Preopening cost — затраты гостиницы до открытия (USALI)

Preopening cost — затраты гостиницы до открытия по USALI

Открытие гостиницы требуетия первого гостя. Необходимо сформировать управленческую команду, нанять и обучить персонал, настроить информационные системы, запустить продажи, подготовить помещения и обеспечить объект запасами. Все эти затраты принято объединять понятием preopening cost, или затраты гостиницы до открытия.

Правильный учет preopening cost необходим не только для контроля бюджета проекта. От выбранного порядка классификации зависит величина операционной прибыли гостиницы, сопоставимость отчетности по USALI и возможность объективно оценить результаты первых месяцев работы.

Для системного контроля расходов целесообразно заранее настроить автоматизацию управленческого учета по USALI: отделить бюджет открытия от капитальных вложений, распределить ответственность между собственником и оператором и вести план-фактный анализ по каждой статье затрат.

Что такое preopening cost

Preopening cost — это расходы, возникающие в процессе организационной и операционной подготовки гостиницы к началу работы.

Такие расходы связаны не со строительством здания как объекта недвижимости, а с созданием функционирующего гостиничного предприятия. Наличие готового здания еще не означает готовность гостиницы принимать гостей. До открытия необходимо сформировать штат, разработать процедуры, настроить продажи, проверить оборудование, установить программы и обеспечить выполнение требований оператора или гостиничного бренда.

Главная особенность preopening cost заключается в том, что гостиница уже несет расходы, но еще не получает регулярную операционную выручку.

В профессиональной практике также применяются понятия:

• pre-opening expenses — расходы до открытия;
• pre-operating expenses — расходы до начала операционной деятельности;
• start-up costs — стартовые расходы;
• opening costs — расходы на открытие.

Несмотря на близкое значение, в договоре управления и учетной политике гостиницы желательно использовать одно определение и установить четкие правила его применения.

Что изменилось в USALI 12

В предыдущих редакциях USALI порядок отражения затрат до открытия оставался недостаточно определенным. В девятой редакции отдельные указания по preopening expenses были исключены, а в одиннадцатой редакции вопрос рассматривался преимущественно в контексте финансовой отчетности и требований общепринятых принципов учета.

В USALI 12 расходы до открытия получили более четкое место в структуре отчета. Категория Pre-opening Expenses включена в состав прочих расходов раздела Non-Operating Income and Expenses — Schedule 11. Одновременно pre-opening expenses были исключены из перечня активов баланса. чает, что в управленческом отчете USALI 12 затраты гостиницы до открытия показываются ниже показателя Income Before Non-Operating Income and Expenses и не уменьшают валовую операционную прибыль — GOP.

Такое представление позволяет отделить:

• эффективность текущей гостиничной деятельности;
• расходы на запуск объекта;
• расходы собственника и другие внеоперационные статьи.

При этом USALI определяет структуру управленческой отчетности, но не заменяет национальные стандарты бухгалтерского учета, МСФО или требования налогового законодательства.

Основной принцип классификации расходов

Не каждый платеж, произведенный до открытия гостиницы, является preopening cost.

Дата возникновения расхода имеет значение, но не является единственным критерием. Классификация должна определяться прежде всего экономической сущностью операции.

Например, приобретенные до открытия кровати, лифты или кухонное оборудование не становятся расходами на открытие только потому, что гостиница еще не принимает гостей. Если объект отвечает критериям основного средства, его стоимость включается в капитальные вложения и впоследствии переносится на расходы через амортизацию.

Аналогичным образом денежные средства, перечисленные в качестве возвратного депозита, не являются расходом. Непотребленные запасы могут учитываться в составе активов до момента их использования.

Поэтому все расходы проекта открытия следует разделять как минимум на четыре группы:

Какие расходы относятся к затратам гостиницы до открытия

Состав preopening cost зависит от размера гостиницы, категории объекта, требований бренда, модели управления и продолжительности подготовительного периода. Исследование HFTP показало, что одной из наиболее существенных составляющих бюджета открытия обычно являются расходы на персонал. ам до открытия могут относиться:

