Отчетность в системе USALI по направлению “IT и связь в гостинице” отображает утвержденные согласно единому стандарту статьи расходов для соответствующего департамента. Благодаря стандартизации у экономиста появляется возможность корректно отслеживать динамику изменений финансовых показателей, своевременно выявлять критические отклонения от заданных порогов. В обзоре приведен “классический” пример учета, допускается внесение корректировок, за исключением дополнения и замещения утвержденных категорий.

Структура стандартных отчетов it и связь в гостинице

С целью большей детализации компании могут разрабатывать дополнительные суб-счета, которые затем должны быть свернуты и включены в подходящие по смыслу категории. Также, в рамках адаптации под особенности деятельности предприятия, возможно удалении избыточных статей и редактирование (переставление столбцов местами). Пример стандартной структуры приводим ниже (скриншот таблицы).

Затраты на оплату труда и связанные расходы

Раздел включает в себя всю совокупность расходов, относящихся к выплате заработной платы сотрудникам постоянным и временным, сопутствующим затратам, издержкам на обслуживание. Далее приводим стандартные подразделы развернуто (для отчетности по направлению it и связь в гостинице).

Заработная плата

Расходы на управление подразделением и оплату работы исполнителей по направлениям:

Информационные технологии.
Телекоммуникации.

Обе строки сводятся в итоговую заработную плату.

Отдельно рассчитываются расходы по группам:

Проценты и прочие, связанные с выплатой заработной платы расходы.
Трудовые договора временные, арендованный персонал, привлеченный внешними подрядчиками (как правило, применяется почасовая, либо сдельная ставка).
Премии и стимулы, как регулярные, так и периодические, выплачиваемые с целью мотивации сотрудников.

Затраты по отдельным направлениям суммируются с итогами по заработной плате.

Следующий подраздел включает основные, связанные с выплатой заработной платы расходы:

Отчисления налоговые.
Выплаты дополнительного характера — больничные, отпускные, материальная помощь.
Социальный пакет.

Статьи сводятся в строку “Платежи”. По итогам расходы по всем подразделам суммируются и выводятся общие (совокупные) затраты на оплату труда и связанные расходы.

Применяемое разделение уместно и дает возможность отделить безусловные, постоянные затраты от ситуационных плавающих.

Стоимость услуг

В раздел заносятся значимые для департамента расходы, связанные с использованием связи и интернет. Нерелевантные категории могут удаляться. К примеру, может быть достаточно строк “мобильная связь”, “интернет” и прочие. Но, разделение звонков на местные и междугородные полезно, с точки зрения контроля за наиболее затратной статьей (если используются стационарные телефоны).

Стоимость мобильной связи — включает себестоимость услуг сотовой связи и связанного оборудования, необходимого сотрудникам гостиницы.

Стоимость интернета, предоставляемого бесплатно сотрудникам и посетителям гостиницы.

Стоимость местных звонков по служебной необходимости, включенных в пакет услуг для посетителей, связанные затраты на подключение и использование магистральных линий, налоги.

Стоимость междугородних звонков: аналогично предыдущей строке, но рассчитывается для затрат на связь за пределами региона, в котором находится отель.

Стоимость прочих услуг: все, не включенные в предыдущие пункты затраты на телекоммуникацию.

Указанные выше статьи сводятся в строку “Итого стоимость услуг”.

Системные затраты

В данный раздел включаются все затраты департамента на закупку и обслуживание специализированных продуктов. Расходы разбиты по соответствующим направлениям. Предусмотренные статьи:

Административный и общий — ПО и софт для обеспечения работы финансового отдела, бухгалтерии, службы безопасности видеонаблюдения.
Централизованные системные затраты (корпоративные системы управления).
Управление потреблением энергии — расходы на системы энергоснабжения предприятия.
Рестораны и Бары (кассовая система, бронирование столиков и т. п).
Гольф — вносятся издержки, связанные с работой системы бронирования услуги и сопутствующие кассовые.
Оборудование аппаратное (приобретение и обслуживание).
Спа и фитнес центр — аналогично статье “гольф”.
Отдел кадров — обеспечение учета человеческих ресурсов.
Информационная безопасность — затраты на приобретение и обслуживание соответствующего софта.
Сети и сетевая инфраструктура — диспетчеризации, профилактика инженерного оборудования.
Парковка — расходы на систему управления.
Содержание и обслуживание имущества — компьютеров, связанных аксессуаров (мышь, клавиатура).
Номера — затраты на связанные с бронированием услуги продукты.
Продажи и маркетинг — расходы системы управления продажами, включая CRM-комплексы компании.
Телекоммуникации (VoIP, T-1 и т.п), не относящиеся к разделу “Стоимость услуг”.
Прочие, не включенные в остальные пункты затраты.

Все приведенные выше статьи суммируются в строке “Итого системные затраты”.

Прочие расходы

Все затраты департамента, не подходящие для внесения в предыдущие, основные разделы выводятся как “прочие расходы”. Стандартный набор строк включает 15 статей и может быть сокращен за счет урезания пунктов, не подходящих для департамента ИТ и связь конкретной компании:

Услуги кластерные.
Затраты корпоративного офиса (возмещение).
Услуги профессиональные.
Подписки и взносы.
Развлечение — в отеле.
Аренда оборудования.
Разное.
Расходные материалы.
Прочее оборудование.
Хранение данных и оптимизация.
Обучение.
Издержки командировочные (напитки и еда, представительские).
Затраты на униформу.
Расходы в рамках командировок прочие — транспортные, проживание и т. п.
Стирка в прачечной (внутренней и сторонней) форменной одежды.

Указанные суммы издержек складываются в строке “Прочие расходы итого”, далее складываются показатели по всем разделам, выводятся “Итого расходы” департамента.

Как работать со стандартом самостоятельно и как автоматизировать учет

Процесс освоения и практического применения учета по стандарту достаточно прост. Но, на первом этапе рекомендуется вести отчетность вручную, заполняя таблицы Excel. Так специалист сможет понять систему изнутри, научится грамотное ее адаптировать в соответствии со спецификой компании. Также подход позволит видеть ошибки коллег в дальнейшем. Для упрощения процесса можно сократить количество категорий в таблицах до необходимого минимума, допустимого без ущерба корректности выводимых показателей. Ключевое — анализ данных в динамике, иначе отслеживать отклонения от нормальных значений не получится. Но не стоит задерживаться на первом этапе.

На следующем шаге отчетность нужно автоматизировать, что исключит связанные с человеческим фактором ошибки, позволит быстро обрабатывать крупные массивы данных. Для компаний с разветвленной сетью подразделений автоматизация — это единственное верное решение. Единая система счетов гостиницы хорошо совмещается с ETL-системами. Симбиоз позволит приводить к общему виду информацию из разноплановых источников. Далее сведения систематизируются с помощью методики USALI. По итогу у экономиста перед глазами понятная картина показателей, опираясь на которую он сможет сформировать четкие рекомендации для руководства.

Подводя итоги

Рассматриваемая методика разрабатывалась с целью упрощения ведения учета специалистами крупных компаний. Для каждого подразделения были созданы отдельные стандарты на основе общего. It и связь в гостинице — это система учета, с помощью которой можно отслеживать динамику расходов, вовремя внося необходимые корректировки. Далее возможно совмещение результатов отчетностей от разных департаментов, формирование единой, целостной картины для руководства предприятия, выявление проблемных направлений.