Программы для гостиниц: автоматизация, отчетность, анализ

Нацеленность на решение проблем пользователей асу отеля

Некоторые вещи проверяются только временем. Оцените имидж фирмы-разработчика, время ее работы на рынке, репутация самой программы и общее количество успешных внедрений.

Правильная компания не будет руководствоваться сиюминутными интересами. Компания, которая недавно на рынке всегда будет стремиться к сиюминутным результатам.

Достаточное количество персонала в поддержке. Спрашивайте, с кем вы будете работать, задайте профессиональный вопрос на этапе переговоров. Обычно начинаете покупку программы для гостиницы с общения со специалистами из продаж, а работать вам придется с консультантами. Убедитесь, что вас будет консультировать грамотный специалист, а не выпускник ВУЗа без опыта работы.

Сложность вашей задачи и размер вашего предприятия

Выбирая программное обеспечение обратите внимание на то, на сколько оно рассчитано на работу именно с вашим профилем компании. Любая асу гостиницы рассчитана на автоматизацию определенной последовательности бизнес процессов (с той или иной степенью гибкости). Успех вашего бизнеса определяется эффективность ваших процессов и приобретая программу для гостиницы вы получаете чужой опыт, который может быть как полезен так и не очень для вашего отеля. Ошибкой будет пытаться взять программу гостиницы значительно большего размера чем ваш отель.

Техническая поддержка

Одним из самых важных аспектов любой системы автоматизации является сервис и техподдержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.

Если ли в вашей компании достаточно сотрудников с нужными компетенциями для поддержки программного комплекса. Берется ли компания поставщик программы поддерживать систему, если это необходимо. Какое время реакции на ваши запросы гарантирует поставщик?

Компетенция сотрудников

Сопровождение асу отеля требует знаний не только в программировании, но и в особенностях учета в гостиничном и ресторанном бизнесе. Уточняйте, имеет ли опыт компания, с которой вы планируете работать именно в отельном бизнесе.

Опасайтесь компаний, которые готовы работать в любой отрасли.

Уточняйте какое именно количество человек имеет опыт работы именно с гостиницами, часто можно встретить, что большие компании выделяют одного человека для работы с предприятиями хорека. В таких случаях общее количество персонала поставщика большое, но реальное понимание особенностей и способность помочь очень скромное.

В большинстве случаев высококлассные специалисты, способные решать нетривиальные задачи и довести серьезный проект до завершения, сконцентрированы в крупных компаниях, давно работающих в сфере поставки и внедрения гостиничных информационных систем.

Возможность сохранить накопленные данные

Если ваше компания создана не “вчера”, у вас накопилось достаточно много исторических данных за прошлые периоды. Это очень ценная информация, которая поможет при принятии решений в будущем. Информация о работе компании - это корпоративная память. Не поддавайтесь на уговоры “горе внедренцев”, переходя на новое и современное ПО, данные о работе за прошлые периоды нужно сохранять. Хорошее программное обеспечение и грамотная команда поддержки должны справляться с задачами переноса данных.

Совокупная стоимость владения

«Совокупная стоимость владения» - покупая программу стоит оценивать не только стоимость приобретения, но и стоимость дальнейшего сопровождения. Часто бывает «дешевое» решение, которое потом требует огромных средств на его поддержку.

Скорость обслуживания

Скорость обслуживания – один из важнейших критериев при выборе компании по обслуживанию. Для гостиничного учета, в котором часто происходят изменения, обновление системы не редко становиться причиной болезненных задержек в работе.

Возможность работать из дома или в командировке

На сегодняшний день для большинства гостиниц ключевым моментом при выборе программного продукта может служить возможность построения распределенной информационной базы. Такая возможность позволит обеспечить одновременную работу в нескольких локальных сетях с одной базой в офлайн режиме с последующей синхронизацией данных. В основном, это применяется для сетевых отелей, удаленных офисов бронирования или домашнего компьютера экономиста, директора или бухгалтера.

Открытость системы

Отдельно остановимся на таком аспекте, как открытость программного обеспечения гостиницы для модификации и настройки. Наиболее важен для внедрения программы в гостинице - это способность подстраиваться под процессы которые уже сложились. Почти всегда требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Остается ли при этом у предприятия Заказчика доступ и возможность в случае расторжения договора с Поставщиком продолжить обслуживание?

Обмен данными и синхронизация

Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных между системы в вашем ИТ ландшафте. Во многих современных системах такие операции, как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах.

Защищенность

Отдельно остановимся на внутренней защищенности информации. Ни для кого не секрет, что необходимо обеспечить авторизацию доступа в систему, которая позволит при необходимости полноценно просматривать журнал регистрации работы пользователей. Современные программы позволяют разграничивать права доступа не только на уровне объектов (справочник, документ, отчет и т.д.), но и на уровне записей. Например, пользователь может оперировать документами (накладными, счетами и т.д.) по одному юридическому лицу и не иметь доступа к аналогичным документам и отчетам другого юридического лица.

Масштабируемость

Планирует ли ваш бизнес расти? А сможет ли выбранное вами программное обеспечение поддерживать вас по мере роста? Не станут и вам “малы сапоги” которые вы выбрали уже завтра? Выбирайте программные продукты для гостиницы, которые могут использоваться как в настоящее время, так и с некоторым запасом и обеспечивают устойчивую работу с большими объемами данных.

Отметим также, что многие пользователи основывают выбор системы автоматизации для гостиницы не на собственном опыте, а на опыте коллег, часто принимая во внимание субъективное мнение. В настоящее время многие компании предоставляют огромный ассортимент систем и услуг, и при выборе наиболее оптимального комплекта программного обеспечения целесообразно опираться на описанные выше ключевые принципы и критерии.