Персонал гостиницы по USALI 12 нельзя анализировать только через привычный показатель «ФОТ гостиницы». В структуре USALI расходы на труд разделяются как минимум на компенсацию за труд — Compensation — и связанные с персоналом Payroll-Related Expenses. Вместе они формируют Total Labor Costs and Related Expenses. Отдельно Schedule 14 раскрывает связанные с оплатой труда расходы, а Schedule 15 показывает трудовой ресурс в FTE — эквивалентах полной занятости.

Для финансового директора это принципиальное разделение. Одинаковая сумма расходов на персонал может возникнуть из-за разных причин: роста ставок оплаты, увеличения количества отработанных часов, привлечения контрактного персонала, премирования или роста налогов и льгот. Поэтому анализ только общего ФОТ не позволяет понять операционный драйвер отклонения.

USALI при этом не устанавливает для гостиницы нормативную долю ФОТ в выручке и не определяет универсальное «правильное» количество сотрудников. Стандарт задает структуру классификации и представления данных. Оценивать эффективность персонала необходимо относительно бюджета, прогноза, прошлого периода, объема операций и сопоставимых объектов.

Что USALI 12 считает расходами на персонал

В USALI 12 трудовые затраты внутри соответствующих операционных и нераспределяемых подразделений представлены блоком Labor Costs and Related Expenses. Его важно не смешивать с российским термином «ФОТ»: содержание внутреннего показателя ФОТ зависит от учетной политики конкретной компании, тогда как USALI разделяет несколько экономически разных видов расходов.

Основная логика выглядит следующим образом:

Compensation — непосредственная стоимость используемого труда: Salaries and Wages, Service Charge Distribution, Contracted, Leased and Outsourced Labor, Bonuses and Incentives;
Payroll-Related Expenses — связанные с персоналом расходы: Government-Mandated Payroll Taxes, Supplemental Pay и Employee Benefits;
Total Labor Costs and Related Expenses — совокупность Compensation и Payroll-Related Expenses.

Таким образом, «ФОТ отеля» нельзя автоматически приравнивать ко всем Labor Costs and Related Expenses. Если во внутренней системе под ФОТ понимается только начисленная заработная плата штатных сотрудников, этот показатель будет уже, чем Compensation по USALI. Если же во внутренний ФОТ включаются страховые начисления, льготы, отпускные и подрядный персонал, его границы могут быть шире. Для отчетности USALI такие компоненты нужно разнести по соответствующим категориям.

Compensation: что относится непосредственно к стоимости труда

Первый уровень анализа — Total Compensation. В общей логике USALI его можно представить формулой:

Total Compensation = Salaries and Wages + Service Charge Distribution + Contracted, Leased and Outsourced Labor + Bonuses and Incentives.

Salaries and Wages отражают заработную плату управленческого и неуправленческого персонала. Такое разделение дает CFO возможность отличать изменение стоимости управленческой структуры от изменения затрат на линейный персонал.

Contracted, Leased and Outsourced Labor следует анализировать вместе со штатным трудом, когда сторонний персонал фактически обеспечивает трудовой ресурс гостиничного подразделения. Это особенно важно для housekeeping, технических служб, ресторанов и других функций, где изменение модели занятости способно снизить штатную заработную плату, одновременно увеличив затраты на внешний персонал.

Если смотреть только на payroll штатных сотрудников, такая замена может ошибочно восприниматься как экономия. В USALI экономическая стоимость используемого труда остается видимой через общую категорию Labor Costs and Related Expenses.

Schedule 14: Payroll-Related Expenses

Schedule 14 предназначен не для повторного отражения всего ФОТ, а для детализации Payroll-Related Expenses. В USALI 12 основные категории этой группы — Government-Mandated Payroll Taxes, Supplemental Pay и Employee Benefits.

В материалах HFTP по USALI 12 отдельно выделяются три основные категории Payroll-Related Expenses в Schedule 14 и формула расчета FTE для Schedule 15, что подтверждает необходимость анализировать денежную стоимость труда и объем используемого трудового ресурса раздельно: USALI 12th Edition — HFTP Academy.

Government-Mandated Payroll Taxes

Это обязательные связанные с payroll налоги и социальные начисления работодателя в применимой юрисдикции. USALI дает экономическую категорию, но не устанавливает национальные ставки или правила расчета конкретного налога. Для российского управленческого учета локальные начисления необходимо сопоставлять с этой категорией исходя из их экономической сущности.

