Отдельный бюджетный отчет представительская гостиная в USALI 12 вводится для того, чтобы упростить мониторинг материальных затрат и повысить управляемость расходов в этой зоне. На практике максимальный эффект дает автоматизация управленческого учета на базе USALI: фиксируются единые правила отнесения затрат, настраиваются внутренние начисления между департаментами и обеспечивается сопоставимость бюджета с фактом без ручных сводных таблиц.

Когда отчет действительно нужен

USALI 12 отчет представительская гостиная становится актуальным, когда у зоны есть отдельная территория, определены сотрудники, задействованные в обслуживании, а сами затраты имеют измеримый материальный характер. В этом случае зона оформляется как самостоятельный объект учета (центр затрат), а бюджет и факт собираются по единой структуре статей.

Логика отчетности и связь с другими департаментами

Важная особенность отчета — он строится с учетом взаимосвязи материальных затрат представительской гостиной и операционных расходов департамента питания и напитков. Общая сумма расходов зоны далее распределяется по управленческим направлениям (включая саму представительскую гостиную и льготы по программам лояльности/клубным программам), чтобы рентабельность каждого направления была сопоставима и объяснима.

Эталонный шаблон бюджета: полный набор статей по группам

Ниже приведен полный набор статей из вашего эталонного Excel-шаблона бюджета представительской гостиной, сгруппированный по разделам; перед каждой группой дано описание назначения раздела, а к каждой статье добавлено одно предложение о составе.

Затраты

Раздел «Затраты» описывает прямую себестоимость потребления продуктов и напитков в представительской гостиной и служит базой для контроля норм списаний, потерь и внутреннего отпуска из смежных подразделений.

Себестоимость продуктов и напитков — отражает совокупную себестоимость питания и напитков, потребленных/выданных в представительской гостиной, включая списания и потери.
Себестоимость Питания — включает продукты, ингредиенты и готовые блюда/закуски, предоставляемые гостям в зоне представительской гостиной.
Себестоимость Напитков — включает безалкогольные и алкогольные напитки, в том числе коктейльную составляющую, а также сопутствующие потери и списания.

Расходы

Раздел «Расходы» фиксирует управляемые операционные расходы представительской гостиной: оплату труда и связанные начисления, а также прочие статьи обеспечения сервиса (инвентарь, услуги, прачечная, обучение и др.).

