background

Автоматизация гостиницы: формирования отчетности по системе USALI

Наша компания, или партнеры в Вашей стране помогут настроить структуру отчетов, подключить и сопоставить справочники, помогут запустить системы автоматизации гостиницы по формированию отчетов по стандарту USALI. Помимо этого, есть возможность передать объемные участки работы партнерам по ведению учета. Автоматизация гостиницы не простая задача, доверьте свою работу профессионалам, которые проверены временем.

Нужны ли Вам услуги по подготовке отчетности USALI?

Для того, чтобы понять все преимущества стандарта USALI на практике, необходимо полностью разобраться во всех нюансах. Контроль работы департаментов, возможность сравнивать показатели с итогами других отелей, анализ показателей за разные периоды времени. И это лишь малая часть того, что может международный стандарт USALI. Хотите получать отчеты по системе USALI ежедневно и в автоматическом режиме? Тогда наши предложения подходят именно Вам.

Дорожная карта автоматизации гостиницы по внедрению USALI

Анализ используемого программного обеспечения

Если вы работаете в отеле у вас уже скорее всего достаточно много программного обеспечения используется. Автоматизация гостиницы начинается с анализа того что уже есть. Первый шаг – это анализ имеющегося ПО и структуры данных в каждой системе. Каждая из программ в которой регистрируются операции содержит объекты аналитического учета. Различные наименования для однотипных объектов учета – это норма жизни когда программных продуктов много.

Вы значительно сократите затраты на автоматизацию, если составите список используемых программ. И, по возможности, приведете все справочники к вашему внутреннему стандарту. Не очень важно как именно будут назваться ваши тарифы на поселение, лишь бы они одинаково назывались во всех учетных системах.

Результатом этого этапа должен быть список используемого ПО.

Анализ имеющейся управленческой отчетности

Анализ имеющейся отчетностиУправленческие отчеты есть всегда. Если вы смотрите выручку по категориям номеров, затраты по статьям, движение денег  – у вас уже есть какая-то система.

Любое улучшение основывается на уже существующей структуре и подходах к учету. На имеющихся таблицах Excel и исторических данных. Чем больше получиться сохранить данных о прошлых периодах – тем более ценной получиться новая система. Вы можете найти пример отчета департамента проживания на этой странице.

Результатом этапа могут являться таблицы в Excel с аналитикой доходов, расходов, номенклатурой подразделений.

Разработка системы отчетности на базе USALI

Анализ система учетаСистема счетов USALI – это набор лучших практик формирования отчетности. Стандарт большой и в нем находят полезные примеры для себя и транснациональные сети и микро предприятия. Чаще всего запуск системы USALI в полном объеме и на 100% на отдельно взятом отрезке времени для большинства гостиниц неэффективен. Затраты на такую работу будут значительно превышать пользу.

Автоматизация гостиницы должна быть основана на эффективном использовании ресурсов. Разумный подход заключается в создании дорожной карты поэтапного внедрения в процессы отеля отдельных частей системы USALI. Например, вы можете начать с отчета по проживанию, затем запустить сводный отчет, через пол года перейти к анализу работы ресторанов, а еще через год начать анализировать показатели по всему бизнесу.

Возможным вариантом может быть запуск отчета SPA и Фитнес центра, внедрить все показатели этого департамента, отработать все механизмы согласования планов деятельности и контроля результатов, адаптировать систему мотивации. Когда в одном подразделении будет получен эффект от запуска системы – распространять этот опыт на другие подразделения будет значительно легче.

Наша компания готова помочь вам в подготовке дорожной карты автоматизации по системе USALI. Мы прошли этот путь с большим количеством объектов и хорошо понимаем как помочь вам сделать следующий шаг в развитии именно вашего предприятия.

Конечным результатом данного шага является документ с понятным для всех участников последовательным планом внедрения компонентов системы в бизнес процессы гостиницы.

Установка ПО и настройка миграции данных

Установка ПО и настройка миграции данныхСамый простой этап работы – это установить программное обеспечение. Обычно процесс установки занимает от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от нужного комплекта.