• заработная плата генерального менеджера, руководителей подразделений и сотрудников, принятых до открытия;
• страховые взносы, льготы и другие расходы на персонал подготовительного периода;
• поиск, подбор, оформление и обучение сотрудников;
• командировки, проживание и переезд членов команды открытия;
• услуги временных специалистов и сотрудников других гостиниц сети;
• разработка операционных регламентов и стандартов обслуживания;
• настройка PMS, POS, бухгалтерских, кадровых и аналитических систем;
• обучение работе с программами и тестирование обмена данными;
• временная аренда офиса команды открытия;
• связь, канцелярские и административные расходы;
• коммунальные расходы в период подготовки объекта;
• уборка и подготовка помещений к эксплуатации;
• тестирование ресторанов, кухни, прачечной и других служб;
• маркетинговые мероприятия, непосредственно связанные с запуском гостиницы;
• создание сайта, подключение каналов продаж и настройка тарифов;
• предварительные презентации, ознакомительные поездки и мероприятия для партнеров;
• юридические, консультационные и аудиторские услуги, связанные с запуском;
• невозмещаемые разрешительные и регистрационные расходы;
• расходы на церемонию открытия, если она проводится до начала обычной деятельности.

Конкретный перечень необходимо закрепить в учетной политике проекта. Это особенно важно для расходов на маркетинг, программные лицензии, разрешения и операционный инвентарь, поскольку порядок их признания может зависеть от срока использования и применяемых стандартов учета.

Что не следует автоматически относить к preopening cost

Отдельного внимания требуют расходы, которые возникают в период подготовки гостиницы, но имеют иную экономическую природу.

К preopening expenses не следует автоматически относить:

• строительство, реконструкцию и отделку здания;
• архитектурные, проектные и инженерные работы;
• мебель, оборудование и другие долгосрочные активы;
• запасы, которые не были использованы до открытия;
• возвратные депозиты и обеспечительные платежи;
• предварительно оплаченные услуги, относящиеся к будущим периодам;
• первоначальный денежный резерв гостиницы;
• расходы на устранение строительных недостатков;
• операционные убытки, возникшие после начала работы;
• затраты на продвижение, произведенные после операционного открытия;
• расходы, которые по договору относятся непосредственно к собственнику объекта.

Спорные статьи необходимо рассматривать индивидуально. Например, стоимость лицензии на программное обеспечение может быть расходом периода, предоплатой или нематериальным активом — в зависимости от условий договора, срока действия и применяемых правил учета.

Требования US GAAP и МСФО

USALI 12 учитывает подход US GAAP, согласно которому стартовые и организационные расходы в общем случае признаются расходами по мере возникновения. FASB указывает, что затраты на start-up activities и organization costs должны списываться в периоде их возникновения. принцип предусмотрен МСФО. IAS 38 относит расходы на открытие нового объекта или начало новой деятельности к затратам, признаваемым в момент возникновения, если они не включаются в стоимость объекта основных средств в соответствии с IAS 16. ельно, распространенный подход, при котором все расходы до открытия накапливаются на балансе, а затем равномерно списываются в течение нескольких лет, нельзя применять автоматически.

Однако это не означает, что любые расходы подготовительного периода необходимо немедленно списывать. Исключение составляют затраты, которые по своей сущности формируют:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• запасы;
• предоплаты;
• другие признаваемые активы.

Для российской или иной национальной бухгалтерской отчетности порядок отражения следует дополнительно согласовывать с требованиями местного законодательства. Управленческий отчет USALI при этом может формироваться посредством отдельных аналитических корректировок.

Когда начинается и заканчивается период preopening

USALI не устанавливает единую календарную продолжительность подготовительного периода для всех объектов. Поэтому границы preopening необходимо определить в учетной политике и бюджете проекта.

Началом периода может считаться:

• назначение генерального менеджера;
• формирование команды открытия;
• начало операционной подготовки объекта;
• дата, установленная договором управления;
• начало финансирования утвержденного preopening budget.

Окончанием периода обычно признается дата операционного открытия гостиницы, то есть момент, когда объект начинает принимать гостей и признавать обычную выручку.

Дата торжественного открытия не всегда подходит для этих целей. Гостиница может несколько недель работать в режиме мягкого открытия, принимать гостей и получать выручку до официальной церемонии. В таком случае расходы после начала размещения гостей обычно уже относятся к текущей деятельности гостиницы, а не к preopening cost.

Выбранная дата должна применяться последовательно ко всем статьям. Нельзя продолжать относить обычные операционные расходы на бюджет открытия только потому, что гостиница еще не достигла плановой загрузки.

