Данный вид отчета относится к системе USALI, отображает административные расходы гостиницы. Стандартизация позволяет проводить объективный анализ по каждой статье затрат отдельно и в совокупности, выявлять изменения в динамике. В результате появляется возможность отслеживать отклонения от заложенной нормы, вносить соответствующие корректировки, выстраивать грамотную бизнес-стратегию. При практическом применении рекомендуется выполнять адаптацию в соответствии с особенностями конкретного предприятия.

Структура административных затрат гостиницы

С целью детализации можно расширять разные статьи но не объединять их, также допускается редактирование и удаление лишних категорий, не характерных для анализируемого случая.

Затраты на оплату труда и связанные расходы

В данный раздел включаются все административные расходы департамента, связанные с оплатой труда временных и постоянных сотрудников, премии, платежи за обслуживание. Заработная плата — это сумма расходов на совокупность проводимых работ, которые входят в общие и административные расходы гостиницы. При этом, если сотрудник временно выполнял обязанности в другом департаменте, но затраты должны быть отнесены на счета именно этого подразделения. Для более точного учета предусмотрена детализации. Возможные статьи — управление (гонорары руководящего состава), а также оплата исполнителям по группам:

Бухгалтерский учет.
Общая поддержка.
Отделы кадров и материально-технического обеспечения (включая работу склада).
Безопасность (собственная служба).

Указанные издержки складываются и выносятся в статью “Итого заработная плата”. Далее выводятся суммы по статьям:

Проценты и прочие, связанные с выплатой зарплаты
Временные трудовые договора, арендуемый персонал
Премии, бонусы

Из затрат по данным категориям формируется статья “Временные работники и премии”.

Также учитываются косвенные: социальный пакет, дополнительные выплаты, налоги на зарплату — статья “Платежи”.

На основе затрат по указанным выше направлениям рассчитывается совокупная сумма расходов на оплату труда и связанных.

Прочие расходы

Обширная категория, включающая все, что относиться к категории общие, помимо заработной платы. Утвержденные в системе пункты могут удаляться, но не дополняться или заменяться. Включенные по умолчанию статьи:

Стоимость аудита, проводимого как собственными силами, так и внешними подрядчиками.
Банковские платежи: за обслуживание карт, счетов, трансферты, проводки, транзакции и т. п.
Недостачи и излишки кассиров в кассах подразделения компании.
Ведение бухгалтерского учета, не связанные с оплатой труда профильных специалистов бухгалтерии.
Кластерный платеж, который состоит из расходов, распределенных между объединенными по какому-либо признаку подразделениями (национальному, региональному и т. п).
Бесплатные сервисы и подарки с целью повышения лояльности как клиентов, так и персонала.
Профессиональные услуги сторонних специалистов — консалтинговые, агентские.
Возмещение затрат корпоративного офиса на билеты, проживание, питание и прочих, связанных с деятельностью в рамках договоров об оказании услуг по управлению.
Истребования иных платежей.
Комиссия за платежи по кредитным картам (эквайринг).
Украшения, используемые для декоративного оформления помещений, находящихся в ведении департамента.
Пожертвования на любые цели, сделанные подразделением (благотворительным, политическим организациям).
Взносы и подписки на участие в различных профессиональных сообществах.
Развлечение — в отеле, организованные для представителей компании и VIP-гостей (с целью продвижения).
Аренда оборудования любого типа, используемого периодически, либо вместо вышедшего из строя.
Отдел кадров: канцелярия и прочие, связанные с обеспечением деятельности отдела расходы.
Юридические услуги — оплата работы адвокатов, нотариусов, обеспечения явки свидетелей и т. п.
Лицензии и разрешения — оформление лицензий, разрешений и специализированных допусков.
Потери и повреждения: компенсации посетителям за утраченное/испорченное имущество, в части за рамками предусмотренных страховкой сумм.
Убыток от валютных операций, не связанных с гостями (курсовая разница).
Расходные материалы: текущие издержки на расходники, необходимые при повседневной деятельности.
Расчет заработной платы: затраты, связанные с оплатой данных услуг, оказываемых третьей стороной.
Почтовые и курьерские услуги, включая доставку корреспонденции.
Резерв по сомнительным долгам, закладываемый на обеспечение вероятных убытков по задолженностям (кредиторской и дебиторской).
Безопасность: оплата услуг сторонних охранных агентств.
Урегулирование споров — не страховых претензий, включая компенсацию ущерба в рамках договорных разногласий.
Доставка сотрудников: компенсация проезда, издержки на обслуживание собственного транспорта подразделения.
Обучение и повышение квалификации — закупка соответствующих материалов, оплата работы преподавателей.
Командировочные — еда, напитки, представительские, связанные со служебными поездками.
Командировочные (прочее): проживание и развлечения, билеты.
Расходы на форменную одежду при ее регулярных закупках.
Стирка форменной одежды внутренней или сторонней прачечной.
Разное: не учтенные в предыдущих статьях.