Supplemental Pay

Supplemental Pay охватывает выплаты работнику, связанные с занятостью, но отличающиеся от обычной оплаты фактически выполняемой работы: например, оплачиваемый отпуск и иные предусмотренные политикой или законодательством выплаты за нерабочее время. В 12-й редакции терминология Schedule 14 также была актуализирована для более универсального применения в разных юрисдикциях.

Employee Benefits

Employee Benefits включают предоставляемые работодателем льготы и другие расходы на персонал, которые не являются обычной заработной платой или обязательными payroll taxes. Конкретный состав зависит от применяемых в гостинице программ вознаграждения и локального регулирования.

Итог Schedule 14 методически можно представить как:

Total Payroll-Related Expenses = Government-Mandated Payroll Taxes + Supplemental Pay + Employee Benefits.

После этого совокупную стоимость труда можно анализировать следующим образом:

Total Labor Costs and Related Expenses = Total Compensation + Total Payroll-Related Expenses.

Где расходы на персонал отражаются в отчетности гостиницы

USALI строится на логике responsibility accounting: расходы должны быть видны в тех операционных или нераспределяемых подразделениях, деятельность которых формирует соответствующие затраты.

Поэтому в гостинице нет одной строки «весь персонал», достаточной для управленческого анализа. Расходы на сотрудников номерного фонда анализируются в Rooms, персонал ресторанов — в Food and Beverage, сотрудники Administrative and General — в соответствующем нераспределяемом подразделении и т. д.

Это разделение непосредственно влияет на интерпретацию финансового результата. Labor Costs and Related Expenses операционного подразделения входят в его расходы и уменьшают Departmental Profit. Расходы на персонал нераспределяемых подразделений не уменьшают Departmental Profit конкретного revenue-generating department, но входят в Undistributed Operating Expenses и, следовательно, уменьшают GOP.

Связь расходов подразделений, Departmental Profit и GOP подробнее раскрыта в материале о структуре P&L гостиницы по USALI.

Schedule 15: зачем USALI 12 добавил FTE

Денежных расходов недостаточно для анализа эффективности персонала. Если фонд оплаты труда вырос на 10%, CFO должен понять, что произошло: гостиница использовала больше труда или тот же объем труда стал дороже.

Для этого в USALI 12 используется обязательный Full-Time Equivalent — Schedule 15. Он переводит фактически используемые трудовые часы в сопоставимое количество эквивалентов полной занятости.

Общая логика расчета:

FTE = общее количество отработанных часов за период / нормативное количество часов полной занятости за тот же период.

Норматив для знаменателя должен соответствовать принятой гостиницей стандартной рабочей неделе и продолжительности отчетного периода. USALI не устанавливает для всех стран единую продолжительность рабочей недели: Schedule 15 предусматривает указание Standard Work Week in Hours, используемого при расчете.

Например, если стандарт полной занятости составляет 40 часов в неделю, а за неделю персонал подразделения фактически отработал суммарно 400 часов, объем трудового ресурса составляет 10 FTE. Если в следующем периоде затраты выросли при сохранении 10 FTE, причина находится прежде всего в стоимости часа и структуре компенсации. Если одновременно выросли FTE, часть денежного отклонения объясняется увеличением объема используемого труда.

Методику самого показателя и варианты его применения подробнее рассматривает статья о расчете и анализе FTE в гостинице.

Что показывает Schedule 15

Schedule 15 предназначен для сопоставления использования персонала между периодами и подразделениями. В нем FTE раскрывается по гостинице и отдельным функциям, с разделением management и non-management и сопоставлением Actual, Forecast/Budget и Prior Year.

Отчет также позволяет связать трудовой ресурс с операционными показателями. Для разных подразделений драйверы различаются: для Rooms это могут быть занятые номера, для Food and Beverage — covers или соответствующий объем операций, для Spa — процедуры и т. п.

Важно, что FTE — не количество людей в штатном расписании. Два сотрудника с частичной занятостью могут вместе формировать один FTE, а изменение сверхурочного времени способно изменить фактически используемый объем труда без изменения headcount.

Три показателя, которые CFO должен анализировать вместе

Для управления расходами на персонал полезно не ограничиваться абсолютной суммой ФОТ. Минимальный набор должен связывать деньги, трудовой ресурс и операционный объем.