Затраты на оплату труда и связанные расходы — включает все выплаты персоналу представительской гостиной и обязательные начисления, связанные с трудом.
Зарплаты, плата за обслуживание, законтрактованный труд и премии — включает основную оплату труда, сервисные выплаты, привлечение персонала по договорам и премирование.
Заработная плата — включает окладную и/или часовую оплату сотрудников, работающих в представительской гостиной.
Управление — включает оплату труда руководителей и координаторов, отвечающих за работу зоны.
Исполнители — включает оплату труда линейного персонала, выполняющего ежедневные операции гостиной.
Кухня — включает оплату труда сотрудников, обеспечивающих приготовление или выпуск продукции для гостиной.
Обслуживание — включает оплату труда персонала зала, отвечающего за сервис и взаимодействие с гостями.
Проценты и прочие расходы связанные с выплатой заработной платы — включает начисления и расходы, возникающие вследствие выплаты заработной платы (комиссии, связанные удержания и аналогичные затраты).
Временные трудовые договора, временные работники, аренда персонала — включает расходы на временный персонал, аутсорсинг и аренду персонала по краткосрочным соглашениям.
Премии и стимулы — включает бонусы, премии и разовые стимулирующие выплаты персоналу.
Связанные с заработной платой расходы — включает начисления поверх зарплаты, относимые к обязательным/договорным сопутствующим расходам.
Налоги на заработную плату — включает страховые взносы и иные налоги/отчисления, начисляемые на фонд оплаты труда.
Дополнительная выплаты (больничные, отпускные, материальная помощь) — включает выплаты социального характера, связанные с отсутствиями и поддержкой сотрудников.
Социальный пакет — включает расходы на льготы и компенсации персоналу (например, страхование и иные элементы пакета).
Посуда — включает закупку и замену посуды, используемой в представительской гостиной.
Моющие Средства — включает моющие и чистящие средства для уборки и санитарной обработки зоны.
Профессиональные услуги — включает оплату услуг подрядчиков и специализированных сервисов, относимых на гостиную.
Возмещение затрат корпоративного офиса — включает внутренние начисления общих корпоративных расходов, распределяемых на гостиную.
Украшения — включает декор и оформление зоны (включая сезонные элементы сервиса и сервировки).
Расходные материалы для мытья посуды — включает расходники для мойки и обработки посуды (губки, щетки, салфетки и т.п.).
Взносы и подписки — включает членские взносы, подписки и профессиональные доступы, относимые на гостиную.
Развлечение — в Отеле — включает расходы на внутренние активности/мероприятия, предоставляемые гостям в рамках зоны.
Аренда Оборудования — включает аренду кухонного, барного или сервисного оборудования для представительской гостиной.
Столовые приборы — включает закупку и замену приборов для сервировки.
Посуда стекло — включает бокалы, стаканы и прочую стеклянную посуду.
Лед — включает закупку льда или расходы на его получение, если учитывается отдельной строкой.
Кухонное топливо — включает затраты на топливо/энергоресурсы, относимые к приготовлению или поддержанию сервиса (если выделяются отдельно).
Кухонная утварь — включает мелкий кухонный инвентарь и утварь (контейнеры, доски, ножи и т.п.).
Прачечная и химчистка — включает услуги стирки и химчистки текстиля, используемого в гостиной.
Лицензии и разрешения — включает платежи за лицензии и разрешения, необходимые для операций зоны.
Белье — включает скатерти, салфетки и прочий текстиль, используемый в представительской гостиной.
Доставка — включает расходы на доставку продуктов, материалов и инвентаря для зоны.
Эксплуатационные Материалы — включает материалы для ежедневной эксплуатации и мелкого хозяйственного обеспечения зоны.
Бумага и Пластики — включает одноразовые изделия, упаковку и прочие бумажные/пластиковые расходники.
Печать и канцелярские товары — включает печатные материалы и канцелярию для нужд персонала гостиной.
Обучение — включает затраты на обучение, инструктажи и развитие компетенций персонала зоны.
Командировочные расходы (еда, напитки, представительские) — включает командировочные затраты, связанные с питанием/напитками и представительскими расходами.
Командировочные расходы (Прочие) — включает прочие командировочные затраты (транспорт, проживание, сборы и т.п.).
Форменная одежда — включает закупку и обновление униформы персонала представительской гостиной.
Стирка форменной одежды — включает расходы на стирку и уход за униформой.
Принадлежности — включает прочие принадлежности и мелкие хозяйственные позиции, необходимые для работы зоны.

Распределение

Раздел «Распределение» фиксирует правила переноса части затрат в управленческие результаты других направлений, чтобы итоговая отчетность отражала экономический смысл льгот и привилегий, предоставляемых гостям через представительскую гостиную.

Перераспределение на Представительскую гостинную — включает внутренние начисления и корректировки, формирующие итоговый результат зоны «Представительская гостиная».
Льготы членов клуба программы лояльности — включает долю расходов гостиной, относимую на льготы участников программы лояльности.
Льготы членов клуба — включает долю расходов гостиной, относимую на льготы участников клубных программ.

Заключение

USALI 12 отчет представительская гостиная работает как управленческий инструмент только при двух условиях: структура статей бюджета совпадает со структурой факта, а правила распределения (внутренние начисления и льготы по программам) закреплены и выполняются последовательно. Именно поэтому в начале внедрения и при регулярной работе с отчетом стоит рекомендовать автоматизацию управленческого учета на базе USALI — она снижает долю ручной работы, повышает качество данных и делает отклонения бюджета от факта объяснимыми на уровне конкретных статей.

Присоединяйтесь к группе USALI в Телеграмм. В группе вы не пропустите новые статьи и сможете обосудить существующие.