После установки и подключения программ первичного учета к системе отчетности следует этап настройки сопоставления (мэпинга) данных. На этом этапе для каждой статьи в отчетах USALI задается источник фактических данных. Этап сопоставления может занимать от нескольких недель для небольших систем до месяцев в больших объектах.

Важно понимать, что управленческий учет отражает результаты процессов работы в гостинице. Происходящие процессы – это не что-то постоянное, все меняется. Изменения в работе, специализации, маркетинговые эксперименты, усилия по совершенствованию процессов изменяют структуру аналитики в учетных системах. Поддерживать полноту сопоставления (мэпинга) нужно регулярно.

Итогом этапа мэпинга данных является автоматизированная система формирования отчетов о фактических результатах работы подразделений.

Моделирование процессов и автоматизация системы планирования

Моделирование процессов и автоматизация системы планированияБюджетирование в гостиничных предприятиях начинается с таблиц Excel. По мере роста и развития бизнеса растет количество пользователей управленческой информации и увеличивается важность оперативного получения информации.

План, внесенный в виде фиксированных значений, очень быстро устаревает и приносит мало пользы в работе. Десять, двадцать лет назад можно было себе позволить иметь план деятельности на пятилетку и его можно было использовать как основу контроля. В современном мире все меняется на сколько быстро, что планы приходиться пересчитывать ежемесячно, а в ряде компаний в бюджете отражают корректировки еженедельного брифинга.

Автоматизация гостиницы на базе специализированного программного обеспечения для сбора данных и формрования отчетности позволяет перейти от формирования планов в виде фиксированных значений к планированию на основе финансовой модели и операционных драйверов.

Результатом этапа является автоматизированная система планирования, которая позволяет быстро пересчитывать бюджеты и планы под актуальную ситуацию.

Автоматизация расчета KPI гостиницы по системе USALI

Автоматизация расчета KPI гостиницы по системе USALIФинансовые показатели в бюджете отражают конечный результат работы длинной цепочки процессов отеля. Автоматизация гостиницы предполагает формализацию процессов и выявление измерителей или показателей оценки эффективности. Именно процессы определяют результат. Контроль эффективности процессов на основе проверенного временем набора ключевых показателей поможет управлять процессами.

Система USALI предлагает метрик по каждому департаменту. Автоматизация расчета индексов – следующий шаг в дорожной карте автоматизации учета.

Итогом этого этапа является автоматизированная система показателей деятельности по ключевым процессам.

Анализ работы гостиницы

Анализ работы гостиницыУправление процессами заключается в последовательности DMAIC. Этот акроним предполагает, что вы должны

  • определить в чем цель процесса,
  • измерить результат работы,
  • проанализировать (сравнить фактические результаты с ожидаемыми или плановыми)
  • улучшить работу процесса, внести изменения
  • контролировать (регулярно проверять, что все работает как должно)

Автоматизация гостиницы помогает вам на каждом этапе этого цикла получать нужные данные и эффективно справляться с поставленными задачами.

Когда вы определяете процесс в системе отчетности создается показатель (или группа)  для которого вы задаете ожидаемое значение. Для показателя задается источник данных о фактических результатах и допустимое значения отклонения. Очевидно, что очень скоро показателей становиться очень много и контролировать все уже не просто. Качественно созданная система позволяет обращать внимание на отклонения, предупреждает о необходимости корректировки работы отдельных процессов.

Результатом автоматизации анализа процессов гостиницы является настроенная система предупреждений, которая обращает внимание всех участников процессов когда период еще не закончился, когда еще можно повлиять на результат.

Предиктивная аналитика и прогноз результатов работы

прогноз результатов работы гостиницыАвтоматизация гостиницы позволяет собирать статистику и формировать на ее основе прогнозы. Программные средства позволяют не только собирать и анализировать данные о свершившихся операциях, но и выделять тенденции, обнаруживать сезонные колебания и прогнозировать значения показателей.