Total Labor Costs and Related Expenses. Показывает полную стоимость труда в классификации USALI. Сравнивается с бюджетом, forecast и прошлым периодом с последующим разложением отклонения на Compensation и Payroll-Related Expenses.
FTE. Показывает объем фактически используемого трудового ресурса. Отклонение следует анализировать относительно бюджета и изменения операционной загрузки.
Labor Cost per FTE. Управленческий показатель рассчитывается как Total Labor Costs and Related Expenses / FTE. Он помогает отделить изменение средней стоимости труда от изменения его количества. USALI позволяет использовать данные для такого анализа, но не устанавливает универсальное нормативное значение показателя.

Для отдельных служб более полезным показателем может быть не стоимость на FTE, а FTE относительно операционного драйвера: например, количество FTE на занятый номер. Универсального значения, которое USALI предписывает считать хорошим или плохим, нет. Нормальный уровень зависит от категории гостиницы, набора услуг, операционной модели, автоматизации, сезонности и локального рынка труда.

Как анализировать отклонение ФОТ гостиницы

Правильный анализ начинается не с вопроса «на сколько процентов превышен ФОТ», а с разложения причины отклонения.

Если Labor Costs превышают бюджет при FTE на уровне бюджета, CFO должен проверить ставки оплаты, overtime, бонусы, структуру management/non-management, контрактный труд и Payroll-Related Expenses. Если расходы и FTE растут одновременно, необходимо проверить, соответствует ли увеличение трудовых часов росту операционного объема.

Если загрузка или выручка ниже бюджета, но FTE не снижается, возникает отрицательное отклонение производительности. Если объем операций вырос быстрее FTE, производительность труда могла улучшиться, однако необходимо дополнительно контролировать качество сервиса и устойчивость нагрузки на персонал.

Именно поэтому бюджет персонала должен строиться не только как процент от выручки, а через операционные драйверы, плановые трудовые часы, FTE и стоимость труда. Принципы формирования такой модели рассмотрены в материале о бюджетировании гостиницы.

Смешанные и спорные случаи

Наибольшие ошибки возникают, когда один экономический расход классифицируется по юридической форме платежа, а не по его роли в гостиничной операции.

Сторонняя компания, предоставляющая персонал для выполнения функций обычных сотрудников гостиницы, экономически отличается от поставщика самостоятельной услуги. Поэтому внешнюю рабочую силу нельзя автоматически относить в Contract Services только потому, что счет выставляет юридическое лицо.

Аналогично расходы на льготы сотрудникам не следует включать в Salaries and Wages только потому, что они рассчитываются вместе с заработной платой. Для USALI важна последовательная классификация Compensation и Payroll-Related Expenses.

Для сотрудников, работающих на несколько подразделений, управленческая система должна обеспечивать обоснованное распределение трудовых затрат и часов между функциями. На практике для этого используются timesheets, данные workforce-management систем или устойчивые правила распределения. Конкретный технический способ USALI не навязывает; задача CFO — обеспечить последовательность и сопоставимость данных.

Типичные ошибки учета персонала по USALI

считать внутренний российский показатель ФОТ полным эквивалентом Labor Costs and Related Expenses;
объединять Salaries and Wages, налоги, льготы и отпускные в одну строку и терять структуру Schedule 14;
оценивать экономию персонала только по штатной заработной плате, игнорируя рост outsourced labor;
сравнивать расходы на персонал без анализа FTE;
использовать headcount вместо трудовых часов как единственный показатель загрузки персонала;
искать универсальный норматив доли ФОТ или FTE и приписывать его USALI.

Как должна выглядеть модель учета персонала для CFO

Методически корректная модель должна связывать payroll, фактически отработанные часы, подразделение, тип персонала и операционный драйвер. Тогда отчетность позволяет пройти от общей суммы Labor Costs до причины отклонения.

USALI определяет структуру представления: Compensation, Payroll-Related Expenses, Schedule 14 и FTE Schedule 15. Стандарт не определяет для конкретной гостиницы оптимальный штат, уровень зарплаты, процент ФОТ от выручки или требуемую производительность.

Управленческая практика должна дополнить эту структуру бюджетом, forecast и системой операционных драйверов. Для финансового директора ключевой вопрос состоит не только в том, сколько гостиница потратила на персонал, а в том, сколько трудового ресурса было использовано, где он был использован, сколько стоила единица этого ресурса и соответствовал ли объем труда фактическому объему операций.

Управленческий учет гостиницы по стандарту USALI 12 в Финоко

Управленческий учет гостиницы по стандарту USALI 12 в Финоко позволяет автоматизировать управленческую отчетность и бюджетирование в структуре USALI 12, а также связать данные гостиничных учетных систем с финансовой отчетностью, бюджетом и анализом показателей.