Автоматизация гостиницы: формирования отчетности по системе USALI

Наша компания, или партнеры в Вашей стране помогут настроить структуру отчетов, подключить и сопоставить справочники, помогут запустить системы автоматизации гостиницы по формированию отчетов по стандарту USALI. Помимо этого, есть возможность передать объемные участки работы партнерам по ведению учета. Автоматизация гостиницы не простая задача, доверьте свою работу профессионалам, которые проверены временем.

Нужны ли Вам услуги по подготовке отчетности USALI?

Для того, чтобы понять все преимущества стандарта USALI на практике, необходимо полностью разобраться во всех нюансах. Контроль работы департаментов, возможность сравнивать показатели с итогами других отелей, анализ показателей за разные периоды времени. И это лишь малая часть того, что может международный стандарт USALI. Хотите получать отчеты по системе USALI ежедневно и в автоматическом режиме? Тогда наши предложения подходят именно Вам.

Дорожная карта автоматизации гостиницы по внедрению USALI

Анализ используемого программного обеспечения

Если вы работаете в отеле у вас уже скорее всего достаточно много программного обеспечения используется. Автоматизация гостиницы начинается с анализа того что уже есть. Первый шаг — это анализ имеющегося ПО и структуры данных в каждой системе. Каждая из программ в которой регистрируются операции содержит объекты аналитического учета. Различные наименования для однотипных объектов учета — это норма жизни когда программных продуктов много.

Вы значительно сократите затраты на автоматизацию, если составите список используемых программ. И, по возможности, приведете все справочники к вашему внутреннему стандарту. Не очень важно как именно будут назваться ваши тарифы на поселение, лишь бы они одинаково назывались во всех учетных системах.

Результатом этого этапа должен быть список используемого ПО.

Анализ имеющейся управленческой отчетности

Управленческие отчеты есть всегда. Если вы смотрите выручку по категориям номеров, затраты по статьям, движение денег  — у вас уже есть какая-то система.

Любое улучшение основывается на уже существующей структуре и подходах к учету. На имеющихся таблицах Excel и исторических данных. Чем больше получиться сохранить данных о прошлых периодах — тем более ценной получиться новая система. Вы можете найти пример отчета департамента проживания на этой странице.

Результатом этапа могут являться таблицы в Excel с аналитикой доходов, расходов, номенклатурой подразделений.

Разработка системы отчетности на базе USALI

Система счетов USALI — это набор лучших практик формирования отчетности. Стандарт большой и в нем находят полезные примеры для себя и транснациональные сети и микро предприятия. Чаще всего запуск системы USALI в полном объеме и на 100% на отдельно взятом отрезке времени для большинства гостиниц неэффективен. Затраты на такую работу будут значительно превышать пользу.

Автоматизация гостиницы должна быть основана на эффективном использовании ресурсов. Разумный подход заключается в создании дорожной карты поэтапного внедрения в процессы отеля отдельных частей системы USALI. Например, вы можете начать с отчета по проживанию, затем запустить сводный отчет, через пол года перейти к анализу работы ресторанов, а еще через год начать анализировать показатели по всему бизнесу.

Возможным вариантом может быть запуск отчета SPA и Фитнес центра, внедрить все показатели этого департамента, отработать все механизмы согласования планов деятельности и контроля результатов, адаптировать систему мотивации. Когда в одном подразделении будет получен эффект от запуска системы — распространять этот опыт на другие подразделения будет значительно легче.

Наша компания готова помочь вам в подготовке дорожной карты автоматизации по системе USALI. Мы прошли этот путь с большим количеством объектов и хорошо понимаем как помочь вам сделать следующий шаг в развитии именно вашего предприятия.

Конечным результатом данного шага является документ с понятным для всех участников последовательным планом внедрения компонентов системы в бизнес процессы гостиницы.

Установка ПО и настройка миграции данных

Самый простой этап работы — это установить программное обеспечение. Обычно процесс установки занимает от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от нужного комплекта.

После установки и подключения программ первичного учета к системе отчетности следует этап настройки сопоставления (мэпинга) данных. На этом этапе для каждой статьи в отчетах USALI задается источник фактических данных. Этап сопоставления может занимать от нескольких недель для небольших систем до месяцев в больших объектах.