Как учитывать зарплату команды открытия

Расходы на персонал часто составляют наибольшую часть preopening budget. Чем раньше наняты руководители и линейные сотрудники, тем больше зарплатных расходов возникнет до получения первой выручки.

В управленческой системе желательно сохранять аналитику по подразделениям:

• номерной фонд;
• питание и напитки;
• продажи и маркетинг;
• административное управление;
• эксплуатация и техническое обслуживание;
• информационные системы;
• дополнительные услуги.

При этом в итоговом отчете USALI 12 совокупные расходы подготовительного периода отражаются как Pre-opening Expenses в Schedule 11. Аналитика по подразделениям используется для контроля бюджета, но не должна смешиваться с регулярными расходами действующей гостиницы.

Такой подход позволяет оценить стоимость подготовки каждого подразделения, не искажая операционную прибыль первых месяцев работы.

Как учитывать расходы на обучение

Обучение персонала до открытия обычно относится к preopening expenses. Это касается изучения стандартов обслуживания, требований безопасности, работы с гостиничными программами и проведения практических занятий.

При этом следует разделять:

• обучение, необходимое для запуска гостиницы;
• регулярное повышение квалификации действующего персонала;
• расходы на создание самостоятельного обучающего продукта или системы, которая может отвечать критериям отдельного актива.

После открытия обычные расходы на обучение относятся к соответствующим операционным подразделениям или к административным расходам согласно принятой учетной политике.

Маркетинг и продажи до открытия

Продажи должны начинаться раньше операционной деятельности. К моменту открытия гостинице необходимы настроенные каналы бронирования, договоры с корпоративными заказчиками, опубликованные тарифы и сформированный объем предварительных заказов.

Поэтому в preopening budget могут включаться расходы на:

• исследование рынка;
• разработку позиционирования;
• создание сайта;
• фотосъемку объекта;
• настройку каналов бронирования;
• запуск рекламных кампаний;
• поездки отдела продаж;
• презентации для агентств и корпоративных клиентов;
• ознакомительные туры;
• мероприятие, посвященное открытию.

В управленческом учете рекомендуется разделять затраты на создание спроса до открытия и регулярные расходы отдела продаж и маркетинга. После начала работы гостиницы такие расходы следует показывать в Schedule 7 — Sales and Marketing.

Информационные системы и автоматизация

До открытия необходимо установить и настроить PMS, POS, систему управления номерным фондом, складской учет, бухгалтерские программы, платежные решения, кадровую систему и средства управленческой отчетности.

Расходы могут включать оплату внедрения, настройки, интеграции, переноса данных, обучения и тестирования. При этом сама лицензия или право использования программы может учитываться иначе, чем услуги по ее настройке.

Еще до открытия желательно сформировать единый план счетов и правила обмена данными между системами. В противном случае после запуска гостиницы финансовой службе придется вручную собирать сведения из PMS, ресторанной системы, бухгалтерии, кадрового учета и электронных таблиц.

Автоматизация отчетности по USALI позволяет с первого месяца разделять операционные расходы, капитальные вложения, preopening cost и расходы собственника.

Кто финансирует расходы: собственник или оператор

Организационную подготовку гостиницы часто выполняет оператор, но финансирует ее собственник. Порядок взаимодействия должен быть определен договором управления.

В документе желательно закрепить:

• состав утвержденного preopening budget;
• дату начала и окончания периода;
• статьи, финансируемые собственником;
• полномочия оператора по заключению договоров;
• лимиты согласования расходов;
• порядок изменения бюджета;
• правила закупок и выбора поставщиков;
• состав ежемесячной отчетности;
• порядок учета услуг сотрудников других объектов;
• ответственность за превышение бюджета;
• судьбу неиспользованного остатка финансирования.

Расход не должен классифицироваться по тому, кто технически произвел оплату. Основным критерием остается назначение расхода и ответственность сторон по договору.

Чем preopening cost отличается от оборотного капитала

Preopening cost и первоначальный оборотный капитал часто включают в общий бюджет запуска, но это разные понятия.

Preopening cost представляет уже понесенные расходы на подготовку гостиницы. Оборотный капитал — это денежные средства и другие оборотные активы, необходимые для работы после открытия.

Например, собственник может перечислить на банковский счет гостиницы сумму для выплаты зарплаты, закупки продуктов и расчетов с поставщиками в первые месяцы. Само перечисление не является расходом. Расход признается только после использования средств на конкретные операции.