Математические модели основанные на исторических данных, обогащенные статистикой из открытых источников, позволяют прогнозировать большинство показателей и использовать значения прогнозов при пересчете бюджетов или расчете отдельных сценариев.

Отчеты на основе расчета прогноза показателей не могут “заглянуть в будущее”, но они прекрасно “находят” положительные и негативные тенденции в тысячах показателей системы отчетности.

 

На каком бы вы этапе автоматизации не находились сейчас, мы готовы помочь перейти на следующий уровень автоматизации. Наша компания разработала большое количество инструментов для автоматизации учета и накопила богатый опыт, которым мы готовы делиться. Стоимость и сроки данной услуги не могут быть фиксированными. Мы готовы к обсуждению.

48

Изучаем USALI 12: Основы управленческого учета гостиницы

Еженедельные онлайн встречи и группа для обсуждения вопросов использования USALI 12

Приглашаем Вас принять участие в совместной работе по изучению изменений редакции 12 системы счетов USALI.

 

Один раз в неделю мы проводим онлайн встречи для обсуждения изменений в системе учета по стандарту USALI. Для обсуждения вопросов использования системы мы используем группу в которую приглашаем всех участников онлайн мероприятий.

 

Продолжительность онлайн встречи: 1 час

Дата и Время:  10:00 в четверг

Условие участия: бесплатно по предварительной записи

Структура встречи:

30 минут: обзор темы от организаторов

20 минут: мнения экспертов и комментарии специалистов

10 минут: ответы на вопросы и анонсы следующих мероприятий

Ссылки на онлайн встречу публикуется в группе

 

Расписание встреч и темы обсуждений:

13.06.24  в 10-00 Общий обзор изменений в системе USALI 12

20.06.24  в 10-00 Изменения в отчетности департамента “Проживание”

27.06.24  в 10-00 Изменения в отчетности департамента “Питание и напитки: FnB”

04.07.24  в 10-00 Новый отчет “Энергия, Вода и Отходы”: инструменты оценки эффективности использования энергоресурсов и экологичности

11.07.24  в 10-00 Новый отчет “Расходы на бренд и оператора”

18.07.24  в 10-00 Новый отчет “Представительская гостинная или VIP зона”

25.07.24  в 10-00 Особенности учета и анализ затрат на систему лояльности

01.08.24  в 10-00 Новый отчет “Затраты на персонал и FTE”

08.08.24  в 10-00 Изменения в отчетности “Продажи и маркетинг”

15.08.24  в 10-00 Изменения в отчетности “SPA и Фитнес центр”

22.08.24  в 10-00 Изменения в отчетности департамента “Информационные технологии”

 

* расписание и темы предварительные и носит информационный характер, в графике и очередности тем возможны изменения

 

    Записаться на вебинар 20 июня в 10-00

    Заполните форму ниже и включим вас в группу, в которой публикуются ссылки на встречу и проходит обсуждение вопросов





     

    Преимущества и трудности использования USALI в гостиничной индустрии

    Единая система счетов для предприятий индустрии гостеприимства USALI представляет собой стандартизированную систему, которая помогает гостиницам и другим предприятиям предоставляющим услуги размещения гостей вести управленческий учет, бюджетирование и контролировать ключевые показатели деятельности (KPI). Вот некоторые преимущества и трудности использования USALI в гостиничном бизнесе:

    Преимущества:

    • Стандартизация: USALI обеспечивает общую основу для гостиниц в плане представления и анализа их финансовых данных. Такая стандартизация облегчает специалистам отрасли сопоставление показателей эффективности по различным направлениям.
    • Финансовая прозрачность: Следуя руководящим принципам USALI, гостиницы могут обеспечить точность и прозрачность своей финансовой отчетности. Это может повысить доверие инвесторов и помочь в принятии обоснованных управленческих решений.
    • Контроль затрат: система помогает отелям эффективно отслеживать расходы и доходы. Анализируя финансовые данные, управляющие отелями могут выявлять области, в которых можно сократить расходы или увеличить доходы, что ведет к повышению рентабельности.
    • Бенчмаркинг: С помощью стандарта отели могут сопоставлять свои финансовые показатели с отраслевыми стандартами. Это позволяет выявлять сильные и слабые стороны и реализовывать стратегии для сохранения конкурентоспособности.

