Отчет по департаменту «проживание» или как еще называют Rooms (румы) — один из первых отчетов, с которых начинается освоение стандарта. Операционный отчет департамента проживания содержит три раздела:

Ключевые показатели деятельности (usali называет их метриками);
Аналитику доходов проживания;
Данные о затратах не персонал;
Прочие затраты департамента.

Мы рекомендуем использовать для автоматизацию формирования отчетов в Финоко. Сервис автоматически собирает данные из различных программных продуктов, автоматически формирует отчеты и позволяет анализировать их в системе или выгрузить в формате Excel. Пример отчета по проживанию:

Структура отчета проживание по системе USALI

Сегментация доходов гостиницы

Система счетов USALI предлагает использовать категории доходов или как из еще называют сегментов. Каждый отель вправе не использовать категории, которые не нужны или более детально расшифровать предложенные. Объединять же стандартные категории системой USALI не рекомендуется.

Основным источником дохода департамента являются средства, получаемые от сдачи в аренду гостям гостиничных номеров. Доход департамента состоит из четырех основных категорий:

Индивидуальное размещение,
Групповое размещение,
Размещение по контракту и

Также учитывается прочий доход проживания.

Доход от индивидуального размещения

Доход от индивидуального размещения включает в себя доходы, полученные от сдачи в аренду номеров отдельным лицам или группам, занимающим менее 10 номеров в сутки.

Доход от индивидуального размещения в себя сегменты (или тарифы): розничный, дисконтный (или тариф со скидками), договорной, ограниченный и оптовый

Доход от группового размещения

Доход от группового размещения включает в себя доходы, полученные от сдачи в аренду блоков номеров группе клиентов. Определение «группа клиентов» подразумевает покупку 10 или более номеров за одну ночь.

Групповые доходы фиксируются за вычетом скидок оптовым покупателям больших блоков номеров. Для содействия продажам и маркетинговым инструментам, групповой доход разделяют в соответствии с сегментами рынка: корпоративный, ассоциации или конвенции, правительственный, туроператоры и прочие группы (для гостей проживающих по тарифам специально для организаций относящимся к таким категориям, как общественно-социальная, военная, образовательная и религиозная).

Доход от проживания по контракту

Контрактный доход включает в себя доход, связанный с выполнением договорных обязательств о предоставлении постоянного блока номеров перед другими юридическими лицами на период более 30 дней.

Данный вид дохода фиксируется за вычетом скидок покупателям. Примеры: проживание экипажей авиакомпаний, продолжительные корпоративные семинары, перманентные программы поощрения сотрудников.

Прочий доход за проживание

Прочий доход за проживание в гостинице включает в себя разнообразные доходы, которые связаны с гостевыми номерами:

Незаезд
Дневное использование
Плата за досрочный выезд
Плата за поздний выезд
Аренда дополнительных и детских кроватей
Дополнительные сборы и плата за обслуживание (service charge).

Анализ затрат на персонал департамента проживание

Главной особенностью учета затрат на персонал по системе USALI является учет всех расходов, связанных в пользу работников.

Оклады и заработная плата в гостинице

Оклады и заработная плата включают выплаты в пользу всех сотрудников за выполнение своих профессиональных обязанностей, включая заработную плату, оплату переработок.

Заработные платы разделяются в отчете в разрезе менеджмента и линейных исполнителей. Система USALI предлагает базовую структуру должностей департамента проживание, которую рекомендуется использовать.

Контрактный, арендованный и аутсорсинговый персонал

В раздел затрат на персонал включается не только сотрудники в штате компании, но и все работники по договорам ГПХ. Если отель практикует сотрудничество с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями, которые выполняют функции персонала, такие затраты также нужно отражать в отчете в разделе затрат не персонал. Для целей управленческого учета не должно быть разницы какая в каждом отдельном случае была выбрана форма расчетов с кем-то из сотрудников.

Бонусы и поощрения

Включают в себя переменную или мотивационную часть выплат персоналу. Это могут быть всевозможные бонусы, премии и вознаграждения, выплачиваемые на регулярной и нерегулярной основе сотрудникам с целью их мотивации для увеличения дохода, прибыли и удовлетворенности гостей.

Расходы, связанные с заработной платой

Включают все дополнительные затраты, которые отель несет по обеспечению нужного штата персонала:

Налоги на заработную плату
Выходные пособия,
Социальный пакет (дополнительные страховки или компенсация проживания)

Прочие затраты подразделения

Прочими затратами по системе USALI называют все остальные расходы департамента проживания, кроме затрат на персонал.

