Данный вид отчета по системе USALI разработан специально для департамента “Продажи и маркетинг”. Использование представленной методики позволяет вести корректный учет расходов по всем основным статьям, характерным для направления, отслеживать отклонения от установленных границ, своевременно вносить необходимые корректировки.

Структуру отчета “Продажи и маркетинг в гостинице”

Общие расходы департамента разделены на две основные категории: “Заработная плата, сопутствующие расходы” и “Прочие затраты”. Подобное деление оправдано, дает возможность проводить мониторинг разных по своей природе статей. В зависимости от особенностей конкретного предприятия, допускается применение дополнительных субсчетов (специфические расходные статьи), которые должны быть свернуты и включены в подходящие по смыслу утвержденные категории. Также можно переставлять столбцы местами, удалять лишние строки, но не расширять, замещать или дополнять их.

Заработная плата и связанные расходы

Раздел включает набор стандартных для отчетов подразделов и соответствующих статей. С учетом происхождения и для удобства ведения учета предусмотрено деление на три подраздела.

Оплата труда — регулярные выплаты за управление и штатным (постоянным) исполнителям. Две разные строки, суммы рассчитываются для каждой по отдельности, далее сводятся в “Заработная плата итого”.

В следующий подраздел выводятся нерегулярные и регулярные выплаты различного характера:

Проценты и иные, связанные с выплатой зарплаты расходы, распределение платы за обслуживание (между подразделениями в рамках организации).
Арендованный у сторонних подрядчиков персонал и трудовые договора временного характера (здесь могут преобладать выплаты на основе почасовой или сдельной ставки).
Премии, разовые бонусы, дополнительные стимулы персонала (постоянные и ситуативные).

Показатели по отдельным строкам сводятся в “Итого: заработная плата, плата за обслуживание, временные работники и премии”.

Далее рассчитываются связанные с заработной платой расходы:

Налоги на заработную плату: включают выплаты во все связанные государственные и коммерческие фонды.
Дополнительные выплаты: компенсации переработок, выходных и праздничных дней, подмен, больничных листов, отпускные, выходные пособия, помощь материальная.
Соцпакет и включенные в него обязательства, принятые компанией в отношении постоянных работников.

Указанные статьи сводятся в “Платежи”, далее суммируются итоги по всем приведенным выше подразделам, выводятся расходы на оплату труда и связанные издержки в совокупности.

Прочие расходы

Раздел включает профильные расходы департамента “Продажи и маркетинг”, связанные с непосредственным функционированием подразделения в рамках компании. В классической версии отчета предусмотрена 31 строка:

Платежи агентствам: рекламным (расклейщики, промоутеры и т. п) и PR (продвижение бизнеса).
Кластерные услуги: распределенные по какому-либо признаку расходы (между отелями в рамках одного города, региона или страны).
Печатная продукция внутреннего характера (указатели, брошюры и т. д).
Бесплатные сервисы и подарки, предоставляемые гостям с целью повышения лояльности.
Профессиональные услуги: затраты на привлечение сторонних специалистов (маркетологов, пиар-менеджеров).
Возмещение затрат корпоративного офиса: расход, на пребывание в отеле руководящего состава предприятия.
Украшения с целью повышения качества внутренней рекламы отеля, рассчитанной на посетителей.
Прямые рассылки, как с целью удержания постоянных, так и для привлечения новых клиентов.
Взносы и подписки: предполагаются затраты на участие специалистов департамента в профессиональных сообществах (с целью обмена знаниями, опытом).
Развлечения в отеле: компенсация расходов, связанных с отдыхом в гостинице сотрудников подразделения.
Аренда оборудования, необходимого для периодического использования, либо взамен вышедшего из строя.
Ознакомительные поездки от отеля, организуемые для представителей СМИ, туристических агентств (для повышения узнаваемости бренда).
Затраты на франчайзинг (маркетинг): расходы на продвижение бренда аффилированными предприятиями (на национальной или региональной основе).
Затраты на франчайзинг (роялти): выплаты за использование гостиницей стороннего бренда (если применимо) — лицензионное вознаграждение.
Графическое оформление отеля: затраты на декорации, относящиеся к сфере деятельности департамента.
Программы лояльности: как корпоративные (внутренние), так и для посетителей.
Медиа: производство и размещение рекламы на радио, телевидении и т. п.
Расходные материалы, необходимые для текущей работы департамента.
Внешние представители: расходы по выплате комиссионных вознаграждений и гонораров.
Внешние маркетинговые исследования: затраты на разработку профильных исследований сторонними консалтинговыми компаниями.
Внешние вывески и указатели: затраты на наружную рекламу.
Фотография: изготовления фотографической продукции в целях рекламы.
Пересылка по почте и курьерские услуги, непосредственно связанные с работой подразделения.
Продвижение (дополнительное): оплата услуг индивидуальных лиц, не связанных со сферой маркетинга и рекламы.
Выставки: издержки на участие отеля в тематических выставочных мероприятиях.
Обучение персонала и все сопутствующие затраты — найм преподавателей, посещение курсов, закупка учебных материалов и т. д.
Командировочные расходы, связанные со служебными поездками сотрудников — еда, напитки, представительские.
Командировочные расходы (прочие): по аналогии с пунктом выше, но учитываются затраты на билеты, проживание, трансфер. Разделение связано с необходимостью повысить контроль издержек.
Стирка форменной одежды: в рамках внутренней службы прачечной отеля, либо по контракту со сторонней организацией.
Интернет сайт: разработка, оформление и продвижение собственного интернет-ресурса организации.
Разное: не включенные в предыдущие пункты затраты.

Совокупность приведенных выше (в рамках раздела) статей отражается в итогах по прочим расходам. Общие издержки департамента равны сумме итогов по обоим рассматриваемым разделам.

Работа с отчетом: практика и автоматизация

Формирование отчетности в соответствии с методикой USALI дает возможность привести отслеживаемые показатели к единому виду. На уровне компании это означает получение стандартизированных данных от всех подразделений. При этом необходимо вести учет показателей в динамике, сопоставляя результаты по отдельным периодам, фактические цифры с плановыми, все это может выполнять система автоматизации ведения управленческого учета в гостинице.

Начинать составление отчета всегда лучше в Excel — только так специалист поймет работу с системой изнутри. В дальнейшем рекомендуется проводить автоматизацию, интегрируя отчетность по стандарту с программными продуктами для ведения первичного учета. В результате собранные в разных форматах данные будут переводиться в удобное для использования состояние — особенно актуально при наличии большого числа департаментов.

Подводя итоги

Департамент “Продажи и маркетинг” выполняет ключевые для всего предприятия задачи, обеспечивая значительную долю прибыли. Работа данного подразделения не должна быть убыточна или неэффективна, в плате высоких издержек на функционирование. Грамотный учет затрат посредством применения системы USALI позволит отслеживать динамику расходных статей, проводить рационализацию и оптимизацию. В результате КПД департамента возрастает кратно.