    Трудности:

    • Сложность: внедрение отчетности в соответствии с полным набором требований USALI может быть сложным и длительным, особенно для небольших отелей с ограниченными ресурсами.
    • Приспособляемость: индустрия гостеприимства динамична, с новыми тенденциями и технологиями, возникающими постоянно. Адаптация USALI к изменениям в отрасли может быть сложной задачей, требующей постоянного обновления и модификации системы.
    • Точность данных: Обеспечение точности финансовых данных, вводимых в систему USALI, имеет решающее значение для надежной отчетности. Любые ошибки или несоответствия при вводе данных могут привести к неточностям в финансовых ведомостях и принятию ошибочных решений.
    • Затраты на автоматизацию: запуск системы отчетности может потребовать инвестиций в программное обеспечение и подготовку персонала. Для некоторых гостиниц первоначальная стоимость внедрения USALI может стать препятствием для внедрения.

    В заключение следует отметить, что, хотя использование стандарта отчетности в гостиничном бизнесе дает очевидные преимущества, необходимо также решить ряд проблем. Понимая эти выгоды и затраты, гостиницы могут принимать обоснованные решения о том, следует ли применять систему USALI и как наилучшим образом использовать преимущества для оптимизации системы управленческого учета гостиницы.

    55

    Анализ действующих объектов и бизнес планирование по системе USALI

    Анализ гостиницы по стандарту USALI – услуга по расчету основных операционных отчетов гостиницы, отчетов общих подразделений (администрации, продажи и маркетинга, ИТ и т.д.), финансовый анализ гостиницы, расчет и анализ ключевых показателей деятельности.

    Сотрудники нашей компании подготовят на основе предоставленных вами данных отчет по стандарту USALI, выполнят анализ гостиницы. При выполнении работы по анализу гостиницы мы используем программное обеспечение Финоко, которое позволяет автоматически получать данные из бухгалтерских программ (например, 1С:Бухгалтерия), POS системы, систем учета в ресторане. Основной результат услуги анализ гостиницы – это итоговый отчет. Вы так же можете продолжить использовать в работе вашей гостиницы настроенную систему сбора данных для формирования отчетности и выполнять анализ гостиницы в дальнейшем самостоятельно.

    Состав отчетности включает в себя сводный отчет о деятельности предприятия в целом. Сводный отчет может включает расчет основных показателей деятельности гостиницы, которые включают в себя доступные номера, проданные номера, загрузку, среднедневной тариф, выручку на доступные номера департамента проживания и всего отеля. Сводный отчет включает общие показатели выручки операционных департаментов и затраты всех департаментов, включая общие и внереализационные. Упрощенная форма позволяет собственникам и высшему руководству анализировать общий результат деятельности.

    Отчеты операционных департаментов: проживания, питания, СПА и фитнеса, позволяют проводить детальный анализ гостиницы. Операционные отчеты формируются методом начисления, то есть на основе первичных документов и являются по своей сути аналогом бюджета доходов и расходов. Стандарт описывает базовый набор статей доходов и расходов. Использование унифицированных статей позволяет проводить сравнительный анализ деятельности отелей в сети отелей или с аналогичными предприятиям в других регионах и странах.

    Отчеты общих отделов включают затраты департаментов:

    • Административный и общий;
    • Информационные и телекоммуникационные системы;
    • Продажи и маркетинг;
    • Содержание и обслуживание имущества;
    • Коммунальные платежи и энергоносители;
    • Питание сотрудников;
    • Прачка.

