CAPEX — долгосрочные вложения в активы и значимые улучшения: обновление номерного фонда, реконструкция общественных зон, инженерные системы (HVAC, BMS, лифты), крупные IT-инвестиции, экопроекты (солнечные панели), безопасность (пожарная сигнализация, CCTV). Эти затраты капитализируются и амортизируются.

OPEX — повседневные расходы периода: расходники, мелкий ремонт, сервисные контракты, коммунальные, зарплаты, маркетинг. Они не увеличивают стоимость актива, а списываются сразу (или по периоду оказания услуги).

Связка с USALI 12:

Текущий / содержательный ремонт проходит по отделам (Rooms, F&B, POMEC и др.) как OPEX;
капитальные вложения идут в Construction in Progress (CIP) до ввода в эксплуатацию, далее — в состав ОС, амортизируются и попадают в Fixed Charges (Depreciation & Amortization);
FF&E Reserve (обычно 2–5% от выручки) формируется и тратится на регулярное обновление номерного фонда и основных средств по циклу бренд-стандартов.

Жизненный цикл CAPEX-проекта

Инициирование
Идея рождается из бренд-стандартов, стратегии собственника, требований безопасности/закона, рекомендаций GM или главного инженера, данных NPS/CSI и отзывов гостей.
Бизнес-кейс (TEO)
Определяем объём и эффект: целевой RevPAR uplift, долю закрытых номеров и потери выручки на период работ, экономию энергии, влияние на GOP/NOI, риски и ограничения. Готовим финансовую модель с NPV/IRR/Payback.
Оценка и бюджетирование
Смета по WBS, календарный план, источники финансирования (FF&E резерв, собственные средства, кредит). Раскладываем CAPEX по категориям: FF&E, инженерия, IT, Public Areas, безопасность, ESG.
Согласования (stage-gates)
Матрица лимитов и ответственности. Документ AFE (Authorization For Expenditure): цель, смета, KPI, сроки, риски. Для крупных проектов — инвестиционный комитет.
Закупки и контракты
RFP/RFQ, минимум 3 котировки, критерии выбора (цена, срок, гарантия, TCO, сервис). Контракты: фикс-прайс vs cost-plus, SLA, график платежей, удержания (retention), штрафы, порядок Change Orders.
Исполнение
Контроль плана/факта по срокам, бюджету, качеству. Учёт обязательств (Committed), акты КС-/этапов, фотофиксация, авторский и технадзор. Управляем простоями номерного фонда.
Ввод в эксплуатацию
Перевод из CIP в ОС, компонентный учёт (разные сроки полезного использования для фасада/инженерии/мебели), старт амортизации. Обновление паспортов, гарантий, инструкций.
Post-audit
Через 6–12 месяцев — сравнение фактических KPI с планом: RevPAR uplift, снижение OPEX/кВт⋅ч на занятую комнату, отзывы гостей, ROI. Закрываем уроки (lessons learned), корректируем стандарты.

Категории CAPEX в гостинице и их KPI

FF&E (мебель, свет, ковролин): целевой рост RevPAR/ADR, NPS/CSI, сокращение жалоб.
Инженерия (HVAC, котлы, лифты, BMS): kWh/Occupied Room, коэффициент аварийности, простои.
IT/инфраструктура (сетевое ядро, Wi-Fi, IPTV, PMS/ERP-апгрейды): скорость/стабильность, жалобы гостей, SLA.
Public Areas (лобби, рестораны, SPA): выручка F&B, средний чек, конверсия посещений.
Безопасность/комплаенс (пожарка, CCTV): соответствие нормам, риск-профиль, штрафы.
ESG/энергия (солнечные панели, рекуперация): снижение OPEX, углеродный след, имидж бренда.

Политика капитализации должна чётко фиксировать пороги, критерии «улучшения» vs «поддержания», сроки полезного использования и метод амортизации по классам активов.

Горизонты и инструменты планирования

CAPEX-masterplan на 5–10 лет — цикл реновации номерного фонда, требования бренда, план расширений, капремонты инженерии.
Годовой CAPEX-бюджет — детализация по проектам и WBS, лимиты департаментов, резерв на непредвиденные работы.
Rolling forecast (квартал/месяц) — пересчёт ETC/EAC, актуализация сроков, учёт отклонений.
Платёжный календарь — авансы и прогресс-платежи, кассовые пики на 13 недель вперёд.
Сезонность — критично: крупные работы в низкий сезон, поэтажно и по корпусам, чтобы «не давить» ADR и не терять ревенью.

Финансовые метрики и модель

NPV — дисконтированная чистая стоимость проекта.
IRR — ставка дисконтирования, при которой NPV = 0.
Payback / Discounted Payback — сроки окупаемости (простая и дисконтированная).
ROI/ROCE — рентабельность инвестиций/задействованного капитала.
ETC/EAC — стоимость до завершения и ожидаемая стоимость при завершении (управление бюджетом).
RevPAR uplift — прирост RevPAR после реновации по отношению к baseline и контрольной группе/рынку.
Energy cost per Occupied Room — снижение кВт⋅ч/комнату и руб/комнату.

Практика: включайте senstivity-анализ (±ADR, ±загрузка, ±курс, ±цена материалов) и сценарии (base/optimistic/conservative).

