ИТ в гостинице — это инфраструктура продаж, сервиса и безопасности: PMS и интеграции с каналами, платежные контуры, гостевой Wi-Fi, телефония, IPTV, контроль доступа, видеонаблюдение, резервное копирование и киберзащита. Для финансового директора ключевая задача — сделать затраты департамента ИТ и связь управляемыми: с понятной структурой по USALI, едиными правилами классификации, драйверным планированием и регулярным контролем отклонений.

USALI полезен тем, что задаёт стандартизованный шаблон для бюджета и отчётности: цифры становятся сопоставимыми по периодам и между объектами, а отклонения читаются быстро и одинаково всеми участниками управления.

Эталонный набор групп и статей затрат департамента ИТ и связь по USALI

Ниже приведён эталонный набор групп и статей, который удобно использовать как стандарт для бюджета, план-факта и прогнозов. Внутри каждой статьи допускается детализация (по системам, поставщикам, проектам, объектам), но в отчётности целесообразно сворачивать данные обратно в эти «корневые» строки — так сохраняется логика USALI и управляемость.

Затраты на оплату труда и связанные расходы

Группа	Статья затрат (эталон USALI)	Что включать в гостиничной практике
Заработная плата	Информационные технологии	Штат ИТ: инженеры, администраторы, интеграторы, поддержка, руководитель ИТ
Заработная плата	Телекоммуникации	Сотрудники по связи/телефонии/сети (если выделены)
Связанные с выплатой зарплаты расходы	Проценты и прочие расходы, связанные с выплатой заработной платы	Комиссии/банковские расходы по зарплатным проектам, сопутствующие начисления по правилам компании
Привлеченный персонал	Временные трудовые договоры, арендованный персонал, внешние подрядчики	Почасовые/сдельные работы, аутсорс поддержки, проектные инженеры
Мотивация	Премии и стимулы (регулярные и периодические)	KPI-бонусы, разовые премии, удержание ключевых сотрудников
Платежи (обязательные начисления)	Отчисления налоговые	Налоги и обязательные взносы на ФОТ
Платежи (обязательные начисления)	Выплаты дополнительного характера	Больничные, отпускные, материальная помощь (по политике компании)
Платежи (обязательные начисления)	Социальный пакет	ДМС, льготы, корпоративные программы, если относятся к ИТ-персоналу

Стоимость услуг (связь и интернет)

Группа	Статья затрат (эталон USALI)	Что включать в гостиничной практике
Связь	Стоимость мобильной связи	Тарифы, корпоративные SIM, связанное оборудование и сервисы для сотрудников
Интернет	Стоимость интернета	Каналы связи, гостевой Wi-Fi как сервис, интернет для сотрудников и посетителей
Телефония	Стоимость местных звонков	Местная связь, подключение/магистральные линии, налоги и сервисные платежи
Телефония	Стоимость междугородних звонков	Междугородняя связь (если используется), корпоративные тарифы и сервисы
Прочее	Стоимость прочих услуг	Прочие телеком-услуги, не попавшие в предыдущие строки

Системные затраты (ПО, платформы, инфраструктура, ИБ)