    Затраты общих департаментов являются аналогом бюджета затрат и отражаются в итоговом финансовом результате деятельности отеля. Затраты общих отделов не распределяются на операционные отделы. Такой подход позволяет разделять вклад каждого отдела и проводить анализ гостиницы в целом.

    Финансовый анализ гостиницы по стандарту включает расчет сводных бюджетов движения денежных средств прямым и косвенным методом, управленческого баланса, общего отчета доходов и расходов и отчета о движении имущества собственников.

    Раздел ключевых показателей деятельности содержит полный набор показателей анализа гостиницы в целом и каждого отдельного департамента, а так же расчет финансовых метрик позволяющих выполнить финансовый анализ гостиницы и оценить текущее состояние бизнеса.

    Почему мы рекомендуем заказать анализ гостиницы в нашей компании:

    • У нас очень большой опыт подготовки отчетности и вы сэкономите огромное количество времени;
    • Доверить подготовку отчетности внешней компании – это возможность получить независимую оценку и анализ вашей гостиницы;
    • После завершения работ у вас останется не только отчет, но и настроенная система подготовки отчетности, которая позволит вам самостоятельно формировать отчетность и выполнять анализ гостиницы.
    57

    “Подружить” экономиста и бухгалтера

    Работа по стандарту помогает определить единые подходы с структуре подразделений, аналитике доходов, статьям затрат и названиям должностей. Эталонный комплекта справочника номенклатуры материалов и продуктов упрощает работу с едиными наименованиями. Порядок в справочниках и порядок в отчетах.

    78

    Готовые справочники и аналитика

    USALI – это эталонный набор управленческих отчетов. Для ведения учета не нужно изобретать таблички, используйте проверенные временем формы отчетов для бюджетов подразделелений, отчетов о доходах и расходах, набор KPI показателей для отеля в целом или отдельных департаментов.

    80

    Использовать оптимальные показатели

    USALI – это проверенная временем система KPI – ключевых показателей деятельности, которая позволяет провести комплексную и всестороннюю оценку деятельности отеля. Система USALI познакомила отели с такими показателями как PARRevRevPARADROcc

    82

    Сравнивать показатели деятельности

    Работа по системе USALI позволяет “говорить на одном языке” тем кто планирует деятельность и тем кто собирает фактические данные о работе компании. Единая методика расчета позволяет сравнивать показатели деятельности за несколько лет, анализировать показатели различных отелей в сети и сравнивать с аналогичными объектами в отрасли.

    84

    Онлайн сервис управленческого учета по USALI

    Автоматизация управленческого учета, обычно это набор потребностей:

    • планировать деятельность предприятия;
    • автоматически получать данные о фактических результатах из программ первичного учета;
    • формировать или предоставить доступ к ключевым показателям KPI через Интернет;
    • анализировать показатели с любого устройства и в любое время;
    • сравнивать показатели деятельности нескольких объектов.

    Программа поставляется в виде двух вариантов: как SaaS сервис на серверах Поставщика услуги или как On Premis приложение с возможностью установки на серверах Заказчика.

    Веб сервис Финоко

    Автоматизировать управленческий учет по системе USALI можно загрузив нужную структуру отчетности из Excel таблиц, создать отчеты в программе или использовать готовый комплект отчетов. Готовый комплект отчетов по стандарту USALI поставляется как отдельный компонент с единовременной оплатой.

    Возможности системы автоматизации управленческого учета

    Консолидация информации по всем направлениям бизнеса и юридическим лицам посредством автоматического сбора данных из используемых программ. Автоматизация управленческого учета на базе Финоко позволит собирать данные в систему отчетности из таких программ как 1С: Бухгалтерия, 1С: Салон красоты, Fidelio, Opera, iiko, RKeeper и т. д.

    Планирование в сервисе возможно по сценариям. Система позволяет создать бюджет по нескольким сценариям как для бизнеса, так и для юридического лица, например, годовой и оперативный.

    Финансовое моделирование сервис предлагает автоматизировать с использованием финансовых моделей. Плановые данные могут быть загружены из формата EXCEL, а могут рассчитываться по сценарию в зависимости от предыдущего периода.

