FAM тур в гостинице — это ознакомительная поездка для турагентов или организаторов встреч, цель которой — получить дополнительные продажи. Для гостиницы это не «гостеприимство ради контакта», а управляемая маркетингово-сбытовая активность: с целями, бюджетом, правилами учета и понятным контролем результата.

Чтобы FAM тур не превращался в набор разрозненных расходов, важно с самого начала закрепить единый порядок отражения затрат и отчетности. На практике наилучший результат дает автоматизацию управленческого учета по системе USALI: она стандартизирует статьи, коды, ответственность, и позволяет сравнивать кампании между собой без ручных интерпретаций.

Далее разберем, как организовать FAM тур и выполнить корректный учет затрат по USALI 12 — с учетом ключевого правила: все затраты по FAM отражаются в департаменте “Продажи и маркетинг” по отдельной статье.

FAM тур в гостинице: что это и когда он действительно нужен

FAM тур (ознакомительный тур) — приглашение в отель целевых партнеров для знакомства с объектом и последующего роста продаж. Чаще всего участники — турагенты, туроператоры, корпоративные посредники, организаторы мероприятий.

FAM оправдан, когда гостинице нужно ускорить контрактинг, активировать продажи в приоритетном канале, вывести новый продукт, улучшить качество лидов или снять барьеры по выбору площадки. Важно заранее определить, какое решение участник должен принять после визита и чем оно будет подтверждаться в продажах.

Цели FAM тура: формулировка, которая сразу “прошивается” в KPI

Цель FAM тура должна быть измерима и привязана к каналу или сегменту. Например: рост продаж через конкретный партнерский пул, увеличение доли MICE, набор новых корпоративных договоров, рост запросов по заданным датам и рынкам.

Если цель задана корректно, дальше легче согласовать бюджет, закрепить правила учета и подготовить отчет по результатам без споров между коммерческим и финансовым блоком.

Бюджет FAM тура: из чего складываются затраты и как ими управлять

Бюджет должен быть устроен так, чтобы каждый расход можно было однозначно отнести на FAM, подтвердить документами и связать с результатом. Практично выделять состав затрат по “точкам возникновения” в процессе мероприятия:

логистика и организация: трансферы, перемещения, услуги подрядчиков, оформление, сопровождение
маркетинговые и представительские расходы: материалы, презентации, производство фото/видео, разрешенные подарочные наборы по внутренней политике
расходы на пребывание в гостинице: проживание участников и еда/напитки, потребляемые в отеле в рамках программы

Такой бюджет удобно контролировать до события (лимиты), во время события (сбор первички и кодирование) и после события (закрытие факта и отчет).

Учет затрат по USALI 12: правило “все FAM — в Продажи и маркетинг”

По USALI 12 все расходы по FAM туру отражаются в департаменте “Продажи и маркетинг” и не распределяются между операционными департаментами. Для этого предусмотрена отдельная статья затрат Ознакомительные поездки / familiarization trips.

Смысл в том, что сюда попадают:

все расходы, связанные с приездом турагентов или организаторов встреч для ознакомления с объектом и получения дополнительных продаж
проживание участников: при этом номера регистрируются как дополнительные, но затраты, связанные с FAM, отражаются в отделе Продажи и Маркетинг
еда и напитки, потребляемые в отеле в рамках ознакомительной поездки, учитываются как стоимость FAM

Практический вывод для управленческого учета: даже если услуги “произошли” в номерах или в ресторане, по USALI 12 их стоимость в части FAM должна быть отражена в “Продажи и маркетинг” по отдельной статье, чтобы руководство видело истинную цену привлечения продаж через этот инструмент в одном месте.

Документы и контроль

Финансовая прозрачность FAM тура строится на минимальном наборе управленческих документов. Он защищает расходы и делает результат сравнимым между периодами.

Обычно достаточно “паспорта FAM тура” с целью, списком участников, программой, бюджетом и ответственными, плюс комплект первичных документов и короткий итоговый отчет по результатам. Когда эти элементы стандартизированы, учет SAM перестает зависеть от персоналий и “договоренностей в переписке”.

KPI FAM тура: как доказать, что это инвестиция, а не просто расходы

Эффективность FAM тура оценивается не фактом проведения, а коммерческими изменениями, которые наступили после него. Чтобы связать маркетинговые расходы с результатом, KPI по маркетинговым активностям лучше фиксировать заранее и привязывать к окну оценки, релевантному вашему циклу продаж.

Примеры KPI, которые хорошо работают в практике гостиниц:

количество квалифицированных лидов и запросов после визита, доля запросов по целевым сегментам, скорость перехода к коммерческому предложению
количество согласованных условий сотрудничества и подписанных договоров, доля активированных партнеров, динамика продаж через целевой канал
прирост выручки и маржинального вклада по связанным каналам в установленном периоде оценки, сопоставление эффекта с затратами SAM

Важно, чтобы окно оценки было задано заранее. Тогда обсуждение эффективности будет предметным: “какие продажи пришли в рамках периода и как они соотносятся с затратами”.

Заключение

FAM тур в гостинице — сильный инструмент развития продаж, если он управляется как кампания: с четкой целью, качественным отбором участников, контролируемым бюджетом и измеримыми KPI. С точки зрения учета затрат по USALI 12 ключевое правило простое: все расходы по FAM отражаются в департаменте “Продажи и маркетинг” по отдельной статье отдела маркетинга, включая проживание участников (номера регистрируются как дополнительные) и еду/напитки, потребляемые в отеле в рамках ознакомительной поездки.

Присоединяйтесь к группе USALI в Телеграмм. В группе вы не пропустите новые статьи и сможете обосудить существующие.