Автор: support

Наша компания, или партнеры в Вашей стране помогут настроить структуру отчетов, подключить и сопоставить справочники, помогут запустить системы автоматизации гостиницы по формированию отчетов по стандарту USALI. Помимо этого, есть возможность передать объемные участки работы партнерам по ведению учета. Автоматизация гостиницы не простая задача, доверьте свою работу профессионалам, которые проверены временем.

Нужны ли Вам услуги по подготовке отчетности USALI?

Для того, чтобы понять все преимущества стандарта USALI на практике, необходимо полностью разобраться во всех нюансах. Контроль работы департаментов, возможность сравнивать показатели с итогами других отелей, анализ показателей за разные периоды времени. И это лишь малая часть того, что может международный стандарт USALI. Хотите получать отчеты по системе USALI ежедневно и в автоматическом режиме? Тогда наши предложения подходят именно Вам.

Дорожная карта автоматизации гостиницы по внедрению USALI

Анализ используемого программного обеспечения

Если вы работаете в отеле у вас уже скорее всего достаточно много программного обеспечения используется. Автоматизация гостиницы начинается с анализа того что уже есть. Первый шаг — это анализ имеющегося ПО и структуры данных в каждой системе. Каждая из программ в которой регистрируются операции содержит объекты аналитического учета. Различные наименования для однотипных объектов учета — это норма жизни когда программных продуктов много.

Вы значительно сократите затраты на автоматизацию, если составите список используемых программ. И, по возможности, приведете все справочники к вашему внутреннему стандарту. Не очень важно как именно будут назваться ваши тарифы на поселение, лишь бы они одинаково назывались во всех учетных системах.

Результатом этого этапа должен быть список используемого ПО.

Анализ имеющейся управленческой отчетности

Управленческие отчеты есть всегда. Если вы смотрите выручку по категориям номеров, затраты по статьям, движение денег  — у вас уже есть какая-то система.

Любое улучшение основывается на уже существующей структуре и подходах к учету. На имеющихся таблицах Excel и исторических данных. Чем больше получиться сохранить данных о прошлых периодах — тем более ценной получиться новая система. Вы можете найти пример отчета департамента проживания на этой странице.

Результатом этапа могут являться таблицы в Excel с аналитикой доходов, расходов, номенклатурой подразделений.

Разработка системы отчетности на базе USALI

Система счетов USALI — это набор лучших практик формирования отчетности. Стандарт большой и в нем находят полезные примеры для себя и транснациональные сети и микро предприятия. Чаще всего запуск системы USALI в полном объеме и на 100% на отдельно взятом отрезке времени для большинства гостиниц неэффективен. Затраты на такую работу будут значительно превышать пользу.

Автоматизация гостиницы должна быть основана на эффективном использовании ресурсов. Разумный подход заключается в создании дорожной карты поэтапного внедрения в процессы отеля отдельных частей системы USALI. Например, вы можете начать с отчета по проживанию, затем запустить сводный отчет, через пол года перейти к анализу работы ресторанов, а еще через год начать анализировать показатели по всему бизнесу.

Возможным вариантом может быть запуск отчета SPA и Фитнес центра, внедрить все показатели этого департамента, отработать все механизмы согласования планов деятельности и контроля результатов, адаптировать систему мотивации. Когда в одном подразделении будет получен эффект от запуска системы — распространять этот опыт на другие подразделения будет значительно легче.

Наша компания готова помочь вам в подготовке дорожной карты автоматизации по системе USALI. Мы прошли этот путь с большим количеством объектов и хорошо понимаем как помочь вам сделать следующий шаг в развитии именно вашего предприятия.

Конечным результатом данного шага является документ с понятным для всех участников последовательным планом внедрения компонентов системы в бизнес процессы гостиницы.

Установка ПО и настройка миграции данных

Самый простой этап работы — это установить программное обеспечение. Обычно процесс установки занимает от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от нужного комплекта.