Смешение этих понятий приводит к завышению бюджета открытия и затрудняет оценку потребности гостиницы в финансировании.

Как составить бюджет затрат до открытия

Бюджет рекомендуется строить одновременно по статьям, подразделениям, ответственным лицам и месяцам. Простого перечня расходов недостаточно: важны сроки найма сотрудников, даты запуска систем и зависимость затрат от графика строительства.

Для управления бюджетом необходимо:

• утвердить единый справочник статей preopening cost;
• отделить расходы собственника, оператора и гостиницы;
• назначить ответственного за каждую статью;
• установить лимиты согласования;
• вести помесячный план движения денежных средств;
• учитывать договорные обязательства отдельно от фактической оплаты;
• ежемесячно обновлять прогноз до завершения проекта;
• фиксировать причины отклонений;
• связывать расходы с календарным планом открытия;
• отдельно показывать влияние переноса даты запуска.

Особенно важно проводить регулярный пересмотр прогноза. Если открытие переносится на месяц, гостиница продолжает оплачивать зарплату команды, аренду, связь, охрану, коммунальные услуги и информационные системы. Поэтому задержка строительства может значительно увеличить preopening cost даже без изменения первоначального объема работ.

Отчет о затратах до открытия

Управленческий отчет должен показывать не только оплату, но и полную картину обязательств проекта.

Рекомендуемый формат включает следующие показатели:

Такой отчет следует дополнять прогнозом движения денежных средств. Расход может быть признан в одном месяце, а оплачен в другом, поэтому одного отчета о прибылях и убытках недостаточно для управления финансированием.

Типичные ошибки

На практике наиболее распространены следующие проблемы:

Все расходы до открытия считаются preopening cost. В результате в одну статью попадают строительство, оборудование, запасы, депозиты и зарплата команды.

Не определена дата операционного открытия. Расходы продолжают относиться к запуску после начала работы гостиницы.

Отсутствует единый справочник статей. Собственник, оператор и финансовая служба используют разные определения.

Учитываются только оплаченные счета. Договорные обязательства не попадают в прогноз, и перерасход обнаруживается слишком поздно.

Расходы не связаны с графиком открытия. Финансовая служба не может оценить последствия переноса сроков.

Preopening cost включается в операционные подразделения. Это снижает GOP и искажает сравнение новой гостиницы с действующими объектами.

Не разделяются расходы и оборотный капитал. Общая потребность в финансировании определяется неправильно.

После открытия продолжается капитализация стартовых расходов. Затраты на достижение плановой загрузки ошибочно рассматриваются как продолжение проекта запуска.

Зачем выделять preopening cost в отчетности

Отдельный учет затрат до открытия дает собственнику и оператору несколько управленческих преимуществ.

Во-первых, операционные показатели новой гостиницы становятся сопоставимыми с показателями других объектов. GOP отражает эффективность текущей работы, а не стоимость подготовки бизнеса.

Во-вторых, можно анализировать качество самого проекта открытия: соблюдение бюджета, сроки найма, стоимость внедрения систем и влияние задержек.

В-третьих, появляется база для планирования будущих объектов. Собственник или гостиничная сеть может сравнить стоимость открытия по категориям гостиниц, количеству номеров, регионам и операторам.

В-четвертых, прозрачная структура расходов снижает вероятность споров между собственником и управляющей компанией.

Заключение

Preopening cost — это не все платежи, произведенные до открытия гостиницы, а расходы на организационную и операционную подготовку объекта к работе. Классификация каждой операции должна определяться ее экономической сущностью.

В USALI 12 расходы до открытия выделены в категории Pre-opening Expenses раздела Non-Operating Income and Expenses — Schedule 11. Такое представление отделяет стоимость запуска от регулярной деятельности гостиницы и позволяет сохранить объективность GOP.

Для эффективного управления необходимо заранее установить границы подготовительного периода, утвердить справочник статей, разделить капитальные вложения, запасы, оборотный капитал и расходы открытия, а также организовать ежемесячный план-фактный контроль.

Автоматизация управленческого учета по USALI позволяет объединить данные собственника, оператора и гостиницы, контролировать бюджет до открытия и обеспечить корректный переход от проектной отчетности к регулярному анализу деятельности объекта.