Перечень прочих затрат:

Чистящие средства — закупка химии и расходников для уборки номерного фонда и общественных зон департамента проживания.
Кластерный платеж — обязательные взносы/платежи в адрес управляющей компании, кластера или сети за общие сервисы и поддержку.
Комиссионные платежи — комиссии посредникам и каналам продаж (OTA, агентства) за привлечённые бронирования.
Комиссионные платежи по групповым визитам — комиссии туроператорам, агентам или организаторам за групповые заезды.
Комплименты: еда и напитки — расходы на welcome-комплименты и сервисные угощения для гостей в рамках стандартов отеля.
Медиа развлечения в номерах (Телевидение, Интернет) — платежи за ТВ-сервисы, контент, интернет-доступ и сопутствующую инфраструктуру в номерах.
Дополнительные услуги и подарки — расходы на гостевые подарки и дополнительные сервисы, предоставленные без отдельной оплаты (по стандарту или по решению менеджмента).
Услуги по контрактам — оплата подрядчиков по договорам (аутсорсинг, сервисное обслуживание, клининг по контракту и т.п.) в рамках департамента проживания.
Возмещение затрат корпоративного офиса — компенсация распределённых расходов головного офиса/центра (shared services), относимых на проживание.
Оформление номеров — затраты на декор, украшение и подготовку номеров (в т.ч. под события/пакеты).
Взносы и подписки — членские взносы и подписки на профессиональные сервисы/платформы, используемые подразделением.
Развлечение — для гостей и клиентов — расходы на мероприятия и активности для гостей (без выделения в отдельный департамент).
Аренда оборудования — аренда техники и инвентаря, необходимого для работы проживания (например, дополнительная техника для номеров).
Размещение гостей в других объектах — оплата размещения гостей в альтернативных отелях при овербукинге/нештатных ситуациях.
Расходные материалы в номерах — гостевые принадлежности и мелкие расходники (amenities), пополняемые в номерном фонде.
Доставка гостей — расходы на трансфер/такси/шаттлы, оплаченные отелем для гостей по политике сервиса.
Прачечная и химическая чистка — услуги стирки и химчистки гостевого текстиля и иных материалов по потребности номерного фонда.
Лицензии и разрешения — платежи за лицензии/разрешительные документы, необходимые для оказания услуг проживания.
Белье — закупка и обновление постельного белья, полотенец и сопутствующего текстиля для номерного фонда.
Разное — прочие мелкие расходы подразделения, не попавшие в отдельные статьи, но относящиеся к проживанию.
Комплектация номеров — закупка и замена оснащения номера (мелкая техника, предметы интерьера, инвентарь) в рамках стандартов.
Почтовые и курьерские услуги — расходы на отправку/доставку документов и предметов (в т.ч. гостевых) курьерскими и почтовыми службами.
Печать и Полиграфия — печать карточек, буклетов, папок, гостевых материалов и прочей полиграфии для проживания.
Затраты на резервирование (бронирование) — расходы на системы бронирования, channel manager, CRS/эквайринг по бронированиям и сопутствующие сервисы.
Лицензионные платежи за использование интеллектуальных и других прав — роялти и платежи за использование бренда, контента, программных продуктов или иных прав, относимых на проживание.
Обучение персонала — затраты на тренинги, обучение и аттестации сотрудников департамента проживания.
Командировочные расходы (представительские) — расходы на деловые встречи и представительские мероприятия, связанные с задачами подразделения.
Командировочные расходы (проживание и прочие) — расходы на поездки сотрудников (проживание, суточные, транспорт и пр.), относимые на проживание.
Расходы на форменную одежду — закупка, пошив и обновление униформы сотрудников департамента проживания.
Стирка форменной одежды — расходы на стирку и обслуживание униформы сотрудников (собственная прачечная или подрядчик).

Подробнее о составе каждого показателя, что в него входит, как его рассчитать и из какой программы загрузить можно узнать из нашего учебного курса или из встроенной в программу справочной системы.

Стандарт предлагает не только шаблон отчетов, для анализа доходов и затрат гостиницы, но и подробное определение каждого показателя. Исходный язык текста стандарта — английский. Познакомиться с содержимым стандарта и примером перевода стандарта на русский язык можно в презентации.

Обзор определений статей департамента проживание в системе USALI (.ppt)

USALI Отчет «Проживание» в формате Excel (.xlsx)

Система счетов USALI предлагает эталонный набор аналитик. В работе отеля использовать их все не обязательно, можно взять за основу предлагаемый набор и создать удобную для вашего предприятия систему счетов. Если необходима более детальная аналитика, любой из показателей отчета можно расшифровать более детально.

Начинать работу по формированию структуру отчетности удобно используя табличные редакторы. Предлагаем вам познакомиться с шаблоном отчета USALI 11 редакции в формате Excel (.xls), который вы можете взять за основу и создать удобный для вас вариант.

После того как структура отчета согласована ее можно загрузить в программу управленческого учета и настроить миграцию фактических данных из программ, в которых ведется первичный учет.

Присоединяйтесь к группе USALI в Телеграмм. В группе вы не пропустите новые статьи и сможете обсудить существующие.