После установки и подключения программ первичного учета к системе отчетности следует этап настройки сопоставления (мэпинга) данных. На этом этапе для каждой статьи в отчетах USALI задается источник фактических данных. Этап сопоставления может занимать от нескольких недель для небольших систем до месяцев в больших объектах.

Важно понимать, что управленческий учет отражает результаты процессов работы в гостинице. Происходящие процессы — это не что-то постоянное, все меняется. Изменения в работе, специализации, маркетинговые эксперименты, усилия по совершенствованию процессов изменяют структуру аналитики в учетных системах. Поддерживать полноту сопоставления (мэпинга) нужно регулярно.

Итогом этапа мэпинга данных является автоматизированная система формирования отчетов о фактических результатах работы подразделений.

Моделирование процессов и автоматизация системы планирования

Бюджетирование в гостиничных предприятиях начинается с таблиц Excel. По мере роста и развития бизнеса растет количество пользователей управленческой информации и увеличивается важность оперативного получения информации.

План, внесенный в виде фиксированных значений, очень быстро устаревает и приносит мало пользы в работе. Десять, двадцать лет назад можно было себе позволить иметь план деятельности на пятилетку и его можно было использовать как основу контроля. В современном мире все меняется на сколько быстро, что планы приходиться пересчитывать ежемесячно, а в ряде компаний в бюджете отражают корректировки еженедельного брифинга.

Автоматизация гостиницы на базе специализированного программного обеспечения для сбора данных и формрования отчетности позволяет перейти от формирования планов в виде фиксированных значений к планированию на основе финансовой модели и операционных драйверов.

Результатом этапа является автоматизированная система планирования, которая позволяет быстро пересчитывать бюджеты и планы под актуальную ситуацию.

Автоматизация расчета KPI гостиницы по системе USALI

Финансовые показатели в бюджете отражают конечный результат работы длинной цепочки процессов отеля. Автоматизация гостиницы предполагает формализацию процессов и выявление измерителей или показателей оценки эффективности. Именно процессы определяют результат. Контроль эффективности процессов на основе проверенного временем набора ключевых показателей поможет управлять процессами.

Система USALI предлагает метрик по каждому департаменту. Автоматизация расчета индексов — следующий шаг в дорожной карте автоматизации учета.

Итогом этого этапа является автоматизированная система показателей деятельности по ключевым процессам.

Анализ работы гостиницы

Управление процессами заключается в последовательности DMAIC. Этот акроним предполагает, что вы должны

• определить в чем цель процесса,
• измерить результат работы,
• проанализировать (сравнить фактические результаты с ожидаемыми или плановыми)
• улучшить работу процесса, внести изменения
• контролировать (регулярно проверять, что все работает как должно)

Автоматизация гостиницы помогает вам на каждом этапе этого цикла получать нужные данные и эффективно справляться с поставленными задачами.

Когда вы определяете процесс в системе отчетности создается показатель (или группа)  для которого вы задаете ожидаемое значение. Для показателя задается источник данных о фактических результатах и допустимое значения отклонения. Очевидно, что очень скоро показателей становиться очень много и контролировать все уже не просто. Качественно созданная система позволяет обращать внимание на отклонения, предупреждает о необходимости корректировки работы отдельных процессов.

Результатом автоматизации анализа процессов гостиницы является настроенная система предупреждений, которая обращает внимание всех участников процессов когда период еще не закончился, когда еще можно повлиять на результат.

Предиктивная аналитика и прогноз результатов работы

Автоматизация гостиницы позволяет собирать статистику и формировать на ее основе прогнозы. Программные средства позволяют не только собирать и анализировать данные о свершившихся операциях, но и выделять тенденции, обнаруживать сезонные колебания и прогнозировать значения показателей.

Математические модели основанные на исторических данных, обогащенные статистикой из открытых источников, позволяют прогнозировать большинство показателей и использовать значения прогнозов при пересчете бюджетов или расчете отдельных сценариев.

Отчеты на основе расчета прогноза показателей не могут “заглянуть в будущее”, но они прекрасно “находят” положительные и негативные тенденции в тысячах показателей системы отчетности.