Важно понимать, что управленческий учет отражает результаты процессов работы в гостинице. Происходящие процессы — это не что-то постоянное, все меняется. Изменения в работе, специализации, маркетинговые эксперименты, усилия по совершенствованию процессов изменяют структуру аналитики в учетных системах. Поддерживать полноту сопоставления (мэпинга) нужно регулярно.

Итогом этапа мэпинга данных является автоматизированная система формирования отчетов о фактических результатах работы подразделений.

Моделирование процессов и автоматизация системы планирования

Бюджетирование в гостиничных предприятиях начинается с таблиц Excel. По мере роста и развития бизнеса растет количество пользователей управленческой информации и увеличивается важность оперативного получения информации.

План, внесенный в виде фиксированных значений, очень быстро устаревает и приносит мало пользы в работе. Десять, двадцать лет назад можно было себе позволить иметь план деятельности на пятилетку и его можно было использовать как основу контроля. В современном мире все меняется на сколько быстро, что планы приходиться пересчитывать ежемесячно, а в ряде компаний в бюджете отражают корректировки еженедельного брифинга.

Автоматизация гостиницы на базе специализированного программного обеспечения для сбора данных и формрования отчетности позволяет перейти от формирования планов в виде фиксированных значений к планированию на основе финансовой модели и операционных драйверов.

Результатом этапа является автоматизированная система планирования, которая позволяет быстро пересчитывать бюджеты и планы под актуальную ситуацию.

Автоматизация расчета KPI гостиницы по системе USALI

Финансовые показатели в бюджете отражают конечный результат работы длинной цепочки процессов отеля. Автоматизация гостиницы предполагает формализацию процессов и выявление измерителей или показателей оценки эффективности. Именно процессы определяют результат. Контроль эффективности процессов на основе проверенного временем набора ключевых показателей поможет управлять процессами.

Система USALI предлагает метрик по каждому департаменту. Автоматизация расчета индексов — следующий шаг в дорожной карте автоматизации учета.

Итогом этого этапа является автоматизированная система показателей деятельности по ключевым процессам.

Анализ работы гостиницы

Управление процессами заключается в последовательности DMAIC. Этот акроним предполагает, что вы должны

• определить в чем цель процесса,
• измерить результат работы,
• проанализировать (сравнить фактические результаты с ожидаемыми или плановыми)
• улучшить работу процесса, внести изменения
• контролировать (регулярно проверять, что все работает как должно)

Автоматизация гостиницы помогает вам на каждом этапе этого цикла получать нужные данные и эффективно справляться с поставленными задачами.

Когда вы определяете процесс в системе отчетности создается показатель (или группа)  для которого вы задаете ожидаемое значение. Для показателя задается источник данных о фактических результатах и допустимое значения отклонения. Очевидно, что очень скоро показателей становиться очень много и контролировать все уже не просто. Качественно созданная система позволяет обращать внимание на отклонения, предупреждает о необходимости корректировки работы отдельных процессов.

Результатом автоматизации анализа процессов гостиницы является настроенная система предупреждений, которая обращает внимание всех участников процессов когда период еще не закончился, когда еще можно повлиять на результат.

Предиктивная аналитика и прогноз результатов работы

Автоматизация гостиницы позволяет собирать статистику и формировать на ее основе прогнозы. Программные средства позволяют не только собирать и анализировать данные о свершившихся операциях, но и выделять тенденции, обнаруживать сезонные колебания и прогнозировать значения показателей.

Математические модели основанные на исторических данных, обогащенные статистикой из открытых источников, позволяют прогнозировать большинство показателей и использовать значения прогнозов при пересчете бюджетов или расчете отдельных сценариев.

Отчеты на основе расчета прогноза показателей не могут “заглянуть в будущее”, но они прекрасно “находят” положительные и негативные тенденции в тысячах показателей системы отчетности.

На каком бы вы этапе автоматизации не находились сейчас, мы готовы помочь перейти на следующий уровень автоматизации. Наша компания разработала большое количество инструментов для автоматизации учета и накопила богатый опыт, которым мы готовы делиться. Стоимость и сроки данной услуги не могут быть фиксированными. Мы готовы к обсуждению.