помощь материальная.
- Соцпакет и включенные в него обязательства, принятые компанией в отношении постоянных работников.
Указанные статьи сводятся в “Платежи”, далее суммируются итоги по всем приведенным выше подразделам, выводятся расходы на оплату труда и связанные издержки в совокупности.
Прочие расходы
Раздел включает профильные расходы департамента “Продажи и маркетинг”, связанные с непосредственным функционированием подразделения в рамках компании. В классической версии отчета предусмотрена 31 строка:
- Платежи агентствам: рекламным (расклейщики, промоутеры и т. п) и PR (продвижение бизнеса).
- Кластерные услуги: распределенные по какому-либо признаку расходы (между отелями в рамках одного города, региона или страны).
- Печатная продукция внутреннего характера (указатели, брошюры и т. д).
- Бесплатные сервисы и подарки, предоставляемые гостям с целью повышения лояльности.
- Профессиональные услуги: затраты на привлечение сторонних специалистов (маркетологов, пиар-менеджеров).
- Возмещение затрат корпоративного офиса: расход, на пребывание в отеле руководящего состава предприятия.
- Украшения с целью повышения качества внутренней рекламы отеля, рассчитанной на посетителей.
- Прямые рассылки, как с целью удержания постоянных, так и для привлечения новых клиентов.
- Взносы и подписки: предполагаются затраты на участие специалистов департамента в профессиональных сообществах (с целью обмена знаниями, опытом).
- Развлечения в отеле: компенсация расходов, связанных с отдыхом в гостинице сотрудников подразделения.
- Аренда оборудования, необходимого для периодического использования, либо взамен вышедшего из строя.
- Ознакомительные поездки от отеля, организуемые для представителей СМИ, туристических агентств (для повышения узнаваемости бренда).
- Затраты на франчайзинг (маркетинг): расходы на продвижение бренда аффилированными предприятиями (на национальной или региональной основе).
- Затраты на франчайзинг (роялти): выплаты за использование гостиницей стороннего бренда (если применимо) — лицензионное вознаграждение.
- Графическое оформление отеля: затраты на декорации, относящиеся к сфере деятельности департамента.
- Программы лояльности: как корпоративные (внутренние), так и для посетителей.
- Медиа: производство и размещение рекламы на радио, телевидении и т. п.
- Расходные материалы, необходимые для текущей работы департамента.
- Внешние представители: расходы по выплате комиссионных вознаграждений и гонораров.
- Внешние маркетинговые исследования: затраты на разработку профильных исследований сторонними консалтинговыми компаниями.
- Внешние вывески и указатели: затраты на наружную рекламу.
- Фотография: изготовления фотографической продукции в целях рекламы.
- Пересылка по почте и курьерские услуги, непосредственно связанные с работой подразделения.
- Продвижение (дополнительное): оплата услуг индивидуальных лиц, не связанных со сферой маркетинга и рекламы.
- Выставки: издержки на участие отеля в тематических выставочных мероприятиях.
- Обучение персонала и все сопутствующие затраты — найм преподавателей, посещение курсов, закупка учебных материалов и т. д.
- Командировочные расходы, связанные со служебными поездками сотрудников — еда, напитки, представительские.
- Командировочные расходы (прочие): по аналогии с пунктом выше, но учитываются затраты на билеты, проживание, трансфер. Разделение связано с необходимостью повысить контроль издержек.
- Стирка форменной одежды: в рамках внутренней службы прачечной отеля, либо по контракту со сторонней организацией.
- Интернет сайт: разработка, оформление и продвижение собственного интернет-ресурса организации.
- Разное: не включенные в предыдущие пункты затраты.
Совокупность приведенных выше (в рамках раздела) статей отражается в итогах по прочим расходам. Общие издержки департамента равны сумме итогов по обоим рассматриваемым разделам.
Работа с отчетом: практика и автоматизация
Формирование отчетности в соответствии с методикой USALI дает возможность привести отслеживаемые показатели к единому виду. На уровне компании это означает получение стандартизированных данных от всех подразделений. При этом необходимо вести учет показателей в динамике, сопоставляя результаты по отдельным периодам, фактические цифры с плановыми, все это может выполнять система автоматизации ведения управленческого учета в гостинице.
Начинать составление отчета всегда лучше в Excel — только так специалист поймет работу с системой изнутри. В дальнейшем рекомендуется проводить автоматизацию, интегрируя отчетность по стандарту с программными продуктами для ведения первичного учета. В результате собранные в разных форматах данные будут переводиться в удобное для использования состояние — особенно актуально при наличии большого числа департаментов.
Подводя итоги
Департамент “Продажи и маркетинг” выполняет ключевые для всего предприятия задачи, обеспечивая значительную долю прибыли. Работа данного подразделения не должна быть убыточна или неэффективна, в плате высоких издержек на функционирование. Грамотный учет затрат посредством применения системы USALI позволит отслеживать динамику расходных статей, проводить рационализацию и оптимизацию. В результате КПД департамента возрастает кратно.