На каком бы вы этапе автоматизации не находились сейчас, мы готовы помочь перейти на следующий уровень автоматизации. Наша компания разработала большое количество инструментов для автоматизации учета и накопила богатый опыт, которым мы готовы делиться. Стоимость и сроки данной услуги не могут быть фиксированными. Мы готовы к обсуждению.

Еженедельные онлайн встречи и группа для обсуждения вопросов использования USALI 12

Приглашаем Вас принять участие в совместной работе по изучению изменений редакции 12 системы счетов USALI.

Один раз в неделю мы проводим онлайн встречи для обсуждения изменений в системе учета по стандарту USALI. Для обсуждения вопросов использования системы мы используем группу Телеграм в которую приглашаем всех участников онлайн мероприятий. Для вступления в группу заполните пожалуйста форму ренистрации или перейдите по ссылке USALI.ru в Телеграм

Дата и Время:  10:00 в четверг

Условие участия: бесплатно для участников телеграмм канала

Ссылки на онлайн встречу публикуется в группе

Расписание встреч и темы обсуждений:

13.06.24  в 10-00 Общий обзор изменений в системе USALI 12

20.06.24  в 10-00 Изменения в отчетности департамента “Проживание”

27.06.24  в 10-00 Изменения в отчетности департамента “Питание и напитки: FnB”

04.07.24  в 10-00 Новый отчет “Энергия, Вода и Отходы”: инструменты оценки эффективности использования энергоресурсов и экологичности

11.07.24  в 10-00 Новый отчет “Расходы на бренд и оператора”

25.07.24  в 10-00 Новый отчет “Представительская гостиная или VIP зона”

01.08.24  в 10-00 Особенности учета и анализ затрат на систему лояльности

08.08.24 в 10-00 Новый отчет “Затраты на персонал и FTE”

15.08.24  в 10-00 Изменения в отчетности “Продажи и маркетинг”

22.08.24 в 10-00 Изменения в отчетности “SPA и Фитнес центр”

29.08.24 в 10-00 Новый комплект отчетов для отелей «Все включено»

* расписание и темы предварительные и носит информационный характер, в графике и очередности тем возможны изменения

Преимущества и трудности использования USALI в гостиничной индустрии

Единая система счетов для предприятий индустрии гостеприимства USALI представляет собой стандартизированную систему, которая помогает гостиницам и другим предприятиям предоставляющим услуги размещения гостей вести управленческий учет, бюджетирование и контролировать ключевые показатели деятельности (KPI). Вот некоторые преимущества и трудности использования USALI в гостиничном бизнесе:

Преимущества:

• Стандартизация: USALI обеспечивает общую основу для гостиниц в плане представления и анализа их финансовых данных. Такая стандартизация облегчает специалистам отрасли сопоставление показателей эффективности по различным направлениям.
• Финансовая прозрачность: Следуя руководящим принципам USALI, гостиницы могут обеспечить точность и прозрачность своей финансовой отчетности. Это может повысить доверие инвесторов и помочь в принятии обоснованных управленческих решений.
• Контроль затрат: система помогает отелям эффективно отслеживать расходы и доходы. Анализируя финансовые данные, управляющие отелями могут выявлять области, в которых можно сократить расходы или увеличить доходы, что ведет к повышению рентабельности.
• Бенчмаркинг: С помощью стандарта отели могут сопоставлять свои финансовые показатели с отраслевыми стандартами. Это позволяет выявлять сильные и слабые стороны и реализовывать стратегии для сохранения конкурентоспособности.

Трудности:

• Сложность: внедрение отчетности в соответствии с полным набором требований USALI может быть сложным и длительным, особенно для небольших отелей с ограниченными ресурсами.
• Приспособляемость: индустрия гостеприимства динамична, с новыми тенденциями и технологиями, возникающими постоянно. Адаптация USALI к изменениям в отрасли может быть сложной задачей, требующей постоянного обновления и модификации системы.
• Точность данных: Обеспечение точности финансовых данных, вводимых в систему USALI, имеет решающее значение для надежной отчетности. Любые ошибки или несоответствия при вводе данных могут привести к неточностям в финансовых ведомостях и принятию ошибочных решений.
• Затраты на автоматизацию: запуск системы отчетности может потребовать инвестиций в программное обеспечение и подготовку персонала. Для некоторых гостиниц первоначальная стоимость внедрения USALI может стать препятствием для внедрения.