    Единица измерения плана и факта в отчете это месяц, данные можно сравнить:

    • с данными аналогичного месяца прошлого года
    • нарастающий итог с начала года по заданный месяц с аналогичным периодом прошлого года

    Автоматизировать управленческий учет по стандарту USALI можно в веб сервисе.

    Отчет о проживании USALI в программе Финоко

    Структура системы автоматизации управленческого учета

    Все показатели в сервисе Финоко собраны в отчеты:

    • Сводный отчет – основные показатели бизнеса для руководства или собственников.
    • Операционные отчеты: по центрам финансовой отчетности, по направлениям бизнеса, по отделам и т. п. Для анализа прибыльности/эффективности деятельности по направлениям бизнеса
    • Общие отчеты: общехозяйственные/общепроизводственные расходы могут сформированы по отделам — административно-управленческие, инженерно-технические и т. д.
    • Финансовые отчеты: бухгалтерский баланс, бюджет доходов и расходов, БДДС: бюджет движения денежных средств прямым и косвенным методом, движение капитала и т.д.
    • Индикаторы: нефинансовые показатели (KPI) по направлениям деятельности. На основании данных показателей рассчитываются (например Rev, RevPAR, ADR, Загрузка)

    Контроль доступа

    Действия пользователей могут быть ограничены правами. А также система позволяет контролировать доступ к отчетам по мере изменения статуса:

    • редактируется
    • готов
    • закрыт

    Доступ разграничивается по юридическим лицам, отчетам, сценариям плана или отдельным показателям. Корпоративная версия программы позволяет хранить историю изменения значений с регистрацией времени и пользователя, который внес изменения. Для пользователей можно установить обязательную двухфакторную авторизацию через мобильное приложение.

    Ручные операции

    Веб-сервис позволяет автоматизировать управленческий учет — загружать фактических данные из нескольких систем учета, которые можно корректировать дополнительными хозяйственными операциями в ручном режиме.

    База знаний

    В сервисе встроена полноценная учебная платформа, которая включает: учебные статьи по использованию сервиса, видео материалы и описание каждого показателя.

    Безопасность

    Возникают обстоятельства, когда надо очень срочно удалить все данные управленческой отчетности и для этого мы сделали “Красную кнопку”. Нажав на нее, меньше, чем за минуту все информация о вашем бизнесе на наших ресурсах перестанет существовать – мы это гарантируем (никакие средства восстановления данных не помогут – мы умеем удалять безвозвратно).

    89

    Справочная система USALI

    Наша компания адаптирует системы и выпускает справочник ведения учета доходов и затрат по USALI. Наш программный продукт – это удобный сервис, который позволяет разобраться в требованиях стандарта. Важно: мы не продаем текст стандарта. Если вам необходим справочник, мы рекомендуем приобретать его через официальные источники.

    Справочник описывает содержание статей доходов и расходов на русском языке. USALI справочник по системе учетаМеждународный стандарт USALI зарекомендовал себя, как один из успешных систем счетов. Он помогает руководству быстро принимать управленческие решения в работе отеля, ресторана, СПА и др. Вся деятельность оценивается с помощью показателей.

    Приобретая Справочник USALI, Вы получаете все необходимое внедрения системы на вашем предприятии:

    • комментарии к статьям доходов и расходов на русском языке;
    • интеграцию справочной системы в корпоративную систему отчетности;
    • примеры отчетов операцонных подразделений, обслуживающих департаментов и финансовых отчетов разработанных нашей компанией на основе стандарта;
    • шаблоны справочников доходов, расходов и номенклатуры должностей.

    Справочник является дополнением к программе автоматизации управленческого учета и не может работать отдельно.

    Для кого создан справочник USALI?

    Многие, начиная работать со стандартом USALI, или планируя его внедрить в свою работу, пытаются найти руководство пользователя на русском языке. Официальный текст системы счетов выпускается только на английском. Отсюда и возникают проблемы: как работать со стандартом; как распределить статьи затрат; что означают те, или иные обозначения? И это лишь часть вопросов, которые могут возникнуть.