Группа	Статья затрат (эталон USALI)	Примеры для гостиницы
Административный и общий	ПО и софт для обеспечения работы финансового отдела, бухгалтерии, службы безопасности/видеонаблюдения	Офисные/финансовые системы, системы безопасности, базовые сервисы
Корпоративные	Централизованные системные затраты (корпоративные системы управления)	Корпоративные платформы группы/сети, централизованные лицензии и поддержка
Энергоменеджмент	Управление потреблением энергии	Системы учета и управления энергопотреблением, диспетчеризация
F&B	Рестораны и бары	POS, бронирование столов, интеграции с учетом и складом
Спец-сервисы	Гольф	Системы бронирования услуги и сопутствующие кассовые (если применимо)
Оборудование	Оборудование аппаратное (приобретение и обслуживание)	Серверы, СХД, ПК, сетевое оборудование, сервис и гарантия
Спец-сервисы	Спа и фитнес центр	Аналогично «гольф»: бронирование, кассовые контуры, интеграции (если применимо)
HR	Отдел кадров	Системы учета персонала и кадровых процессов (если отнесены в ИТ)
Инфобез	Информационная безопасность	EDR/AV, IAM, мониторинг, аудит, резервирование, защита периметра
Сеть	Сети и сетевая инфраструктура	Эксплуатация сети, профилактика, мониторинг, контроллеры Wi-Fi
Паркинг	Парковка	Система управления паркингом (если поддержка на ИТ)
Активы	Содержание и обслуживание имущества	Компьютеры, аксессуары, периферия, обслуживание рабочего места
Rooms	Номера	Системы, связанные с бронированием/проживанием, гостевые сервисы (по принятой политике)
Sales & Marketing	Продажи и маркетинг	CRM, системы управления продажами, маркетинговые платформы (если в ИТ)
Телеком (не услуги)	Телекоммуникации (VoIP, T-1 и т. п.), не относящиеся к «Стоимость услуг»	Платформы/оборудование телефонии как система, а не как тариф
Прочее	Прочие, не включенные в остальные пункты	Узкие сервисы и системы, не вошедшие в классификатор выше

Прочие расходы в бюджете ИТ департамента гостиницы

Группа	Статья затрат (эталон USALI)	Что включать в гостиничной практике
Услуги	Услуги кластерные	Общегрупповые сервисы/центры (если применимо)
Возмещение	Затраты корпоративного офиса (возмещение)	Перераспределения корпоративных расходов по политике сети
Услуги	Услуги профессиональные	Консалтинг, аудит, разовые интеграции, юридические/тех. услуги по ИТ
Подписки	Подписки и взносы	Профессиональные подписки, членства, сервисы, не попавшие в «системные затраты»
Представительские	Развлечение — в отеле	Внутренние мероприятия в рамках политики компании (если относятся к ИТ)
Аренда	Аренда оборудования	Лизинг/аренда техники и устройств
Разное	Разное	Допустимые разовые расходы по регламенту
Расходники	Расходные материалы	Кабели, расходные материалы, мелкие закупки по лимитам
Оборудование	Прочее оборудование	Нерегулярные закупки оборудования, не классифицированные иначе
Данные	Хранение данных и оптимизация	Доп. хранение, архивы, оптимизация хранения/трафика
Обучение	Обучение	Курсы, сертификации, обучение персонала ИТ
Командировки	Издержки командировочные (напитки и еда, представительские)	По внутренним правилам, если относится к ИТ-персоналу
Униформа	Затраты на униформу	Если применимо к сотрудникам ИТ на объекте
Командировки	Расходы в рамках командировок прочие	Транспорт, проживание и т. п.
Прачечная	Стирка форменной одежды	Если предусмотрено для ИТ-персонала

Этот эталонный набор удобен тем, что закрывает и «базовую эксплуатацию», и «изменения» через детализацию внутри строк. Для CFO важно, что правила остаются неизменными, а глубина аналитики настраивается без потери сопоставимости.

Как закрепить правила классификации и избежать «миграции» статей между департаментами

Самая частая причина управленческого шума — когда одинаковые расходы в разных месяцах или в разных отелях попадают в разные департаменты. Чтобы этого не было, нужно закрепить две вещи.

Во-первых, мэппинг счетов и закупочных категорий на эталонные строки USALI по ИТ и связи. Любой счёт должен однозначно «садиться» в одну строку.

Во-вторых, правила аллокации. Например, гостевой Wi-Fi может полностью учитываться в департаменте «ИТ и связь» как инфраструктура, а может частично распределяться в Rooms по драйверу «номер/занятость». Любой вариант допустим, но он должен быть единым по сети и стабильным во времени, иначе вы теряете бенчмаркинг и причинность отклонений.