Далее формируются статьи “Общие прочие” и “Итоговые совокупные”. В результате можно сделать объективные выводы о состоянии издержек подразделения.

Принципы учета административных расходов

Учет административных расходов требует соблюдения определенных принципов, которые помогают обеспечить прозрачность и достоверность финансовой отчетности:

Систематичность: операции должны учитываться регулярно и систематически, в соответствии с установленными методами и стандартами.

Документирование: каждая операция должна сопровождаться соответствующими документами (счета, накладные, трудовые договоры и т.д.)

Привязка к операционным затратам: административные расходы должны быть связаны с общей деятельностью гостиницы и соотноситься с доходами.

Методы учета административных расходов

Существует несколько методов учета административных расходов, которые могут применяться в гостиничном бизнесе:

Планово-экономический метод: заключается в составлении бюджета, в котором планируются все административные затраты. Это позволяет заранее предусмотреть необходимые средства и контролировать выполнение бюджета в процессе работы.

Нормативный метод: основывается на определении норм для каждой статьи затрат, что позволяет более точно прогнозировать и контролировать.

Кассовый метод: учитывает тогда, когда происходит фактическая выплата денежных средств, что может не всегда отражать реальную финансовую нагрузку на гостиницу.

Оптимизация административных расходов

Оптимизация административных расходов является неотъемлемой частью успешного функционирования гостиницы. Вот несколько стратегий, которые могут помочь в этом:

Автоматизация процессов: внедрение современных информационных систем для управления гостиничным бизнесом позволяет значительно ускорить и упростить учет, тем самым снижая затраты на администрирование.

Обучение и развитие персонала: инвестиции в обучение сотрудников могут привести к увеличению их производительности и снижению ошибок, что, в свою очередь, уменьшает траты.

Анализ и оценка затрат: регулярный анализ административных расходов помогает выявить неэффективные статьи затрат и возможность их сокращения.

Общие и административные расходы гостиницы: анализ и автоматизация

На старте полезно научиться составлять отчеты по системе в ручную. Такой подход даст возможность понять “изнутри”, как методика применяется на практике. Наиболее распространенный способ работы с учетом — контроль отклонений и сопоставление фактических значений с плановыми. Если разница превышает допустимые рамки, значит есть проблема — какой-то бизнес-процесс/функция подразделения осуществляется некорректно. Изучать показатели следует в динамике.

На следующем этапе можно провести автоматизацию составления отчетов — это позволит существенно сэкономить затрачиваемое время, снизит вероятность “человеческих ошибок”. Система USALI совместима с ETL-комплексами для консолидации данных. Методика изначально разрабатывалась, как способ стандартизировать разноплановые данные в рамках единой структуры. Цель специалиста — отслеживать операции, не допускать критических отклонений и подготавливать рекомендации по оптимизации для руководства.

Подводя итоги

Для любого бизнеса важен грамотный и корректный учет по затратным статьям подразделения «Административные и общие». Работа с USALI дает возможность осуществлять своевременный контроль за издержками, вносить соответствующие изменения в выбранную стратегию компании. Независимо от масштабов деятельности департамента, точность находится на высоком уровне. Представленные методики достаточно просты в освоении. При необходимости избыточные статьи следует удалять — актуально для небольших, самостоятельно действующих компаний. Исчерпывающее количество учитываемых направлений затрат рассчитано на крупные структуры, имеющие в своем составе группу подразделений.