    Поэтому, если Вы:

    • хотите успешно применять стандарт в работе;
    • получать данные, которые помогут в принятии управленческих решений;
    • хотите сэкономить время на “адаптацию” стандарта в своей деятельности,

    то предложение от веб-сервиса с построчными комментариями к системе отчетности создано специально для Вас.

    Чем помогает бизнесу стандарт USALI?

    Стандарт USALI описывает правила отнесения и группировки доходов и расходов гостиницы, а также представления этих данных в отчетах. Для правильной подготовки отчетов важно понимать, какие именно доходы и расходы должны попадать в соответствующую строку отчета.

    Точные и исчерпывающие инструкции представлены в тексте USALI и мы рекомендуем всем, кто изучает систему, приобрести текст и использовать его как истину в последней инстанции. Правом на распространение текста стандарта обладает HFTP (Hotel Financial and Technology Profeccionals). Текст стандарта можно купить в виде книги или в электронном виде по ссылке.

    Справочник USALI на русском языке

    Наш проект разработал и предлагает справочник по работе со стандартом USALI на русском языке. Справочная система содержит рекомендации по настройке аналитики учета для одновременного ведения бухгалтерского учета и USALI, а также содержит примеры отчетов.

    Справочник по работе со стандартом – это видео лекции, текстовые инструкции и он-лайн подсказки по использованию формирования показателей , которые доступны при приобретении модели USALI в веб сервисе автоматизации учета.

    Вы хотели бы освоить работу по стандарту USALI самостоятельно и вам нужен доступ к методическим материалам? Мы готовы показать вам, какая информация есть у нас и предоставить доступ к некоторому количеству учебных лекций.

    Заполните пожалуйста заявку, и мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.

    Справочник USALI
    92

    Консолидация данных из первичных систем учета

    В современной гостинице используется большой набор программного обеспечения. Когда стоит задача автоматизировать управленческую отчетность неизбежно возникает вопрос настройки системы обмена данными. Каждая точка обмена – это настройка соответствий справочников и необходимость контроля полноты передаваемых данных. Система обмена данными – это отдельная программа и системы обмена бывают разного качества. Если вы тратите огромное количество времени на сверку данных между системами постоянно, стоит задуматься о качестве вашего модуля обмена.

    Наша компания десятки лет занимается созданием систем обмена данными. Мы можем предложить готовые модули, удобную системы автоматического контроля работы систем мэпинга, средства мониторинга, бэнчмаркинга и обогащения данных специально разработанных для работы в гостиницах и ресторанах.

    Для подготовки управленческой отчетности по USALI данные можно получить из таких систем как:

    • системы управления номерным фондом: Fidelio, Opera, AmadeusPMS, Sheltor, Logus, 1C Отель, SandSoft Санаторий, InterOtel
    • облачные программы для отелей: bnovo, TravelLine, FrontDesk24
    • управление рестораном: r_keeper, iiko, 1С Ресторан, 1С Трактир, Tillypad, Micros
    • управление SPA и фитнес центром: TNG, 1С Фитнес, 1С Салон красоты
    • прокат инвентаря и розничные магазины: 1С УНФ, 1С Розница
    • бухгалтерский учет: 1С Бухгалтерия (Бюджет, Проф, Корп), 1С ERP, 1С УПП, MS Navision, MS Dynamics, iScala, SAP
    • складской учет: 1С УТ, 1С УНФ
    • кадровый учет и расчеты с персоналом: 1С Зарплата и управление персоналом
    • CRM системы: bitrix24
    • биллинговые системы телефонии и системы платного телевидения
    • системы управления лояльностью

    Использование нашей системы интеграции поможет собрать данные из всех первичных учетных систем в единое информационное пространство. Устанавливать плановые значения для показателей любой информационной системы и контролировать их выполнение.

