В современном бизнесе, особенно в сфере гостиничного хозяйства, одним из ключевых показателей, позволяющих оценить эффективность труда, является FTE (Full-Time Equivalent) или эквивалент полной занятости.

FTE — это количество рабочих часов, которые эквивалентны полному рабочему времени одного сотрудника за определённый период.

В данной статье мы рассмотрим, как рассчитывается FTE и как этот показатель применяется для анализа работы гостиницы. В системе счет USALI 12 версии для анализа эффективности использования рабочего времени добавлен новый отчет под номером 15.

Как Рассчитывается FTE?

Расчёт основан на подсчёте общего количества отработанных часов за определённый период и соотнесении их с нормой рабочего времени. В большинстве стран нормативная база предполагает 40-часовую рабочую неделю, но в гостиничном бизнесе могут быть и другие временные рамки. Формула расчёта выглядит следующим образом:

FTE =

Общее количество отработанных часов

Количество нормативных часов в неделю

Пример Расчёта

Предположим, в гостинице работает 50 сотрудников, и каждый из них отработал по 30 часов в неделю. Общее количество отработанных часов будет:

30 * 50 = 1500 часов

Если полная занятость составляет 40 часов в неделю, то полный рабочий график должел был быть 40 * 50 = 2000 часов. В этой ситуации расчёт FTE будет следующим:

FTE = 30 * 50 часов = 1500 = 0,75

40 * 50 2000

Таким образом, в данной гостинице имеется 0.75 FTE, что означает, что нагрузка, которую выполняют сотрудники, соответствует 0.75 полным рабочим местам.

Использование FTE для Анализа Работы Гостиницы

1. Оценка Эффективности Персонала

Использование FTE позволяет руководству гостиницы оценивать, насколько эффективно используется рабочая сила. Например, при сравнении показателя с доходами гостиницы можно выявить закономерности: если увеличение числа сотрудников не ведёт к росту доходов, это может свидетельствовать о том, что затраты на персонал завышены или не оправданы.

2. Планирование Бюджета

FTE служит важным инструментом для планирования бюджета. Опираясь на этот показатель, менеджмент может более точно оценить потребности в рабочей силе и соответствующим образом откорректировать бюджет на оплату труда, сокращая или увеличивая штат в зависимости от сезонных колебаний и ожидаемой заполняемости гостиницы.

3. Оптимизация Рабочих Процессов

Сравнение FTE в разных подразделениях гостиницы позволяет выявить узкие места и области для улучшения. Например, если в одном из ресторанов или на ресепшене наблюдается высокий FTE, это может свидетельствовать о недостаточной автоматизации процессов или неэффективной организации работы.

4. Учет Сезонности

Гостиничный бизнес часто подвержен сезонным изменениям. С помощью показателя можно более точно планировать набор временного персонала в пиковые сезоны, что позволит оптимизировать работу и избежать издержек.

Автоматизация расчета FTE

Учет рабочего времени по подразделениям

Автоматизация расчета на базе программного обеспечения Финоко позволяет внедрить систему, которая будет эффективно учитывать рабочее время по каждому подразделению. Это включает в себя:

Систематизацию данных: Создание единой базы данных, где собирается информация о рабочих часах сотрудников, включая их распределение по подразделениям.

Отчетность: Формирование отчетов, позволяющих руководству видеть, сколько FTE задействовано в каждом подразделении, и как это соотносится с планируемыми показателями.

Анализ нагрузки: Возможность проводить анализ нагрузки на персонал в различных подразделениях, выявляя перегруженность или наоборот, избыточные ресурсы.

Учет сменного персонала

Для компаний, использующих сменную работу, автоматизация расчета FTE имеет особое значение:

Динамическое планирование: Система позволяет учитывать различные графики работы, что просто невозможно вручную. Например, в производственных компаниях это может быть учет утренних, дневных и вечерних смен.

Справедливое распределение нагрузки: Автоматизированная система позволяет контролировать количество часов, отработанных каждым сотрудником, обеспечивая справедливое распределение рабочих обязанностей.

Интеграция с системами учета рабочего времени: Система Финоко может интегрироваться с существующими системами учета рабочего времени, электронными проходными и системами контроля доступ, что упрощает процесс и минимизирует ошибки.

Учет фактически отработанного времени

Фактическое отработанное время – еще один важный параметр, который учитывается в автоматизации расчета FTE в системе Финоко:

Мониторинг рабочего времени: Используя электронные системы для регистрации рабочего времени (например, карточки доступа или биометрические системы), организации получают возможность точно отслеживать фактически отработанное время.

Сопоставление с планом: Автоматизация позволяет легко сопоставить хочется (планируемые) и фактические показатели, что дает возможность оперативно корректировать графики работы и нагрузки.

Управление отсутствием: Отсутствие сотрудников может серьезно повлиять на производительность. Автоматизация позволяет следить за отсутствием сотрудников, анализируя его причины и помогая в дальнейшем управлении кадровыми ресурсами.

Автоматизация расчета и учета рабочего времени персонала – это мощный инструмент для оптимизации работы организации. Она позволяет более эффективно распределять ресурсы, контролировать фактическую загруженность сотрудников и минимизировать риски, связанные с управлением человеческими ресурсами.

Заключение

FTE (эквивалент полной занятости) — это мощный инструмент для гостиничного бизнеса, позволяющий не только проводить глубокий анализ работы персонала, но и оптимизировать процессы, планировать бюджет и принимать обоснованные решения. В условиях высокой конкуренции в гостиничной сфере способность эффективно управлять трудозатратами напрямую влияет на успех бизнеса, и использование FTE становится необходимостью для достижения стабильных и высоких результатов.