Закупки и контрактование: как избежать «скрытых потерь»

Проводите RFP/RFQ с прозрачной матрицей оценки: цена, срок, гарантии, сервис, опыт, TCO.
Храните журнал решений: кто победил и почему (для аудита и корпоративной памяти).
Выбирайте модель оплаты: фикс-прайс снижает риск удорожания, но требует точного ТЗ; cost-plus гибче при R&D/нестандартных работах.
Закладывайте retention 5–10% до конца гарантийного срока.
Change Orders — только через формальный процесс с пересчётом бюджета/сроков/эффекта.
QC/QA: чек-листы приёмки, фото, скрытые работы, метки на ключевых узлах, авторский и технадзор.

Учёт, капитализация и USALI

В период работ все затраты идут в CIP; по завершении — в ОС с разбиением на компоненты.
Определяем сроки полезного использования по компонентам (например, фасад 20 лет, мебели 7 лет, IT-сеть 5 лет).
Амортизация попадает в Fixed Charges; это влияет на NOI и оценку стоимости актива.
При признаках обесценения (снижение загрузки, экономический шок) — проводим импэйрмент-тест.
Чётко разделяйте поддерживающий ремонт (OPEX) и улучшающий (CAPEX), чтобы не «раздувать» актив и не искажать P&L.

Дашборды и управленческие отчёты

Минимальный набор экранов контроля:

Портфель проектов — статус, % выполнения, критический путь, задержки, ответственные.
Бюджет CAPEX — Approved vs Committed vs Actuals vs EAC, пояснения отклонений.
Платёжный календарь — видимость на 13 недель, крупные платежи, ожидаемые кассовые разрывы.
Операционное влияние — закрытые номера/этажи, потерянные ночи, компенсационные меры RM.
KPI эффективности — NPV/IRR/Payback, RevPAR uplift, Energy savings vs baseline.
Post-audit — фактические результаты завершённых проектов, база уроков и стандартов.

Риски и профилактика

Scope creep — рост объёма работ: stage-gates, жёсткая фиксация scope, резерв на непредвиденные 5–10%.
Срыв сроков — PERT/критический путь, штрафы, еженедельные стендапы, канбан по рискам.
Рост цен/валютные риски — ранние закупки ключевых позиций, валютные оговорки, хеджирование.
Простой номерного фонда — работы в низкий сезон, поэтажные перекрытия, временное перераспределение.
Недостижение эффекта — пилоты/MVP на части фонда, реалистичный baseline и контрольная группа, обязательный post-audit.
Контрагентские риски — KYC/Reference check, банковские гарантии, страхование ответственности.

Практические шаблоны

1. CAPEX Request / AFE

Название и цель проекта, связь со стратегией/бренд-стандартами.
Описание работ, WBS, ключевые допущения.
Смета, план фин-потоков, источники финансирования (включая FF&E резерв).
KPI: NPV, IRR, Payback, RevPAR/energy effect.
Риски и план их снижения, план коммуникаций по гостям.
Матрица согласований и лимиты.

2. Чек-лист приёмки/ввода

Соответствие ТЗ и бренду, акты скрытых работ.
Паспорта, сертификация, гарантии, обученные ответственные.
Компонентное разнесение, даты и ставки амортизации.
План пост-аудита и контрольные метрики.

3. Post-Investment Review

Plan vs Actual по срокам, бюджету, качеству.
Фактический RevPAR uplift/энергоэффект, обратная связь гостей.
Корректировки стандартов и уроки для следующих проектов.

Ошибки, которые стоят дорого

Капитализируем то, что не улучшает актив (искажение P&L/баланса).
Недооцениваем простои и эффект на RevPAR.
Контракты без SLA/штрафов/retention.
Отсутствует резерв на непредвиденные, нет формального Change Order.
Нет post-аудита — повторяем те же ошибки.
Данные «раскиданы» по Excel/почте — руководству не видно ни статуса, ни риска.

Как Finoko помогает выстроить CAPEX по USALI

Единая модель данных: проекты, WBS, контракты, поставщики, обязательства, документы — в одном месте.
Планирование: 5–10-летний masterplan, годовой бюджет, rolling-forecast; привязка к FF&E резерву.
Платёжный календарь: расчёт и визуализация Approved/Committed/Actuals/EAC; контроль кассовых разрывов, интеграции с банками и ERP/PMS.
USALI-дашборды: Fixed Charges, амортизация, влияние на GOP/NOI, RevPAR/energy effect.
Workflow и аудит: AFE-согласования, 3-котировки, Change Orders, журнал решений, история изменений.
Капитализация: автоматический перевод из CIP, компонентный учёт, старт амортизации по классам активов.
Post-audit: сравнение факта с бизнес-кейсами, база лучших практик, репозиторий уроков.

CAPEX в гостинице — это управляемый инвестиционный процесс, а не «разовые ремонты». Он требует дисциплины в бизнес-кейсах, закупках, контрактовании, учёте и дашбордах. При связке с USALI 12 и грамотным управлением портфелем CAPEX повышает RevPAR, снижает OPEX, растит GOP/NOI и стоимость актива. Если вы хотите сделать это быстро и прозрачно, используйте подходы и инструменты, описанные выше. Для ускорения внедрения и живых дашбордов по USALI — подключайте Finoko: от masterplan и платёжного календаря до капитализации, амортизации и post-аудита инвестиций.