    Фактические данные собираются из программных продуктов в которых они были первично зарегистрированы. При необходимости фактические данные дополняются ручными операциями. Отдельные участки могут вести реестр операций в табличных редакторах, например Excel или Google Sheet, данные из которых можно интегрировать в общую систему.

    Важной особенностью системы является возможность объединения в одном ЦФО подразделений различных юридических лиц холдинга. Например, можно объединить подразделения АУП всех предприятий группы компаний в одно ЦФО для целей управленческой отчетности. Немаловажной является возможность исключения внутригрупповых операций.

    ETL система консолидации данных в гостинице

    Интеграция с программными продуктами 1С: Предприятие

    Особое место среди программ первичного учета занимают программные продукты на платформе 1С: Предприятие. Модуль является расширением возможностей типовых конфигураций 1С. Программа «Управленческий учет в гостинице по стандарту USALI» может работать в любой конфигурации 1С, предназначенной для ведения бухгалтерского учета: 1С: Бухгалтерия 8, 1С: Бухгалтерия 8 Корп., 1С:Бухгалтерия бюджетных учреждений, 1С: УПП, 1C: ERP, 1С: Комплексная автоматизация

    Запуск программы USALI в 1С позволяет:

    • настроить соответствие аналитик РСБУ и USALI;
    • настроить автоматическое заполнение фактических данных на счета USALI;
    • автоматически рассчитать необходимые показатели системы USALI;
    • сформировать отчеты по системе USALI;
    • анализировать выполнение плана по показателям.

    Программа поставляется в виде внешней (дополнительной) обработки. Основа модуля USALI 1С в отеле — это показатели. Показатели в системе могут быть:

    • Финансовые — источник для получения фактических данных из проводок бухгалтерского учета
    • Ссылка на показатель — предназначен для использования в отчете уже существующего показателя
    • Вычисляемые — предназначен для расчёта из нескольких показателей
    • Фиксированные — установка плановых значений.

    Планирование деятельности

    Показатели в системе счетов 1С USALI бывают:

    • Финансовые,
    • Не финансовые
    • Агрегатные (суммы или частное от деления других показателей)

    Для всех показателей система позволяет задать плановые значения.

    Период планирования и анализа в системе счетов может быть день, неделя, месяц, квартал или год.

    Отчет USALI в 1С

    Получение фактических данных

    Фактические значения показателей система получает из бухгалтерских проводок.

    Для выборки нужных данных в показателе необходимо настроить источник фактических данных.

    1С в отеле Управленческий учет Usali: настройка отбора данных

    В качестве источников можно использовать:

    • счет дебета или кредита
    • любую аналитику выбранных счетов
    • аналитику подразделений

    Сумма показателя может быть равна обороту в проводке, либо остаткам.

    Настройка показателя позволяет указать дополнительно к фильтру по проводкам набор значений субконто, которые необходимо включить в показатель. Выбор аналитики бухгалтерских проводок производиться из справочников соответствующего вида.

    Настройка системы USALI в 1С

    Система отчетности

    Выполнение плана — основной отчет, который формируется по:

    • Периоду — определяет за какой период формируется отчет.
    • Организации — определяет по какому юридическому лицу формируется отчет, если не указано, то по всем.
    • Разделу — групп первого уровня в справочнике показатели
    • Сценарию плана — определяет какой из сценариев плана использовать для вывода плановых значений.
    • Печатной форме — позволяет выбрать одну из множества форм
    • ЦФО — позволяет выбрать одно или все

    Важной частью настройки системы управленческого учета в 1С по стандарту USALI и поиска ошибок является возможность открыть первичный документ, по которому сформирована проводка.

    Выгрузка данных в сервис происходит из отчета «выполнение плана» нажатием кнопки «выгрузить на сайт».

    Если вы ведете учет в программах 1С и вам необходимо готовить отчеты по стандарту USALI вы можете приобрести модуль Управленческий учет в 1С по стандарту USALI или заказать у нас услугу по комплексной настройке и анализу гостиницы.

    94