Драйверное бюджетирование ИТ и связи

Точность ИТ-бюджета достигается не детализацией «до винтика», а связью расходов с драйверами. В гостиничном контуре драйверы обычно понятны и объективны: количество номеров, уровень загрузки, число пользователей, количество точек продаж, объём транзакций, ширина канала, количество точек доступа, число интеграций.

Когда бюджет привязан к драйверам, CFO получает управляемую модель: рост затрат объясняется ростом параметра, а не «внезапным счетом». Это снижает конфликт с ИТ-директором и упрощает разговор с GM: обсуждается бизнес-потребность и сервисный риск.

Эксплуатация и развитие: как отделить эксплуатацию от проектов и перестать спорить о бюджете

Для финансового управления ИТ и связи удобно разделить расходы на два контура.

Эксплуатация— это всё, что поддерживает текущую работу: подписки, поддержка, хостинг, сервисные контракты, эксплуатация сети, информационная безопасность, резервирование, регулярное обслуживание оборудования и рабочих мест.

Развитие — это изменения: внедрения, миграции, новые модули, развитие интеграций, апгрейды и масштабирование.

Практический эффект для CFO простой: Бюджет Эксплуатация должен быть предсказуемым и защищённым (это операционная устойчивость), а Развитие — управляться как портфель инициатив с приоритетами, целями, владельцами и критериями результата. Тогда ИТ-проекты перестают быть «черной коробкой» и превращаются в управляемые инвестиции.

CAPEX и OPEX в ИТ: как выровнять экономику по месяцам

В ИТ типичны «пики» по оплатам: оборудование, крупные внедрения, продления лицензий. Если учитывать всё только кассово, бюджет выглядит нестабильным, а сравнение периодов становится некорректным. Методически важно закрепить критерии капитализации и вести амортизацию в управленке там, где это экономически оправдано: так CFO видит стоимость владения и может корректно сравнивать эффективность.

Отдельно имеет смысл выделять «скрытые» риски: индексации, валютные платежи, условия изменения объёма лицензий, отсутствие SLA-компенсаций. Финансовый контроль договоров в ИТ — это не бюрократия, а управление риском перерасхода и качеством сервиса для гостя.

План-факт и прогноз до конца года: управленческий цикл CFO

Даже идеальная структура бюджета не работает без регулярного цикла управления. Оптимальный подход — ежемесячный план-факт и прогноз до конца года (EAC).

Смысл цикла в том, чтобы устойчивые отклонения не «копились до конца года», а сразу отражались в прогнозе с корректировкой драйверов, объёмов, ставок или сроков. Для ИТ и связи это особенно важно из-за подписок, контрактов и проектных работ, где небольшое изменение условий быстро масштабируется на год.

KPI департамента ИТ и связь: как оценивать не «технику», а финансовый эффект и риск

Финансовому директору не нужно углубляться в технические детали, но нужен контроль того, что влияет на выручку, сервис и устойчивость: доступность критичных систем, время восстановления, стоимость владения ключевыми платформами в расчёте на номер или пользователя, дисциплина по проектам, управляемость информационной безопасности и качество гостевых цифровых сервисов.

Когда KPI привязаны к эталонным статьям бюджета, получается единая управленческая логика: деньги → сервис → риск → результат.

Заключение

Бюджет департамента ИТ и связь в гостинице по USALI становится по-настоящему управляемым, когда у компании есть эталонный набор статей затрат, единые правила классификации и аллокации, драйверная модель планирования и дисциплина Run/Change. Тогда ИТ-расходы перестают быть «непредсказуемыми» и начинают работать как контролируемая инвестиция в выручку, сервис и устойчивость.

Чтобы закрепить методику в ежедневной практике и масштабировать её на сеть отелей, рекомендуем автоматизацию управленческого учета на базе USALI: единый мэппинг статей, план-факт, прогноз, контроль отклонений, реестр договоров и дашборды KPI. Это удобно реализовывать с помощью Финоко для USALI — как платформы для управленческого учёта и бюджетирования в логике USALI, где финансовая служба получает единый стандарт и прозрачный контроль расходов департамента ИТ и связи.