В заключение следует отметить, что, хотя использование стандарта отчетности в гостиничном бизнесе дает очевидные преимущества, необходимо также решить ряд проблем. Понимая эти выгоды и затраты, гостиницы могут принимать обоснованные решения о том, следует ли применять систему USALI и как наилучшим образом использовать преимущества для оптимизации системы управленческого учета гостиницы.

Анализ гостиницы по стандарту USALI – услуга по расчету основных операционных отчетов гостиницы, отчетов общих подразделений (администрации, продажи и маркетинга, ИТ и т.д.), финансовый анализ гостиницы, расчет и анализ ключевых показателей деятельности.

Сотрудники нашей компании подготовят на основе предоставленных вами данных отчет по стандарту USALI, выполнят анализ гостиницы. При выполнении работы по анализу гостиницы мы используем программное обеспечение Финоко, которое позволяет автоматически получать данные из бухгалтерских программ (например, 1С:Бухгалтерия), POS системы, систем учета в ресторане. Основной результат услуги анализ гостиницы – это итоговый отчет. Вы так же можете продолжить использовать в работе вашей гостиницы настроенную систему сбора данных для формирования отчетности и выполнять анализ гостиницы в дальнейшем самостоятельно.

Состав отчетности включает в себя сводный отчет о деятельности предприятия в целом. Сводный отчет может включает расчет основных показателей деятельности гостиницы, которые включают в себя доступные номера, проданные номера, загрузку, среднедневной тариф, выручку на доступные номера департамента проживания и всего отеля. Сводный отчет включает общие показатели выручки операционных департаментов и затраты всех департаментов, включая общие и внереализационные. Упрощенная форма позволяет собственникам и высшему руководству анализировать общий результат деятельности.

Отчеты операционных департаментов: проживания, питания, СПА и фитнеса, позволяют проводить детальный анализ гостиницы. Операционные отчеты формируются методом начисления, то есть на основе первичных документов и являются по своей сути аналогом бюджета доходов и расходов. Стандарт описывает базовый набор статей доходов и расходов. Использование унифицированных статей позволяет проводить сравнительный анализ деятельности отелей в сети отелей или с аналогичными предприятиям в других регионах и странах.

Отчеты общих отделов включают затраты департаментов:

• Административный и общий;
• Информационные и телекоммуникационные системы;
• Продажи и маркетинг;
• Содержание и обслуживание имущества;
• Коммунальные платежи и энергоносители;
• Питание сотрудников;
• Прачка.

Затраты общих департаментов являются аналогом бюджета затрат и отражаются в итоговом финансовом результате деятельности отеля. Затраты общих отделов не распределяются на операционные отделы. Такой подход позволяет разделять вклад каждого отдела и проводить анализ гостиницы в целом.

Финансовый анализ гостиницы по стандарту включает расчет сводных бюджетов движения денежных средств прямым и косвенным методом, управленческого баланса, общего отчета доходов и расходов и отчета о движении имущества собственников.

Раздел ключевых показателей деятельности содержит полный набор показателей анализа гостиницы в целом и каждого отдельного департамента, а так же расчет финансовых метрик позволяющих выполнить финансовый анализ гостиницы и оценить текущее состояние бизнеса.

Почему мы рекомендуем заказать анализ гостиницы в нашей компании:

• У нас очень большой опыт подготовки отчетности и вы сэкономите огромное количество времени;
• Доверить подготовку отчетности внешней компании – это возможность получить независимую оценку и анализ вашей гостиницы;
• После завершения работ у вас останется не только отчет, но и настроенная система подготовки отчетности, которая позволит вам самостоятельно формировать отчетность и выполнять анализ гостиницы.